8 vanliga kommunikationsmisstag att undvika i virtuella team (och vad man ska göra istället)

Efter att ha förändrat hur din organisation fungerar är det viktigt att du tar dig tid att främja en bra kommunikationskultur i din virtuella arbetsplats. Det beror på att sättet du brukade interagera med kollegor i en traditionell kontorsmiljö inte nödvändigtvis översätts till den virtuella världen.

Att skriva om din kommunikationsbok är därför nyckeln till framgång i ett virtuellt team, och ett sätt att uppnå detta är att veta vad man inte ska göra.

1. Använda e-post som ditt primära kommunikationssätt

Även om e-post fortfarande har en roll att spela på dagens distansarbetsplats, bör det inte vara ditt primära kommunikationssätt. Du kan snabbt tappa reda på meddelanden när de är begravda i din inkorg, vilket leder till minskad produktivitet.

Du kan fortfarande använda e-post för att kommunicera med kunder och rikta potentiella kunder. Det finns dock andra praktiska kommunikationsverktyg som är bättre lämpade för meddelanden och samarbete med dina distanskollegor.

Snabbmeddelandeverktyg som

Slak är bra för snabba konversationer fram och tillbaka och för att skapa kanaler för specifika ämnen eller projekt. Du kan också använda meddelandeappar som Vrida att kommunicera asynkront, medan projektledningsverktyg som Trello eller Asana låter dig skapa, tilldela och spåra uppgifter.

2. Misslyckas med att planera för tidszonsskillnader

I en traditionell kontorsmiljö arbetar människor vanligtvis i samma utrymme och under samma arbetstid. Men när du har virtuella teammedlemmar över olika tidszoner, saker och ting kan bli mer komplicerade om du inte planerar för det.

Du måste vara medveten om tidsskillnaderna och hitta överlappande timmar för att schemalägga möten. Du behöver dock inte memorera dina kollegors tidszoner eller platser för att uppnå detta. Du kan använda tidszonsomvandlare som Tidszon.io eller delade kalenderappar som Calendly för att hjälpa till att schemalägga och hantera mötestider. Detta gör att du kan blockera tid som är bekväm för alla.

3. Förlitar sig för mycket på kommunikation med endast text

Enbart textkommunikation saknar icke-verbala signaler som kroppsspråk, ögonkontakt och ansiktsuttryck, vilket lätt kan leda till feltolkningar och konflikter. I en virtuell miljö är det viktigt att använda olika kommunikationsmedier för att få fram din poäng, inklusive videokonferensverktyg som Google Meet eller Zoom.

Med tanke på att du kanske inte kan träffas fysiskt, erbjuder dessa verktyg det näst bästa genom att du kan se och höra dina kollegor. Förutom att skapa mer personliga kontakter förklarar videosamtal också komplexa uppgifter bättre.

Du kan dock inte alltid hoppa på ett videosamtal, särskilt när du arbetar med människor i andra tidszoner. I så fall kan du använda ett asynkront videoverktyg som Voodle för att spela in och skicka videomeddelanden.

4. Förväntar sig att alla ska vara tillgängliga hela tiden

Som ett resultat av alla kommunikationsverktyg till hands och antagandet av policyer för distansarbete, blir gränserna mellan arbete och privatliv alltmer suddiga. Detta har gett upphov till "alltid på" arbetskultur: de orealistiska förväntningarna på att människor ska vara tillgängliga för att svara på arbetsrelaterade meddelanden eller svara på arbetskrav hela tiden.

För att undvika detta måste du sätta några gränser. Detta inkluderar skapa ett anpassat arbetsschema på distans, ställa in din tillgänglighet i kommunikationsverktygen på din arbetsplats och stänga av aviseringar för icke-brådskande meddelanden utanför arbetstid.

5. Att inte vara uppmärksam på kulturella/religiösa skillnader

På grund av det faktum att distansarbete gör att du kan rekrytera talanger från olika delar av världen, måste du vara medveten om de kulturella och religiösa skillnader som kan påverka kommunikation och team negativt dynamik.

Till exempel kan människor från olika kulturer och religioner hålla särskilda helgdagar, och de kan vara otillgängliga för att arbeta eller ha olika arbetstider under dessa tider. Så du kan behöva spåra dessa dagar och justera deadlines eller kommunikationsplaner därefter.

6. Skapar inte utrymme för tillfälliga samtal

I ett arbete hemifrån kan det vara lätt att förbise behovet av social interaktion mellan kollegor. Dock, ensamhet på distans är ett allvarligt problem som kan minska produktiviteten och arbetstillfredsställelsen.

För att bekämpa detta måste du hitta sätt att uppmuntra tillfälliga samtal. Du kan uppnå detta genom att skapa virtuella vattenkylningsmöjligheter. Till exempel, skapa en distinkt grupp för tillfälliga konversationer i ditt chattverktyg på arbetsplatsen. Det är här du pratar om icke-arbetsrelaterade ämnen, som dina helgplaner, ditt favoritprogram eller hobbyer.

Du kan ytterligare öka engagemanget inom ditt team med dessa kaffepausidéer.

7. Att ha för många möten

Även om det är viktigt att ha regelbundna incheckningar med ditt team, vill du inte överdriva det med möten. Verkligheten är att vissa möten inte är värda din tid, och de kan till och med vara skadliga för din produktivitet.

Så innan du schemalägger ännu ett möte, fråga dig själv om det verkligen är nödvändigt och om det inte finns några andra sätt att kommunicera ditt budskap. När du väljer att ha ett möte, försök att se till att det är så produktivt som möjligt genom att skapa en agenda och dela den i förväg, hålla den kort och bara låta de nödvändiga personerna delta.

Tilldela dessutom någon att korrekt dokumentera mötesprotokollen och spara dem på en central plats där alla kan komma åt dem. Detta kommer att bidra till att minska behovet av framtida möten för att diskutera vad som hände under tidigare sessioner.

8. Att inte känna igen milstolpar och fira framgångar

Att erkänna och fira ditt teams framgångar är viktigt för att öka moralen och engagemanget. Att arbeta hemifrån är ingen anledning att förbise denna viktiga teambuilding-aktivitet.

Du kan lita på verktyg för erkännande av anställda som Bonusly för att fira ditt teams framgångar och erkänna individuella prestationer. Du kan också integrera den i din Slack-arbetsyta, så att teammedlemmar lättare kan ge och ta emot beröm.

Undvik dessa misstag för att förbättra kommunikationen mellan teamet på distans

Även om den distanserade arbetsmiljön har sina utmaningar, erbjuder den också många möjligheter till tillväxt och framgång. För det mesta lär vi oss fortfarande hur vi bäst navigerar i detta nya sätt att arbeta.

Att känna till dessa vanliga fallgropar kan hjälpa dig att undvika dem och skapa en framgångsrik distansarbetsmiljö för dig och ditt team.

5 verktyg för att övervinna utmaningar med fjärrkommunikation i team

Läs Nästa

Om författaren