Hur man uttrycker vanliga arbetsplatsklagomål i professionella e-postmeddelanden

Om du någonsin har arbetat på ett kontor vet du utmaningarna med att hantera många olika människor. Ett vanligt problem är att vara rädd för att konfrontera problematiska medarbetare och sluta med deras beteende, men du kan uttrycka dig professionellt, oavsett om du är anställd eller chef.

En av de enklaste metoderna är att lägga dina tankar i ett e-postmeddelande. Vi bryter ner ärendet genom exempel på vanliga arbetsplatsklagomål. Lär dig de mest konstruktiva sätten att säga dem och ytterligare e-posttrick som kan hjälpa dig.

1. Jag väntar fortfarande på att du ska slutföra den uppgiften

Alla jobbar inte i samma takt, men det är ett problem när en person stoppar ett lagprojekt. Om din uppgift beror på att den här kollegan skickar in sin egen, kan du sporra dem till handling med några ord i ett e-postmeddelande.

Här är några professionella sätt att närma sig och uttrycka detta klagomål, som du kan anpassa efter dina omständigheter:

• Vi måste förbättra vårt arbetsflöde så att vi inte hamnar efter schemat. Är (datum och tid) en bra deadline för dig? Då kan jag hålla min deadline på (datum och tid).
  instagram viewer
• Behöver du hjälp med denna uppgift? Vi måste slutföra projektet i tid, så (kollegans namn) har erbjudit sig att hjälpa dig med eventuella problem från din sida.

Syftet är inte att förolämpa din medarbetare, utan att sätta upp mål och lösningar, samtidigt som du gör det väldigt tydligt att ni båda är en del av ett team med ett aktivt intresse av att få saker gjorda.

Se till att samla så många tips för att hålla deadlines och slutföra uppgifter som du kan. Det blir lättare att ge råd till folk vid behov.

2. Deadline är imorgon

Här är ett annat vanligt klagomål som du kan ha brinnande inuti. Om din kollega skär det alldeles för nära, trots flera påminnelser, kan du motivera dem i ett mejl utan att tappa humöret.

Anledningen till att du kontaktar dem är brådskande, så de lösningar du erbjuder behöver lite direkthet, om så bara för att få din medarbetare att ta saken på allvar.

Prova dessa alternativ:

• Projektet ska beräknas imorgon, men det finns fortfarande några lösa trådar. Låt oss ha en videokonferens med teamet i eftermiddag för att diskutera lösningar.
• Ledningen förväntar sig projektet i morgon. Om det är osannolikt att du håller tidsfristen, kan du förklara varför i en rapport som vi kan lämna in med allt annat?

Även om e-postmeddelanden är ett enklare sätt att uttrycka svåra tankar, har de inte samma inverkan som att diskutera problem personligen. Så när du försöker ändra någons dåliga arbetsflödesvanor måste din e-post vara enkel och smart för att fånga deras uppmärksamhet.

3. Sluta skjuta upp

Samma konstruktiva tillvägagångssätt är bäst för alla dina arbetsplatsklagomål, levererat i ett lugnt och neutralt språk. När allt kommer omkring kan en förhalande medarbetare anstränga ett företags arbetsflöde, men de gör det inte alltid för att de är lata.

Se om det finns för många distraktioner, eller om de är överväldigade med uppdrag. Hitta problemet och skräddarsy din e-post därefter med lösningar och incitament. Ta inspiration från dessa exempel:

• Kontoret kan vara distraherande. Om det gör det svårt att fokusera på ditt arbete, låt oss diskutera förändringar och vilka mål vi kan sätta upp för dig.
• I slutet av veckan, låt oss granska allas slutförda och återstående uppgifter, så att vi kan använda nästa vecka mer produktivt.

4. Jag har inte tid att göra alla dessa uppgifter

Din strategi för att skriva e-post bör ändras något när du försöker skydda dig mot utbrändhet. Poängen är att visa att du känner till dina skyldigheter, hur du prioriterar dem och vad du inte är ansvarig för.

Sätt artigt gränser, använd uttryck som dessa i dina e-postmeddelanden:

• Jag hjälper gärna till med den uppgiften. Skulle du ha något emot att vänta tills jag är klar med mina nuvarande uppdrag? De kommer tidigare.
• Om jag accepterar fler uppgifter kommer jag tyvärr behöva övertid. Kan du köra det förbi (chefens namn) och diskutera hur det skulle fungera?

Om din arbetsplats använder programvara för teamhantering kan det vara lättare att dela ditt fullständiga schema. Du kan också organisera dina uppgifter i Asana, till exempel för att göra de viktiga jobben tydliga att se, inklusive deras deadlines och samarbetspartners.

5. Jag jobbar inte för dig

Dominerande medarbetare kan ta sitt beteende för långt och förväntar sig att du hoppar när de ringer eller accepterar extrajobb från dem. Detta är ännu en situation i desperat behov av gränser.

