Hur man minskar arbetsplatsmöten med hjälp av Tangos arbetsflödesdokumentation

Är möten i realtid tärande på din dag? Dessa interaktioner kan i onödan ta upp ditt schema när du arbetar på distans. Naturligtvis är vissa möten värdefulla, och vi skulle aldrig argumentera något annat.

Men om du någonsin har nått slutet av ett videosamtal och ansett det som ett slöseri med din tid, eller ännu värre, önskar att du hade gjort fler anteckningar, du kommer att bli glad att höra att det finns ett alternativ: Tangos arbetsflödesdokumentation verktyg.

Hur dränerar realtidsmöten produktiviteten?

Videokonferensverktyg har blivit normen i distansarbetande kulturer. Programvara som Zoom, Microsoft Teams och Google Meet har varit viktiga för att hålla distribuerade team anslutna och engagerade. Men fungerar de? Forskning tyder på annat.

En arbetsplatsstudie, "Webbkameraundersökningen: Utmattad eller engagerad?", tittade på den negativa effekten av att använda programvara för videokonferenser. 49% av den amerikanska arbetskraften, eller 32 miljoner människor, har känt Zoom utbrändhet på grund av ökade möten i kombination med pressen att använda sin webbkamera hela tiden.

Att återgå till jobbet efter ett videosamtal är inte heller enkelt. Förmögenhet rapporterar att det tar 25 minuter att återuppta fokus när ett möte splittrar ditt arbetsflöde.

Och a Stanford studie avslöjar att en tredjedel av arbetarna inte har det lägsta riktmärket på 90 % internetuppkoppling som krävs för att delta i virtuella möten i första hand. Detta kan vara stressframkallande för anställda som inte kan samarbeta effektivt med sina lagkamrater.

Hur minskar arbetsflödesdokumentation trycket från videomöten?

Du kanske tänker, "om det bara fanns ett annat sätt." Och det är där Tangos dokumentationsverktyg för arbetsflöden kommer in i bilden. Tango är ett kostnadsfritt Chrome-webbläsartillägg som skapar arbetsflödesdokumentation, inklusive instruktioner och guider.

Arbetsflödesdokumentation är inte en lämplig ersättning för alla virtuella möten. Men om du är involverad i realtidsinteraktioner där du behöver dela din skärm under ett Zoom-möte eller förklara en process för dina lagkamrater, då är Tango ett fantastiskt alternativ att använda asynkront.

Med hjälp av webbläsartillägget kommer du att spela in ditt skrivbordsarbetsflöde och gå igenom de exakta åtgärder du behöver vidta. Programvaran skapar en detaljerad sammanfattning av dessa åtgärder, som du kan exportera och dela med din publik. De kommer att granska detta asynkront i sin egen tid, utan stress av att försöka schemalägga ett realtidsmöte med dig.

Vilken typ av möten eliminerar Tango?

Tango är ett utmärkt alternativ till följande typer av möten:

1. Onboarding

Skapa Tango-arbetsflödesdokumentation för att visa dina nyanställda hur de kan navigera runt i dina system. Du kommer att ge anteckningar om allt från att logga in på appar för första gången till att anpassa deras instrumentpanel. Förvänta dig färre barnsjukdomar och en mer flytande introduktionsprocess genom att ha konsekvent dokumentation på plats.

2. Utbildningsgenomgångar

Tango kan också skapa intern utbildningsdokumentation för att hålla i en delad resurs för din personal att komma åt.

Exempel: om du behöver lära ditt team hur man använder ett nytt dataverktyg, använd Tango för att skapa en steg-för-steg-guide. Du kan också visa upp bästa arbetsmetoder och hur du använder uppdaterade produktfunktioner.

3. Produktdemonstrationer

Om du har en fantastisk SaaS-produkt att dela med dina kunder, gör Tango det enkelt att demonstrera exakt hur den ska användas. Inkludera denna arbetsflödesdokumentation i fallstudier och dela den som en del av din presentation.

4. Försäljningsargument

Om du skickar ut kalla förslag till potentiella kunder eller partners vet du redan att det är en kamp i sig att få mottagaren att öppna din e-post. Men när de väl läser ditt meddelande kommer de inte att kunna motstå att titta på en snabb demo som en del av din pitch.

Hur man skapar mötesfri dokumentation med Tango

Redo att börja? Det första steget är att registrera dig för en gratis Tango-konto, installera sedan webbläsartillägget Tango Chrome.

1. Installera Tango Chrome Browser Extension

Ladda ner Tango från Google Chrome Webstore. Fäst sedan ditt tillägg genom att gå till webbläsarfältet och klicka på Pussel bit. Leta reda på Tango-tillägget och klicka på nålen för att spara det i din webbläsare.

2. Fånga ditt arbetsflöde med Tango

Navigera till fliken där du vill börja spela in ditt arbetsflöde och klicka på Tango-nålen i webbläsarfältet. Tryck på den stora lila knappen för att börja fånga ditt arbetsflöde när du är redo, gå sedan igenom stegen du vill spela in.

Tango kommer att arbeta i bakgrunden för att ta skärmdumpar och autogenerera beskrivningar av ditt arbetsflöde. Behöver du göra justeringar?

Använd arbetsflödeskontrollen i det nedre vänstra hörnet av skärmen för att pausa och återuppta ditt arbetsflöde, slutföra det eller kassera det om du är nöjd med den första inspelningen. När du är nöjd trycker du på den gröna bocken för att slutföra ditt projekt.

3. Redigera ditt Tango-arbetsflöde

Från Tango-redigeringsskärmen ser du ditt automatiskt genererade arbetsflöde. För att ge extra sammanhang kan du prova att lägga till text, skapa eller ta bort steg, ladda upp ytterligare skärmdumpar eller ordna om stegen om du föredrar det.

Orolig för att känslig information ska synas? Uppgradera till Tango Pro-utgåvan för $16 i månaden, och du kan använda antingen Live oskärpa läge eller Fläck avsnitt i bildredigeraren när du går igenom det fångade arbetsflödet.

Behöver du ge något extra uppmärksamhet? Lägg till användbara pilar eller rutor genom att klicka på Kommentera.

4. Dela din arbetsflödesdokumentation

Det sista steget i att skapa professionell arbetsflödesdokumentation är att exportera och dela den. Stegen är desamma, oavsett om du vill distribuera den till din chef, lagkamrater eller kunder eller till och med lägga upp den på sociala medier eller din webbplats.

Tryck Dela och exportera i det övre högra hörnet och välj följande alternativ:

• Dela med sig: lägg till ett e-postmeddelande med visningsbehörighet (eller redigerare med Pro-versionen)
• Magisk kopia: klistra in länken i Google Docs, Notion, Confluence, etc., eller något annat som stöder HTML.
• Ladda ner: exportera ditt arbetsflöde som en PDF.
• Bädda in: kopiera en offentlig inbäddningskod och klistra in den i ditt favoritverktyg.

Pivotera från konferens till fånga

Nästa gång du förbereder dig för ett fjärrsamtal med videosamtal, fråga dig själv om du kommer att leda din publik genom några steg-för-steg-processer. Om så är fallet kommer du att dra nytta av att skapa arbetsflödesdokumentation istället för att försöka förklara dina handlingar i ett livesamtal.

Använd Tango som ett viktigt asynkront kommunikationsverktyg i din produktivitetsarsenal för att fånga ditt arbetsflöde och distribuera efter behov.

De 4 bästa verktygen för asynkron videokommunikation för fjärrteam

Läs Nästa