Outlook-uppgifter vs. Microsoft att göra: vilket är bättre?

Microsoft har två appar för uppgiftshantering. Microsoft To Do kommer förinstallerat på Windows-datorer och är även tillgängligt online. Dess e-post- och kalenderklient, Outlook, innehåller också en robust uppgiftsfunktion.

Men vilket är bättre för att hantera din att göra-lista? Konkurrensen är närmare än man kan tro. Den här artikeln jämför Microsoft To Do och Microsoft Outlook som uppgiftshanteringsappar för att ta reda på vilket som är det bästa valet.

Mest tillgänglig

To Do, som brukade vara Wunderlist, är en gratis app som ingår i Windows 10 och 11. Du kan också komma åt Microsoft To Do i din webbläsare. För Syn, är uppgiftsfunktionen endast tillgänglig i premium-skrivbordsappen. I den kostnadsfria webbversionen integreras den istället med To Do.

För funktionshinder är båda vänliga mot Windows inbyggda skärmläsare. Outlooks text och ikoner är mindre. Detta kan vara frustrerande för personer med synnedsättning eller problem med fingerfärdighet. Men du kan förstora dem i Windows-inställningar.

Att göra-standardinställningarna är tydligare och större. Användningen av färg och grafik över text gör det också lättare att fokusera. En trevlig förmån för dem med psykiska problem som påverkar uppmärksamheten. De förenklade menyerna gör också skärmläsarnavigeringen snabbare, eftersom det är mindre att gå igenom.

Båda apparna har gratis mobilversioner för Android och iOS. Apparna är desamma när det gäller tillgänglighet och innehåller mycket av samma funktioner som skrivbordsversionerna. Båda apparna inkluderar även widgets för startsidan för snabb åtkomst.

Men Tasks-aspekten saknas i Outlooks appversion. Alla objekt som skapas i Tasks kopieras till kalendern som händelser. Du kan se dessa kalenderhändelser i Outlook-appen, men du kan inte använda förloppsrapporter eller andra uppgiftsspecifika funktioner.

För enkel användning har Outlooks layout massor av alternativ och flerskiktsmenyer. Att göra är mycket lättare att lära sig och hantera. Dess strömlinjeformade design och förenklade funktioner är lätta att navigera. Det är enkelt även för en nybörjare.

Vinnare: Att göra

Bäst för gruppprojekt

Outlook är ett starkt samarbetsverktyg för projektledning. Den integreras med Outlook Kalender och Outlook Mail. Detta gör det enkelt att tilldela kontakter och schemalägga arbetet.

Du får också mycket detaljer om varje uppgifts framsteg. Du kan spåra efter arbetade timmar, procentandel slutförda och statusar som "väntar på någon annan". Om du delar uppgiften med endast en annan person blir du uppdaterad om den personens ändringar.

Outlook låter dig också skicka uppgiftsförfrågningar. Det är när du skickar e-post till en kontakt, ber dem att starta en uppgift och automatiskt tilldelar dem till den. Efter eget val kan du behålla en kopia av uppgiften och få en uppdatering när den har markerats som slutförd på slutet.

Slutligen har Outlook en snabbknapp för att skicka statusrapporter. Dessa sammanfattar uppgiftens statusinställningar i ett e-postmeddelande. Du kan skicka detta e-postmeddelande direkt från uppgiftsfönstret och bifoga eventuella extra anteckningar du vill.

To Do har också några bra samarbetsverktyg. Du kan tilldela andra en uppgift via en delbar länk. Du kan dela åtkomst till en skapad lista eller bara till en specifik uppgift. Detta gör det enkelt att kontrollera åtkomsten.

Om personerna du vill dela med finns i din kontaktlista är det ännu enklare. När du delar en lista genererar Att göra en lista över dina Windows Mail-kontakter. Du kan också söka efter kontakter från OneNote.

To Do har även en fördel för komplexa projekt. Det låter dig dela upp en uppgift i steg. Detta kan förbättra motivationen och göra uppgiften mer genomförbar. Outlook Tasks inkluderar inte en steg-funktion.

Vinnare: Outlook-uppgifter

Den bästa organisationen

Microsoft Outlooks Tasks-funktion blir riktigt specifik med sin organisation. Om det är bra eller inte beror på hur du arbetar. Outlook Tasks stöder mappar med undermappar och automatiserade sorteringssystem. To Do tar ett enklare tillvägagångssätt.

I Outlook kan du använda regler för att skicka vissa e-postmeddelanden eller kalenderhändelser till en specifik aktivitetsmapp. Det låter dig också ställa in specifika prioritetsnivåer. Du kan också färgkoda uppgifter med kategorier.

Att göra erbjuder alla samma funktioner som Outlook, men förenklar dem. Att göra har mappar, men inte undermappar. Det låter dig markera prioritet, men är begränsat till ett binärt system: objekt med en stjärna är viktiga, objekt utan är det inte.

Att göra stöder även kategorier i form av sökbara hashtags. Om du lägger till en hashtag var som helst i en uppgift skapas en kategori med samma namn. To Dos bästa funktion, som Outlook saknar, är Min dag funktion.

My Day är en smart mapp i Microsoft To Do. Det är en dagordning som du kan fylla i manuellt eller välja bland att göra-förslag. Förslagen kommer att fokusera på uppgifter som kommer snart, markerade som viktiga, eller de som du inte har berört på ett tag.

Den här smarta agendan går att göra framför Outlook Tasks, men det är väldigt nära. Om du vill ha eller behöver den extra detaljnivån, gå med Outlook istället.

Vinnare: Att göra

Den bästa anpassningen

Både Att göra och Outlook låter dig bifoga filer och länka uppgiften till ett e-postmeddelande. I Att göra måste du flagga e-postmeddelandet och sedan flytta uppgiften från Flaggade e-postmeddelanden till vilken lista du vill. Båda låter dig också lägga till textanteckningar till uppgiften och bifoga mediefiler till uppgiften.

Endast Outlook låter dig använda RTF-formatering och bilder i uppgiftsbeskrivningen. Men dessa designelement är estetiska, så att lägga till dem till varje uppgift kan vara en tidsfördriv. Dessutom måste du klicka på uppgiften för att se dem.

Att bifoga filer är mer användbart. Endast Outlook låter dig länka uppgifter till varandra. Du gör detta med alternativet Bifoga Outlook-objekt. Denna avgörande förmåga att länka relaterade uppgifter saknas i Att göra.

Att göras anpassning är mestadels estetisk. Du kan välja bakgrundsfärg för en lista och skapa anpassade listor. Du kan också välja grundläggande sorteringsmönster, till exempel efter förfallodatum eller efter datum skapat.

Att göra genererar också olika smarta listor, som flaggade e-postmeddelanden och Tilldelad till mig. Du kan slå på eller av dessa. För den som behöver finjustera dina uppgifter är Outlook den klara vinnaren.

Vinnare: Outlook-uppgifter

Microsofts bästa produktivitetsapp

För personligt bruk och småskaliga projekt fungerar To Do bra. Men totalt sett vinner Outlooks mer robusta funktionslista. Den extra detaljen stödjer en högre nivå av professionalism, och anpassningen på hög nivå går inte att slå.

Speciellt om du hanterar ett komplext projekt är Microsoft Outlook det bästa alternativet för en uppgiftshanteringsapp.

Hur man använder Microsoft Outlook för projektledning

Läs Nästa

Om författaren