Innan du vidtar allvarligare åtgärder, försök att resonera med din kollega genom ett välarbetat e-postmeddelande. Det ska vara artigt men bestämt eftersom det etablerar din jämställdhet på arbetsplatsen. Här är några formuleringar att prova:

• Jag är ledsen att höra att din arbetsbörda är överväldigande. Jag kommer inte att kunna hjälpa dig på grund av mitt eget ansvar, men om du vänder dig till din chef kan du utarbeta en mer hållbar plan.
• Tack för att du tänker på mig för det här jobbet, men det passar bättre för en annan avdelning. Om de har tid kan de samarbeta med dig.

6. Sluta prata om människor

Konkurrens på arbetsplatsen är oundviklig. Tyvärr gör det att kollegor strävar efter att sticka ut, även om det innebär att man skär in i samtal för att komma med egna tankar. Vissa människor avbryter också omedvetet och inser inte att det är irriterande.

Det finns diplomatiska sätt att uppmuntra dem att sluta med detta beteende. Eftersom de kanske gör det för uppmärksamhet, vädja till den sidan av dem i ditt e-postmeddelande, samtidigt som du uppmuntrar en mer lagspelare.

Prova något liknande dessa uttryck:

• Du bidrar ofta med värdefulla idéer. Ditt proaktiva förhållningssätt för att hitta lösningar noteras. Varje anställd är lika viktig för företaget och vi gillar att höra allas röster på arbetsplatsen.
• Lagarbete krävs för detta projekt, samt tydlig kommunikation. För att säkerställa ett smidigt samarbete måste alla som bidrar till diskussionen ha lika chans att komma till tals.

Om du försöker hantera ett teamprojekt med människor som tenderar att prata om varandra, kan du ange grundregler i ett gruppmejl. Hitta tips som förbättrar skriftlig kommunikation och använda dem för att skapa en vänlig men produktiv miljö.

7. Sluta skicka sms till mig utanför jobbet

Kontaktaar en arbetskamrat eller din chef dig på din lediga tid? Detta är ett vanligt problem som vanligtvis involverar sms. Det är särskilt obehagligt när du inte är så bekant, eller de vill prata butik medan du behöver koppla av.

Om det inte fungerar att ignorera dessa människor, eller om de går för långt, är din bästa lösning att skicka ett e-postmeddelande till dem som förklarar din hållning. Budskapet ska belysa vikten av yrkesgränser och framför allt din fritid.

Titta på dessa alternativ och se hur du kan anpassa dem efter dina behov:

• Observera att jag kanske inte är tillgänglig för att prata efter öppettider på grund av personliga angelägenheter. Jag diskuterar gärna arbetsrelaterade frågor när jag är tillbaka på kontoret.
• Lika viktigt som mitt arbete är för mig, blir det lidande om jag inte utnyttjar min ledighet fullt ut. Därför hoppas jag att du kan uppskatta mitt behov av att reservera arbetsrelaterad kommunikation för kontorstid.

8. Prata inte så

Medarbetare glömmer ofta att de är i en professionell miljö och kan säga fel sak eller hamna i olämpliga samtal. Detta beteende kan göra en arbetsyta mycket obekväm, mycket snabbt.

Du måste ta itu med sådana problem innan de orsakar friktion och eskalerar. Om du inte kan ta dina kollegor åt sidan på plats kan ett snabbt e-postmeddelande göra susen.

Ta idéer från följande uttryck:

• Även om vi värdesätter ett vänligt samarbete, finns det samtalsämnen som bör förbli utanför arbetsplatsen. Vänligen hjälp oss att upprätthålla en lugn miljö och undvika att diskutera (känsliga ämnen).
• En interaktion ägde rum tidigare idag som gjorde personalen obekväma. Vänligen gör ditt bästa för att upprätthålla en professionell attityd och främja vänligt lagarbete.

Det kan vara användbart att specificera vad som sades, så att din medarbetare vet exakt vad han ska undvika i framtiden. Överväg också att sammanställa en webbsida eller ett dokument som beskriver ovälkomna ämnen och beteenden, som du sedan kan bifoga eller länka till i ditt e-postmeddelande.

Allmänna tips för att skriva e-post för att lösa arbetsplatsproblem

E-postmeddelanden kan vara din bästa vän när det gäller att lösa svåra situationer på kontoret utan att konfrontera personalen ansikte mot ansikte.

Här är några ytterligare tips att tänka på som kan göra processen mer effektiv.

• Balansera ut e-postens negativitet med positiva poäng för att uppmuntra förbättringar.
• Se till att ditt formella språk inte skymmer det du försöker säga.
• Var tydlig och koncis – ovärderlig när skriva långa mejl.
• Spara e-postmeddelandena för framtida referens ifall saken inte förbättras.

Var redo att ta itu med olika utmaningar på arbetsplatsen

Lag möter problem hela tiden, särskilt när de är stressade. Oavsett om det är en fysisk eller digital miljö, om du är chef eller en anställd, är det värt att veta de bästa sätten att ändra vanor till det bättre.

Diplomati via e-post är en sund strategi så länge du uttrycker klagomål tydligt och professionellt. Men förbise inte andra resurser som digitala verktyg som är utformade för att göra lagarbete enklare.

5 verktyg för att övervinna utmaningar med fjärrkommunikation i team

Läs Nästa

Om författaren