Hur man använder datavalidering i Google Sheets

Om du vill minska risken för fel i ditt Google Sheets-kalkylark genom att bara acceptera giltig data, är datavalidering precis vad du letar efter. Med datavalidering kan du instruera Google Sheets att endast acceptera en specifik sort eller ett intervall av data för celler, eller att varna användaren när de matar in ogiltiga data.

Datavalidering är enkel att använda, men det kräver ett grepp om begreppen för att kunna användas korrekt. Läs vidare för att ta reda på vad datavalidering är och hur du kan använda det i Google Sheets för att förbättra dina kalkylark.

Vad är datavalidering i Google Sheets?

Datavalidering är en funktion i Google Sheets som låter dig begränsa vilken typ av inmatning som dina användare kan ange i specifika celler. Du kan antingen använda datavalidering för att ge användaren en varning när de matar in ogiltiga data, eller för att avvisa ogiltiga data helt och hållet.

Med hjälp av datavalidering kan du förbättra kalkylblad som är avsedda för andras användning. Du kan ge gränser för värdet de kan ange, eller till exempel skapa en rullgardinslista med objekt de kan välja mellan. I slutändan kan du också ange en anpassad formel som datavalideringskriterier. På så sätt avvisar Google Sheets värdet om det inte uppfyller den anpassade ekvationen.

Hur man använder datavalidering i Google Sheets

Datavalidering är enkel att använda i Google Sheets. De grundläggande stegen för att använda datavalidering är som följer:

1. Välj cellen eller cellintervallet som du vill använda datavalidering på.
2. Gå till Data menyn och välj sedan Datavalidering.
3. Ange dina kriterier.
4. Klick Spara.

Innan vi går vidare till exempel där vi använder datavalidering, låt oss ta en närmare titt på elementen i datavalidering.

• Cellintervall: Detta är intervallet där indata kommer att gå igenom datavalideringskriterierna. Detta kan vara en enskild cell eller ett cellintervall.
• Kriterier: Detta är kriterierna där du anger vilken typ av data som är giltig. Den giltiga datatypen kan vara nummer, text, datum, lista, kryssruta eller anpassad formel.
• På ogiltiga data: Detta indikerar Google Sheets reaktion på ogiltiga data. Du kan välja att antingen låta den ogiltiga informationen passera och visa en varning, eller att avvisa den ogiltiga informationen och visa en varning.
• Utseende: Här kan du mata in hjälptexten för validering. Denna text kommer att dyka upp när användaren matar in ogiltiga data i en cell.

Nu när du vet vad inställning av datavalidering handlar om, låt oss se datavalidering i aktion med ett par exempel.

Datavalideringsexempel 1: Ställa in en nummervärdegräns

I det här exemplet har vi ett exempelark som är utformat för att samla information om vilka böcker användaren gillade mest. Kalkylarket innehåller en kolumn som innehåller namnen på böckerna och en annan kolumn som väntar på användarens input. Användaren ska betygsätta varje bok av 10.

Eftersom betyget är på en skala från 10, och vi inte har tid att kontrollera varje inmatning, är målet att begränsa de värden som användaren kan mata in till 1-10. Användaren ska inte kunna ge en bok ett betyg under 1 eller över 10. Detta kräver datavalidering.

1. Markera cellerna där du vill tillämpa datavalidering. Det kommer att vara celler B2 till B7 i detta exempel.
2. Gå till Data menyn och välj Datavalidering. Detta kommer att visa fönstret Datavalidering.
3. För Kriterier, Välj siffra och mellan.
4. Ange önskad antalsgräns. För det här exemplet ska vi ange 1 och 10.
5. Kontrollera Avvisa input. Detta kommer att tvinga användaren att ange giltig data.
6. Kontrollera Visa hjälptext för validering.
7. Ange en hjälptext för validering för att informera användaren om vilken typ av data som förväntas.
8. Klick Spara.

Nu är din tabell redo för användardata. Som ett test kan du prova att betygsätta en av böckerna med ett värde högre än 10 eller lägre än 1. Du bör få ett felmeddelande och dina uppgifter bör avvisas. Nu, om du matar in ett värde mellan 1 och 10, kommer inmatningen att accepteras. Det är som ett urverk!

Datavalideringsexempel 2: Skapa en rullgardinslista

En av de populära användningsområdena för datavalidering är att skapa rullgardinslistor i Google Sheets. Du kan skapa en rullgardinslista för att ge användaren ett val mellan objekt som du har bestämt som giltiga data.

I det här exemplet har vi namnet på några elever i ett kalkylblad och målet är att skapa en rullgardinslista där användaren kan välja sitt huvudämne.

1. Välj de celler där du vill ha en rullgardinslista. Det kommer att vara celler B2 till B7 i detta exempel.
2. Gå till Data menyn och välj Datavalidering. Menyn Datavalidering öppnas.
3. Välj i kriterier Lista av föremål.
4. Ange listan med objekt i textrutan. Du kan separera objekten med ett kommatecken (,). För det här exemplet har vi angett objekten nedan:

   Medicin, apotek, biologi, tillämpad matematik

5. Kontrollera Visa listrutan i cellen.
6. Kontrollera Avvisa input.
7. Kontrollera Visa hjälptext för validering.
8. Ange en hjälptext för validering.
9. Klick Spara.

Du kommer att märka en liten pil i varje cell. Du kan nu klicka på cellerna för att välja från en rullgardinslista. Om du försöker skriva in ett värde som inte finns i listan, kommer ditt värde att avvisas. Men du kan fortfarande skriva objekten från listan.

Om du vill lägga till punktpunkter till objekten i din lista, läs vår artikel om hur man lägger till punktpunkter i Google Sheets.

Datavalidering Exempel 3: Ställa in en textlängdsgräns

Du kan använda datavalidering med anpassade formler för att uppnå alla möjliga saker i Google Sheets. Med anpassade formler kan du ställa in kriterier som inte finns i någon av de kriterietyper som är inbyggda i datavalidering i Google Kalkylark.

Som ett exempel, låt oss skapa en cell som bara tillåter 5 tecken eller mindre i den. Vi kommer att göra detta med hjälp av datavalidering.

1. Välj cellen. Det blir D1 i detta exempel.
2. Gå till Data och välj sedan Datavalidering.
3. Välj i kriterier Anpassad formel.
4. För anpassad formel anger du formeln nedan:

   =LEN(D1)<5

   Den här formeln använder LEN-funktionen för att räkna tecknen i cellen och returnerar sant om längden är mindre än 5 tecken.
5. Kontrollera Avvisa input.
6. Klick Spara.

Nu, om du anger ett namn som är mer än 5 tecken långt, kommer Google Sheets att avvisa det och du måste försöka igen. Du kan använda autofyll-funktion för att tillämpa denna datavalidering på andra celler.

Validera dina data med Google Sheets

Datavalidering är ett verktyg som gör att du kan begränsa vad du eller en annan användare kan mata in i specifika celler. På så sätt kan datavalidering vara användbar för att skapa undersökningar för att endast acceptera giltig data, eller i dina egna kalkylblad för att öka noggrannheten.

Det finns många typer av kriterier du kan ställa in med hjälp av datavalidering i Google Sheets, och om data typ du vill ha inte är inbyggd i datavalidering i Google Sheets, du kan ställa in kriterier med en anpassad formel. Nu vet du hur du använder datavalidering i Google Sheets. Var säker på att mindre ogiltiga data kommer att göra din analys enklare och mer exakt!

De 8 bästa sätten att använda Google Sheets som ett proffs

Läs Nästa

Om författaren