6 tekniska grunder för ett produktivt samarbetsutrymme

Vad är värre än att arbeta hemma och bli distraherad av hundens skällande, barnets gråt och dina grannars rodd? Vad sägs om att boka ett coworking-utrymme som saknar den nödvändiga tekniken du behöver för att arbeta produktivt?

Om du någonsin har varit i ett scenario där ditt coworkingutrymme inte erbjuder tillräckligt med laddningshubbar, skrivaren är trasig och alla mötesrummen är fullbokade, du vill ha ordning i förväg tid.

Vilka är fördelarna med Coworking?

Coworking-utrymmen är ett välkommet alternativ till täppta företagskontor och en utmärkt paus från din fjärrarbetsinstallation hemma. Och du kan hyra ett utrymme från så lite som några timmar till så mycket som några månader, vilket ger dig massor av flexibilitet.

Föreställ dig en byggnad fylld av duktiga frilansare och anställda från olika företag – alla samarbetar i en tjusig arbetsmiljö fylld med bekvämligheter. Förvänta dig mötesrum, evenemangsutrymmen, umgängescentra och datorprogrammeringsstationer tillsammans med dagis, kaféer, trädgårdsutrymmen och till och med klätterväggar i vissa anläggningar.

Även om coworking-utrymmen för närvarande bara tar upp 5 % av kontorsfastighetsmarknaden, förväntas detta öka till 30 % till 2030, enligt en rapport. Varför ökar populariteten? Coworking erbjuder:

• Flexibilitet: Vill du jobba en del av veckan hemma, men en del av veckan med företaget? Detta är en stor kompromiss.
• Samarbete: Kanske behöver du tillgång till fantastiska designproffs eller en teknisk guide? Utöka ditt nätverk av kontakter genom att mötas i en samarbetsmiljö.
• Produktivitet: Alla trivs inte på ett hemmakontor. Om du distraheras av hushållssysslor som att dammsuga eller diska, flytta till en arbetsplats för att öka ditt fokus.

Vem använder Coworking Spaces?

Coworking-utrymmen blir mer populära för varje år, särskilt som tidigare kontorsbaserade företag har bytt till övervägande distansarbetande modeller.

Regelbundna deltagare i coworking spaces inkluderar:

• Digitala nomader
• Frilansare och entreprenörer
• Affärsresenärer (internationella eller inhemska)
• Personal i nystartat företag
• Distansanställda som vill byta miljö

Vilken teknik behöver ditt Coworking Space?

Coworking-kontor varierar mycket när det gäller den teknik de erbjuder. Vissa utrymmen kommer att inrättas med ett brett utbud av utrustning, medan andra förväntar sig att du tar med din egen. Viktiga överväganden inkluderar:

1. Säkert Wi-Fi

Se till att du förstår Wi-Fi-inställningen på din arbetsplats. Många kommer att skryta med supersnabba bredbandsanslutningar för att rymma alla som arbetar där. Du vill ha den tillgängliga bandbredden för att ansluta till molnet, ladda ner data och ta konferenssamtal utan rädsla för ett dopp.

Men säkerhet bör också ha högsta prioritet. Vissa kontor kommer att ha ett privat nätverk tilldelat varje svit, men andra kan förlita sig på osäkra gästnätverk. Se alltid till att du förstår implikationerna av att använda Wi-Fi i ett arbetsutrymme och överväga följande åtgärder för att säkra din data:

• Brandväggar
• Antivirus mjukvara
• Nätverksaktivitetsövervakare
• Dubbla VPN
• Använder komplexa lösenord
• Håller ditt operativsystem och programvara uppdaterade
• Lämna aldrig din hårdvara utan uppsikt.

2. Presentationsutrustning

Om du hyr ett evenemangsrum, konferenssvit eller auditorium kan du behöva tillgång till presentationsutrustning på plats som projektorer och whiteboardtavlor.

Om du är en frilansare eller nystartad företag kan dessa varor vara dyra att köpa. Även om du har din egen kan hårdvaran vara besvärlig att transportera, så det är en bonus om ditt coworkingutrymme är fullt utrustat.

3. Inspelningsutrustning

Oavsett om du skapar träningsvideor för ditt fjärrlag, vara värd för en affärspodcast, eller spela in marknadsföringsvideor för YouTube eller din webbplats, behöver du tillgång till inspelningsutrustning i toppklass. Om så är fallet, kontrollera att ditt coworking-utrymme har:

• Mikrofoner
• Videokameror
• Specialistbelysning
• Stativ
• Appar för studioinspelning

Vissa coworking-utrymmen erbjuder en inspelningssvit eller till och med en podcaststudio. Däremot kan du behöva genomföra ett träningspass innan du bokar ett pass.

4. Ergonomiska möbler

När du väljer din arbetsplats, tänk på din skrivbordssituation. Om du bokar utrymmet under en lång period kanske du föredrar att veta att du har ett dedikerat skrivbord tilldelat dig.

Alternativt, om du använder coworking-utrymmet mer avslappnat, kan ett hotdesking-scenario passa bättre. Tänk på ergonomin hos möblerna i utrymmet. Även om det kan finnas avslappnade nav med soffa och kuddar, är dessa designade för att vara mötesområden för samarbete.

Om du behöver knoga in i en djup sprint av arbete, se till att ditt coworking-kontor tillhandahåller det datorstolar för att stödja din hållning korrekt. Ännu bättre, ett kontor med sitt-stå-skrivbord kommer att uppmuntra dig att gå upp och röra på dig. Kom ihåg: sittande är den nya rökningen!

5. Kontorshårdvara

Ta reda på vilken kontorsmaskinvara som finns tillgänglig innan du bokar ditt coworking-utrymme. Behöver du tillgång till följande kontorsklammer?

• Skrivare i affärsklass
• Faxmaskiner
• Skannrar
• Pappersförstörare
• Telefon
• Kopieringsmaskiner

Var inte rädd för att fråga i förväg om teknisk support finns tillgänglig på plats om hårdvaran skulle gå sönder vid en kritisk tidpunkt på din arbetsdag.

6. Kablar, laddare och hörlurar

Du vill inte få slut på juice mitt under ett Zoom-möte. Du vill inte heller upptäcka att din laddningskabel är för kort för att anslutas till uttaget under din coworking hotdesk.

Så innan du bokar en coworking-plats, se till att du förstår vilka viktiga tekniska tillbehör som är tillgängliga som en del av din hyra och vilka du förväntas ta med dig.

Kablar, laddare och hörlurar är alla relativt lätta och kommer lätt att klämmas in i din bärbara datorväska.

Redo att boka ditt Coworking Space?

Nu vet du hur du väljer ett delat kontor baserat på dina tekniska krav, du är redo att boka ditt coworking-utrymme. Tänk på platsen – vill du vara i stadens centrum, nära ditt hem eller flygplatsen?

Du kanske också vill ta hänsyn till andra bekvämligheter som parkeringsmöjligheter eller närhet till lokala restauranger, men kom ihåg att kostnaden för coworking-utrymmen i populära områden kan vara dyrare. Nu är du redo att boka ditt kontor, kolla in dessa viktiga coworking space-faktorer att tänka på.

Att välja ett Coworking Space: 7 viktiga faktorer att tänka på

Läs Nästa

Om författaren