Hur man stavningskontroll i Google Sheets

Verktyg för stavningskontroll är vanligare förknippade med ordbehandlingsprogram som Microsoft Word eller Google Docs. Men kalkylark innehåller vanligtvis mycket text och att hitta stavfel kan bli väldigt tråkigt när man tittar igenom textväggar.

Stavningskontroll är inte en automatisk funktion eftersom du ofta måste skriva in text som inte är ordboksvänlig i kalkylblad, som förkortningar. Men du kan behöva stavningskontrollera ditt kalkylblad då och då för att få bort några stavfel. Läs vidare för att lära dig några metoder för att köra en stavningskontroll i Google Sheets.

1. Den ursprungliga stavningskontrollen i Google Sheets

Google Sheets har en inbyggd stavningskontroll som du kan använda för att hantera stavfelen i ditt kalkylark. Det är faktiskt ganska användbart, och många hävdar att det är ännu bättre än Excel-versionen, vilket lägger till många skäl att byta till Google Kalkylark. Att använda det är enkelt och kräver bara att du utför några få steg.

Vi skapade nedanstående exempelkalkylark med några stavfel för att demonstrera det inbyggda stavningskontrollverktyget i Google Kalkylark.

När du är klar med stavningskontrollen av ett delat kalkylblad kan du också överväga skydda arken för att förhindra att andra lägger till nya fel.

Här är stegen du behöver följa för att använda den inbyggda stavningskontrollen i Kalkylark:

1. Välj de data du vill utföra en stavningskontroll på. Det finns några sätt du kan gå tillväga för att göra detta:
   • För att välja en enskild cell måste du helt enkelt klicka på cellen.
   • Om du vill markera flera celler håller du ned Ctrl på ditt tangentbord och klicka på cellerna.
   • Om du vill markera flera celler i rad klickar du och drar markören för att markera cellerna.
   • För alla celler i kalkylarket använder du Ctrl + A tangentbordsgenväg.
2. Klicka på Verktyg i den övre raden för att öppna rullgardinsmenyn.
3. Klicka nu på Stavning och då Stavnings kontroll, som öppnar en liten dialogruta i det övre högra hörnet av skärmen med flera alternativ.
4. Du kan välja alternativen i dialogrutan beroende på vilken funktion du vill utföra. Här är vad var och en gör:
   • Förändra: Om du klickar på det här alternativet ändras det markerade felaktiga ordet till det valda ordet i förslagsrutan. Klicka på Förändra ändrar ordet till "Fullkorn". Du kan klicka på den lilla pilen bredvid alternativet och klicka på Ändra alla för att tillämpa ändringarna på alla instanser av fel ord.
   • Strunta i: Om du klickar på Ignorera ignoreras helt enkelt förslaget och går vidare till nästa. Du kan också klicka på den lilla pilen och sedan klicka på Ignorera alla för att ignorera alla föreslagna ändringar.
   • Lägg till i ordboken: Stavningskontrollen är inte perfekt, och ofta kan den markera ett ord som är korrekt men som inte finns i ordboken. Om stavningskontrollen markerar ett ord som du vill använda senare kan du klicka på Lägg till i ordbok, så det kommer inte att flaggas av stavningskontrollen i framtiden. Du kan också se din ordbok genom att klicka på den lilla pilen och Visa personlig ordbok. Här kan du lägga till nya ord genom att skriva dem i textrutan och klicka på Lägg till.

2. Använda kortkommandon för stavningskontroll

Även om det inte är en lång process att komma åt den inbyggda stavningskontrollen, kan det bli tråkigt att göra det flera gånger efter ett tag. Tack och lov har Google en genväg som du kan använda för att komma åt stavningskontrollfunktionen. Innan du använder genvägen måste du dock aktivera den i inställningarna. Här är stegen du måste följa för att göra det:

1. Klicka på Hjälp i den översta raden. Detta öppnar en rullgardinsmeny som låter dig felsöka problem eller lära dig mer om Google Sheets.
2. Klicka på Tangentbordsgenvägar längst ner i rullgardinsmenyn. Detta öppnar ett fönster i mitten av skärmen med en lista med genvägar.
3. Längst ned i genvägsdialogfönstret klickar du på knappen bredvid Aktivera kompatibla kalkylarksgenvägar. Stäng sedan dialogrutan genom att klicka på stängningsknappen i det övre högra hörnet av rutan.
4. För att öppna den inbyggda stavningskontrollen behöver du bara trycka F7 på ditt tangentbord och dialogrutan för stavningskontrollen dyker upp.

3. Använda ett tillägg för stavningskontroll i Google Sheets

Även om Googles inbyggda stavningskontroll kan göra jobbet för de flesta, kan vissa fortfarande behöva ett mer anpassningsbart och korrekt alternativ. För detta kan du installera en tillägg i Google Sheets. För att göra detta, följ dessa steg:

1. Klicka på Tillägg i det översta fältet på din huvudsida i Google Kalkylark.
2. Klicka på Tillägg i rullgardinsmenyn och klicka på Skaffa tillägg. Detta öppnar ett fönster i mitten av skärmen som visar Google Workspace Marketplace. Här kan du leta efter tillägget du vill installera.
3. Skriv "Stavningskontroll" i sökfältet. Förslagsrutan bör visa flera tillägg som du kan installera. I det här fallet använder vi tillägget "Stavningskontroll och grammatikkontroll av Scribens".
4. Klicka på tilläggets namn i förslagsrutan, så kommer du till tilläggets butikssida. Där klickar du bara vidare Installera och sedan vidare Fortsätta i bekräftelserutan.

Använda Scribens-tillägget

Google Sheets bör installera tillägget inom några sekunder. För att använda den, följ dessa steg:

1. Välj de celler du vill utföra stavningskontrollen på.
2. Klicka på Tillägg. Där, klicka på Stavningskontroll och grammatikkontroll av Scribens av tillägget och klicka på Kontrollera. För förstagångsanvändare kan du behöva göra en kort installation.
3. Klicka på önskat förslag i den blå rutan för att tillämpa det. Du kan också kassera förslaget genom att klicka på kryssikonen i det övre högra hörnet av rutan.

Välj hur du stavningskontroll i Google Sheets

Som du har sett i exemplen ovan finns det flera sätt att köra en stavningskontroll i Kalkylark. Du kan använda det inbyggda stavningskontrollverktyget eller ladda ner ett tredjepartstillägg, vilket kan vara mycket enklare och mer exakt.

Båda alternativen är relativt enkla att använda och kommer att spara mycket tid jämfört med att noggrant kontrollera dina kalkylblad manuellt.

4 skäl till varför Google Sheets är den bästa programvaran du kan använda som entreprenör

Läs Nästa

Om författaren