Vad är ett virtuellt samarbetsutrymme? Ska du göra en för ditt företag?

Även om det finns många fördelar med att arbeta på distans, finns det ett stort bakslag även för de mest effektiva distansarbetarna – det blir ensamt. Utan ett fysiskt kontor kämpar många med stressen i arbetet utan fördelarna med att vara i samma utrymme tillsammans.

Av denna anledning kanske du vill överväga att skapa eller gå med i ett virtuellt samarbetsutrymme. Men vad är ett virtuellt samarbetsutrymme?

Vad är ett virtuellt samarbetsutrymme?

Liksom fysiska samarbetsutrymmen bidrar virtuella samarbetsutrymmen till att skapa en miljö där människor kan bygga meningsfulla kontakter och förbättra produktiviteten. En bra virtuell samarbetsmiljö består ofta av två typer av utrymmen: informella och formella. Här är skillnaden mellan de två.

Formella utrymmen i ett virtuellt samarbetsutrymme

Formella virtuella samarbetsutrymmen är för arbetsrelaterade frågor. Till exempel kan det inkludera utrymmen för seriösa samtal och möten, där människor kan göras ansvariga för att leverera dagliga resultat och feedback. Dessutom kan formella utrymmen också bidra till att skapa digitala gränser för team, vilket är särskilt nödvändigt för avlägsna team som arbetar från olika tidszoner.

Istället för att skicka meddelanden till varandra på WhatsApp eller Telegram kan chefer använda dedikerade kanaler eller områden i en virtuell miljö för att visa sina teammedlemmar att de är öppna för att prata. Inom dessa formella onlineutrymmen kan team arbeta tillsammans som ett team och ha arbetsrelaterade samtal eller 1-mot-1-diskussioner.

Informella utrymmen i ett virtuellt samarbetsutrymme

Förutom dedikerade kanaler för det dagliga arbetet, kan virtuella samarbetsutrymmen också fungera som utrymmen för informella samtal. Informella virtuella samarbetsutrymmen kan simulera upplevelser man traditionellt skulle ha i gemensamma utrymmen på ett fysiskt kontor, som vattenkylare, skafferi och så vidare.

Ofta hjälper dessa informella utrymmen till att uppmuntra konversationer som inte är relaterade till din funktion på kontoret. Till exempel att prata om varandras helger, dela berättelser om husdjur, fira livets milstolpar som äktenskap eller att skaffa barn och så vidare.

Virtuella samarbetsutrymmen finns i många former och former. De gör det i grunden möjligt för människor att hitta gemenskaper inom och utanför sitt dagliga arbete. Men varför är gemenskaper viktiga, och hur kan virtuella samarbetsutrymmen hjälpa?

Behovet av gemenskap

Oavsett din yrkestitel gör gemenskapen stor skillnad i hur din karriär ser ut. Med en stark gemenskap drar individer nytta av ett socialt stödsystem som ger möjligheter, mentorskap och nätverkande. Gemenskaper gör det möjligt att lära av andras erfarenheter, vilket påskyndar tillväxten för individer och företag.

Bortsett från detta kan företag också dra nytta av förbättrad retention. Genom att öppna upp vägar för teammedlemmar att lära känna och lära av varandra kan de ha en starkare anknytning till varandra. Med en stark tillhörighet finns en ökad ansvarskänsla bland teamen och omsorg om varandras välmående.

Genom virtuella samarbetsutrymmen kan företag och samhällen uppleva digitala kontor och vara värd för olika evenemang utformade för att bygga bättre relationer.

Återskapa Co-Working Spaces online

Även om ingenting egentligen tar platsen för personliga upplevelser, är det möjligt att återskapa vissa delar av det online med virtuella samarbetsutrymmen. Här är några metoder:

Samla stad

Med Samla stad, kan företag skapa virtuella kontorsytor med en 8-bitars konststil. Erbjuder olika sätt att sammanföra avlägsna team, kan du göra allt från att kopiera layouten på ditt fysiska kontor till att bli extra kreativ. För den fantasilösa erbjuder Gather Town flera förgjorda layouter från vanliga kontor och stränder till även fantasiliknande sådana som rymdskepp och mordmysteriemiljöer.

