Vad är en SOW (Statement of Work) i projektledning?

Statement of Work (SOW)-dokument är extremt detaljerade och bindande kontrakt som specificerar alla detaljer i ett projekt, inklusive hierarkier av rapportering, tidslinjer, budgetar, leveranser, beroenden, resurser och andra villkor som alla kommit överens om intressenter. Det är en komplett projektplan som lägger grunden för projektets arbetsprocess från början till slut.

Ett SOW-dokument är absolut nödvändigt för att kunna påbörja arbetet med ett projekt för effektiv projektledning. Det är en tydligt skriven projektledningsplan som beskriver de minsta aspekterna av projektet för att få alla intressenter på samma sida.

Arbetsbeskrivning inom projektledning

Att hantera ett projekt börjar med ett välkonstruerat SOW-dokument. Ett omfattande SOW-avtal definierar varje aspekt av projektet i tydliga termer för alla inblandade parter. Den beskriver omfattningen av arbetet, inklusive dagliga uppgifter, förfallodatum, styrningsprocessen, kvalitetssäkring och leveranser, tillsammans med lämpliga faciliteter, resurser, utrustning, utbildning och budget som krävs för att genomföra projektet möjlig.

Ett formellt SOW-dokument är särskilt användbart när du arbetar med externa resurser eller lägger ut projekt till leverantörer eller tredje part. Det fungerar som ett juridiskt bindande kontrakt som träder i kraft i händelse av tvister som uppstår på grund av underlåtenhet att leverera, ekonomiska avgifter, avvikelser i den levererade slutprodukten, missade förfallodatum, etc.

Arbetets omfattning vs. Arbetsbeskrivning

Scope of Work säkerställer att alla intressenter är på samma sida angående projektets resultat. Den behandlar en kort översikt över projektet, listan över uppgifter, en detaljerad beskrivning av tjänster, medlemmar eller team som ansvarar för uppgifter och tjänster, förfallodatum, förväntade resultat och leveranser.

Å andra sidan omfattar arbetsförklaringen arbetsomfattningen plus andra aspekter av projektledning som budgetfördelning, finansiering, resurser, utrustningsförsörjning, utbildning, betalningshantering, prestationshantering och så vidare.

Vad är ett SOW-avtal inom mjukvaruutveckling?

Ett SOW-dokument (Statement of Work) är särskilt användbart vid hantering av projekt inom mjukvaruutveckling eftersom det reglerar tjänsten avtal mellan två eller flera team, mellan utvecklare och leverantörer, eller mellan IT-företag som samarbetar för att bygga en mjukvara produkt. Även om det inte är sammansatt som ett juridiskt dokument, kan det få juridiska konsekvenser när det inte följs.

En tydligt skriven SOW-mall i projektledning för mjukvaruutveckling inkluderar explicita beskrivningar för följande avgörande punkter:

1. Projektets omfattning

Innehåller en introduktion, en kort översikt och tips om orsakerna och målen med projektet, de processer som är involverade, slutmålet och vad som krävs för att nå dit.

2. Projektets plats

Var kommer leverantörer, entreprenörer, chefer, utvecklare och andra intressenter att arbeta ifrån? Kontor, fjärr eller utomlands?

3. Vardagligt arbetsflöde

Det här avsnittet beskriver listan över uppgifter, uppgiftens förfallodatum, ansvariga team och medlemmar, rapporteringsstruktur och uppgiftsresultat.

4. Projektschema eller tidslinje

Datum för projektstart, uppgiftens förfallodatum, viktiga milstolpar och datum för projektslut.

5. Leveranser

Detta avsnitt definierar vad som ska levereras, när och hur.

6. Kvalitetssäkring

Det här avsnittet behandlar kvalitetstester, återkopplingsslingor och andra standardprocedurer för att upprätthålla integriteten hos leveranserna.

