6 kreativa sätt att använda Google Formulär på jobbet

Google Forms är en programvara för att skapa enkäter som ingår som en del av Google Workspace och har en bred användningspotential. Det är designat för att vara användarvänligt och enkelt att skapa och dela undersökningar på jobbet, och kan utgöra en viktig del av din arbetsplatsverktygslåda.

Det spelar ingen roll om du är ny på att använda det här programmet eller om du använder det regelbundet. Här tittar vi på vad Google Forms är och hur man använder det kreativt på jobbet.

Vad är Google Forms?

Google Forms är en undersökningsprogramvara som låter dig skapa olika undersökningar och dela dem med ditt team. Du får flera alternativ att välja mellan när du skapar ditt formulär, så att du får de svar du behöver. Detta inkluderar stycke- och riktextsvar, kryssrutor och flervalsalternativ, rutnät, filuppladdningar och numeriska skalor.

Du kan ladda upp bilder till ditt formulär, för att få det att sticka ut och lägg till bidragsgivare så att du kan samarbeta med andra om de svar du får. När du har fyllt i ditt formulär behöver du bara klicka

Skicka uppe till höger på skärmen och välj om du vill sprida det via e-post, länken eller använda en inbäddningskod.

1. Få feedback om nya processer

När nya processer implementeras på jobbet finns det ofta en period då människor behöver anpassa sig, och ibland kan det upptäcka några problem eller svårigheter som inte flaggats tidigare. I dessa fall kanske du vill få lite feedback om hur det går.

Att skapa ett Google-formulär för detta ger personalen möjlighet att få sin röst hörd. Det är dock också en möjlighet att åtgärda eventuella problem innan de blir mer utbredda.

För denna typ av undersökning kan du överväga att använda nedanstående funktioner i Formulär:

• Linjär skala—för att lägga till betyg eller alternativ/instämmer/inte håller med.
• Kryssrutor—för att få en uppfattning om gynnade eller ogynnsamma funktioner.
• Kort svar eller Paragraf— för detaljerad information.

2. Begär idéer för ett projekt

Under den inledande planeringsfasen av ett projekt är det viktigt att få personalperspektiv från din målgrupp. Bara för att något är vettigt för ditt projektteam betyder det inte att det kommer att fungera för alla. Dessutom kan det finnas nyttiga idéer som du inte hade tänkt på.

Om du vill ha idéer vill du se till att Google Form tillåter fritextsvar, snarare än att begränsa svaren till flervalsalternativ. Av den anledningen, Kort svar eller Paragraf är idealiska formatalternativ.

Kom dock ihåg att om du skickar formuläret till en bred publik måste du gå igenom massor av information. Beroende på omfattningen av ditt projekt kan denna typ av undersökning vara mer lämpad för en liten grupp människor.

3. Effektivisera kommunikationen

I större företag där det finns flera avdelningar, vill du försöka effektivisera kommunikationen så mycket som möjligt. Annars kan du upptäcka att personal bombarderas med e-postmeddelanden och uppdateringar från de olika avdelningarna, utan någon riktig ordning på saker och ting.

För att göra detta vill du skapa en standardmall för Google-formulär som avdelningarna kan skicka sin kommunikation till. Sedan, varannan vecka eller månadsvis, kan du sammanställa denna information i ett e-postmeddelande att skicka ut till teamet.

Du kommer att kunna se all information från Svar fliken på Google Form och bara kopiera och klistra in efter behov.

4. Begäran för personal

Det finns många anledningar till att personalen kan behöva fylla i ett formulär för att begära något. Det kan handla om ny utrustning, support, möten med andra avdelningar och mycket mer.

Istället för att använda Google Dokument för dessa förfrågningar kan du skapa ett Google-formulär. Detta kommer att göra det möjligt för dig att föra bättre register över vem som begär vad, och förvara informationen på ett ställe, snarare än spridd över flera dokument.

Förfrågningsformulär är bäst lämpade för en blandning av Flera val, Kryssrutor, Kort svar, och Paragraf, men du kan också använda Datum och Kryssa i rutan alternativ, beroende på vilken information du behöver.

5. Skicka IT-frågor och -problem

Din arbetsplats kanske redan har en telefonlinje eller e-post inställd för att svara på IT-relaterade problem, men att använda Google Formulär för att hantera denna information kan visa sig vara mycket användbart. Du kommer inte bara att kunna ställa specifika frågor för att hjälpa till att samla information om problemet, utan du kan också se trender.

Du kan till exempel inkludera Flera val frågor som:

• Har du uppdaterat sidan eller startat om datorn?
• Har du problem med internetanslutningen?
• Är det första gången du har haft det här problemet?

Och sedan, ha ett utrymme längst ner för en Kort svar eller Paragraf, för personalen att skriva mer detaljer om problemet de upplever.

6. Samla data

Du kan behöva samla in data om specifika områden inom ditt företag och hur saker och ting fungerar. Det kan vara hur personalen ser på det välmående som erbjuds på jobbet, eller hur arbetsbelastningen ser ut på veckobasis. Oavsett anledning är ett Google-formulär ett snabbt och enkelt sätt att göra detta, utan att behöva hålla tidskrävande möten eller arbetsgrupper. Det låter dig också reagera på saker proaktivt, snarare än reaktivt.

För detta kommer du att vilja använda frågor som ger ett numeriskt svar, så att du kan sammanställa data sömlöst, snarare än att behöva arbeta igenom mycket text. Av denna anledning, Linjär skala, flerval, och Kryssrutor är de bästa alternativen.

Du kan också inkludera Kort svar eller Paragraf om du är intresserad av kvalitativ data, men återigen, var medveten om hur stor din målgrupp är och vad detta kan innebära för att skriva rapporter.

Använder Google Forms till dess potential

Du kan använda Google Forms av praktiskt taget alla skäl, där du behöver svar från andra människor. Du kan spara tid på möten och skapa flera separata dokument på arbetsplatsen genom att välja ett formulär istället.

Om du inte redan har provat Google Formulär för några exempel ovan, prova det och se om det är något som passar in i dina mål.

9 avancerade Google Formulär tips och tricks

Läs Nästa

Om författaren