Bortsett från detta kan communitymedlemmar också anpassa utseendet på sin 2D-avatar och personliga utrymmen och starta ljud- eller videokonversationer genom att föra sin avatar närmare någon på skärmen. För vissa objekt kan användare till och med lägga till musik så att alla som har en avatar i närheten kan höra eller sätta upp virtuella anslagstavlor.

För att skapa ett bra virtuellt samarbetsutrymme på Gather Town kan du bygga tydligt definierade mötesrum, en-mot-en-sektioner, avslappningsområden och till och med låta människor uttrycka sig genom att tilldela dem sina egna virtuellt skrivbord. Med detta kan Gather Town hjälpa till att simulera känslan av att gå mot andra människor och interagera med dem på ett riktigt kontor.

Horisont arbetsrum

Gjord av Facebook, Horisont arbetsrum är ett samarbetsverktyg för virtuell verklighet. Istället för att använda appar som är beroende av webbkameror som Zoom låter Horizon Workrooms användare interagera med VR-headset istället.

Horizon Workrooms är designat för att köras på Oculus och låter användare anpassa sina 3D-animerade avatarer och arbetsytor. Även om avatarer på Horizon Workrooms fortfarande inte har samma förmåga att visa känslor, kan de fortfarande simulera upplevelsen av att vara i ett rum med dina kollegor från andra delar av världen.

Tyvärr kan de flesta företag inte förvänta sig att alla i deras team ska ha ett Oculus-headset. Horizon Workrooms är dock ett utmärkt alternativ för mindre team som redan äger sina egna headset. Med Metas engagemang för att investera i metaversen är Horizon Workrooms redo för år av utveckling och förbättrade virtuella mötesupplevelser.

Slak

Även om det inte är lika visuellt imponerande som de andra rekommendationerna på den här listan, finns det sätt att få virtuella samarbetsutrymmen att fungera på textbaserade meddelandeappar som Slak.

Beroende på hur stort ditt samhälle är, är möjligheterna att föra människor närmare varandra mer utmanande. Av denna anledning är det vettigt att skapa mindre, mer engagerade undergemenskaper. Communities och företag som använder Slack kan inkludera flera typer av informella kanaler.

Bortsett från de seriösa kanalerna för vardagen, här är några exempelkanaler du kan överväga att lägga till för att förbättra den virtuella samarbetsupplevelsen på Slack:

• Vattenkylningskanal för allmän konversation
• Allmän samarbetskanal
• Intressebaserade kanaler för hobbyer (t.ex. sport, hudvård, musik, etc.)
• Livsstilsrelaterade kanaler (t.ex. friskvård, föräldraskap)
• Kanaler där distansarbetare från samma land kan ansluta
• Mikrofon på kanaler

Bortsett från den här listan finns det gott om roliga och unika Slack-kanalidéer som kan fungera för ditt samhälle eller företag.

Skapa starkare relationer online med virtuella samarbetsutrymmen

Med virtuella samarbetsutrymmen kan företag ta till sig positiva delar av upplevelser på kontoret samtidigt som teammedlemmarna kan vara flexibla med var de arbetar.

Allt som allt uppmuntrar virtuella samarbetsutrymmen virtuella gränser, bygger relationer och skapar en känsla av koppling till människor som aldrig skulle ha träffats personligen.

Av denna anledning bör företag som förlitar sig på en avlägsen arbetsstyrka överväga att investera tid och ansträngning för att integrera virtuella samarbetsutrymmen i sin dagliga verksamhet.

Lyckas med distansarbete: 70+ tips för att arbeta från ditt hemmakontor

Läs Nästa