7. Resurser

En lista över alla faciliteter, utrustning, beroenden, tekniskt kunnande, verktyg för projektledning, och andra resurser som utbildning, kompetensutveckling etc. som krävs för att säkerställa ett framgångsrikt slutförande av projektet.

8. Finanser

Det här avsnittet behandlar budgeten som tilldelats projektet, betalningsplan, inköp av tjänster och varor, fakturering och andra ekonomiska aspekter av projektet.

9. Diverse

Saker som inte omfattas av ovanstående åtta avsnitt, som resekostnader, betalning för kortsiktiga externa tjänster, säkerhetsfrågor, sekretessklausuler, etc., täcks vanligtvis under separata rubriker tillägnade ämnen.

10. Framgång

Detta avsnitt handlar om vad som är ett framgångsrikt slutförande av projektet. Den nämner standarden för acceptabla leveranser inom den överenskomna tidslinjen, med den tilldelade budgeten, och alla andra aspekter, så det finns ingen förvirring eller kommunikationsgap mellan vad som förväntas och vad som är levereras.

11. Stängning

Det avslutande avsnittet behandlar procedurerna för slutförandet av projektet och listar alla papper, produktsläpp och andra tillbehör för att avsluta partnerskapet.

Exempel mallar för arbetsbeskrivning

Här är en snabb lista över nedladdningsbara mallar för olika typer av SOW.

• Utveckling av programvara mall för arbetsbeskrivning av Bättre förslag, gratis att redigera och ladda ner när du registrerar dig.
• Government General Services Administration SOW-mall för mjukvaruapplikationer och webbaserade tjänster i PDF.
• En grundläggande SOW-mall av PandaDoc, gratis att redigera och ladda ner när du registrerar dig.
• Standard Project Management SOW-mall i MS Word-format av Smart Sheet.
• Enkel SOW-mall i MS Word-format av Smart Sheet.

SOW Document Generation onlineportaler och appar

Om du är i branschen för att utveckla och hantera projekt eller bygga mjukvaruprodukter och tjänster, kommer du ofta att behöva tydligt sammansatta SOW-dokument. Även om du lätt kan planera ett projekt med hjälp av verktyg som Dropbox Paper, det hjälper inte dig att skriva ett grundligt SOW-dokument. Istället för att skriva ett från början för varje projekt kan du lita på webbaserade portaler som är specialiserade på att generera förslagsdokument, Scope of Work-dokument och SOW-avtal.

Dessa portaler är bättre kända som digitala avtalsappar och erbjuder allt från färdiga mjukvarukontrakt och juridiska dokument till verktyg för att hantera ett projekt, förhandla om villkoren, anpassa dokument efter projektkrav, och mäta framstegen i ditt programvaruutvecklingsprojekt. Här är en kortlista över sådana digitala appar som hjälper dig med dina SOW-avtal.

• PandaDoc—Skapa, godkänn, spåra och digitalt signera dokument online.
• DocuSign—Automatisk generering av SOW-avtal, kontraktslivscykelhantering, förhandlingar, analyser och elektroniska signaturer.
• Harmoni— Underteckna och hantera kontrakt med lätthet, inklusive utarbetande av dokument, godkännanden, förhandlingar, e-signaturer, sök och lagra samt deadlines och rapporteringsmöjligheter.
• Juro— Ett enda verktyg för att skapa, godkänna, e-signera och hantera kontrakt.
• Fredlös—Teamkontraktshantering med fokus på användarvänlighet.

Uppgradera ditt arbetsförklaringsspel

Oavsett om du är en frilansande mjukvaruutvecklare, medlem i ett team av utvecklare eller ett mjukvaruföretag som anlitar leverantörer, är det givet att du måste skriva eller signera ett SOW-dokument förr eller senare.

Du kan använda de gratis nedladdningsbara mallarna som listas ovan, eller lägga ut den här processen på mjukvarutjänster som gör processen enklare och som även tillhandahåller gratis Scope of Work-mallar.

De bästa arbetsmallarna du kan ladda ner gratis

Läs Nästa

Om författaren