Hur man förstår Excel-formler steg för steg

Att förstå formlerna kan vara utmanande när våra datablad blir komplexa. Lyckligtvis har Excel flera formelrevisionsfunktioner som hjälper oss att bättre förstå dem.

I den här artikeln kommer vi att undersöka hur utvärderingsfunktionen hjälper dig att förstå komplexa formler genom att dela upp dem i steg, och hur andra granskningsfunktioner förenklar processen.

Hur hjälper formelrevisionsfunktioner att förstå formler bättre?

Följande är några fördelar med att använda granskningsfunktioner för att förstå formler bättre:

1. De är användbara när man utvärderar formler som används i förberäknade ark som skapats av andra.
2. De gör det lättare att lokalisera och ta bort fel, både från formler och celler som exekveringen av formeln beror på.

Hur fungerar Evaluate Feature?

Här är några saker att tänka på när du använder utvärderingsfunktionen i Excel:

1. Det understryker den del av formeln som kommer att utvärderas i nästa steg.
2. Varje gång du klickar Utvärdera, kommer utvärderingsprocessen att gå vidare till nästa steg genom att beräkna resultaten från den tidigare utvärderingen.
instagram viewer
3. Om du vill se vilken eller vilka celler funktionen refererar till i den understrukna delen, klicka Gå in.
4. Brådskande Gå ut tar dig tillbaka till utvärderingsprocessen.

Det är möjligt att stoppa utvärderingsprocessen genom att trycka på Stänga, men du kan inte hoppa över några steg som är involverade i utvärderingsprocessen.

För en tydligare förståelse av detta, låt oss tillämpa det på en datauppsättning.

Hur man använder utvärdera formelfunktionen för att förstå formler steg för steg

Som ett exempel, betrakta följande situation där bonusberättigande beräknades med hjälp av kapslade formel.

För att se hur Excel har implementerat denna formel, gå till cellen där formeln har implementerats, klicka på Formler fliken och klicka Utvärdera formel i bandet.

Fortsätt att trycka på Utvärdera knappen tills utvärderingen når det slutliga resultatet.

Nedan finns en lista över alla steg som ingår i processen.

Ju mer komplicerad formeln är, du hittar fler steg i utvärderingsprocessen. Varje steg genomförs dock separat, som ses här.

Men som med vilken formel eller funktion som helst i Excel, har utvärderingsfunktionen också vissa begränsningar. För att lära dig mer om dessa begränsningar, besök anteckningsavsnittet i Microsofts supportsida. Om någon av dessa begränsningar hindrar dig från att utföra ditt jobb, alternativet att byta till Excel-alternativ är alltid tillgänglig.

Andra revisionsfunktioner för att förstå formler bättre

Några andra granskningsfunktioner hjälper till att bättre förstå och analysera formeln förutom utvärderingsfunktionen. Här är några av dem:

1. Spåra prejudikat

Spåra prejudikat är en formelgranskningsfunktion som ritar pilar som indikerar alla celler som den slutliga utdata från den valda cellen beror på.

För exemplet som visas ovan, cell D2:or slutresultatet beror på celler B2 och C2. Så snart du väljer önskad cell och klickar på Spåra prejudikat alternativet, kommer Excel att rita pilar som hänvisar till celler B2 och C2.

När du hanterar komplexa datauppsättningar med många formler kan du därför snabbt kontrollera beroenden för alla formler och filtrera bort celler för att göra de ändringar du behöver.

2. Spårberoende

Spårberoende gör motsatsen till spårprejudikat i Excel. Den visar snabbt vilka formler eller celler som kommer att påverkas om du ändrar värdena i dina valda celler.

Därför är den här funktionen också användbar när du ändrar värden i datamängden genom att spåra pilarna för att undvika att störa formler som redan finns på plats.

Som visas i exemplet ovan, ändra värdena i cellen C2 kommer att ändra formelutdata i cellen D2.

Därför är det bra att spåra deras beroende och prejudikat för att bättre förstå eller utvärdera formler och deras beroenden. När du har analyserat formeln klickar du på Ta bort pilar för att ta bort spåren.

3. Visa recept

En annan funktion, visa formel, visar formlerna i varje cell snarare än utdatavärdena. På detta sätt, om det finns många formler spridda över ett kalkylblad, kan du snabbt titta på var och en för snabb förståelse.

4. Felkontroll

Med hjälp av felkontroll kan du snabbt identifiera typen av fel i en formel. Den visar dig det exakta felet, vilken typ av fel det är och en kort beskrivning för att hjälpa dig att bättre förstå det. Således kan du snabbt identifiera felen och felsöka dem med bara några få klick.

Dessutom hjälper den här funktionen att hitta fel i komplexa formler som annars skulle vara svåra att hitta. Dessutom hjälper det när formler som körs på vissa celler misslyckas med att generera utdata på andra.

Begränsningar för formelrevisionsfunktioner

En av de betydande begränsningarna för alla fyra formelgranskningsfunktionerna är att de bara fungerar på ett enda ark. Även om spårberoende och prejudikat visar att formeln beror på celler i ett annat ark, kan den inte hitta dem som den kan i samma ark.

Därför, om du vill kontrollera beroendet av celler i ett ark eller arbetsbok med värden i andra ark eller arbetsböcker, kommer de inte att hjälpa mycket, och du måste hitta dem manuellt.

Watch window, en annan granskningsfunktion i Excel, låter dig krysskontrollera information mellan olika ark utan att byta ark upprepade gånger. Låt oss se hur det hjälper dig att förstå formler.

Hur man använder Watch Window-funktionen för att förstå formler bättre

Bevakningsfönstret fungerar som ett litet fönster som innehåller informationen du har lagt till och förblir synligt när du byter ark i samma arbetsbok. Du kan använda den för att analysera beroendet av formler i ett Excel-ark genom att ändra värden i ett annat kalkylblad och observera effekten utan att växla mellan ark.

Låt oss använda det på en datauppsättning för att klargöra poängen. Nedan kan du se att formeln i cell F3 är beroende av en cell i blad 2. Eftersom det visar ett fel, låt oss analysera formeln bättre genom att skapa ett bevakningsfönster.

1. Välj cell F3 och klicka på Watch Window.
2. Gå till Blad 2.
3. Du kan åtgärda felet i blad 2 genom att använda Felkontroll funktion.
4. Ange ett nytt värde i cellen B4 i blad 2.
5. Träffa Stiga på.

Ovanstående steg kommer att ändra data i blad 1, som kan ses i rutan Watch Window utan att byta till blad 1.

Därför kan du skapa, samtidigt som du analyserar komplexa formler med flera beroenden över flera ark många bevakningsfönster, ändra värden över olika ark och se den resulterande effekten på dina formler. Därför förenklar övervakningsfönstrets funktion formelanalys för oss.

Excel-funktioner hjälper oss att förstå formler bättre, men du borde också organisera dina kalkylblad bättre, så de är lättare att navigera.

Använd formelrevisionsfunktioner för att bättre förstå formler

Formelrevisionsfunktionerna kommer väl till pass när du analyserar och förstår formlerna i dina kalkylblad. Använd dem när det passar dig för att förenkla hanteringen av kalkylblad.

Excel har många avancerade funktioner som förenklar datahantering, som formelgranskningsfunktioner som hjälper dig att förstå formler bättre. Dessa inkluderar suddig matchning, import av statistik från webbplatser, borttagning av dubbletter, etc.

6 avancerade Microsoft Excel-funktioner du måste känna till

Läs Nästa

Om författaren