Hur du använder dina meddelandeappar på arbetsplatsen mer effektivt

Messaging-applikationer har utan tvekan förändrat hur vi kommunicerar på arbetsplatsen, särskilt under vår övergång till distansarbete och bort från e-post, som har varit det de facto kommunikationsverktyget för det lång.

Trots de många produktivitetshöjande funktionerna som många av dessa appar erbjuder, kan vi också hävda att de tenderar att göra tvärtom.

Dödar meddelandeappar din produktivitet? Eller kanske är det hur du använder dem? Låt oss dyka djupare.

5 olika sätt som Workplace Messaging-appar kan begränsa din produktivitet

1. Informationsöverbelastning

Som om e-post överbelastning var inte ett tillräckligt stort problem, nu måste du brottas med den ständiga strömmen av meddelanden i dina chattappar, som för det mesta har blivit de nya inkorgarna. Liksom alla skräppost i din inkorg är inte alla meddelanden i dina chattappar värda din uppmärksamhet.

Du har antagligen befunnit dig i en Slack-kanal som du inte skulle vara i eller en full med för många deltagare, eller så har du kollegor som diskuterar det senaste kändisskvallret i en kanal avsedd för arbetsrelaterat frågor.

Resultatet är informationsöverbelastning, vilket kan vara lika försvagande som en överfull e-postkorg, vilket leder till beslutströtthet, stress och i slutändan minskad produktivitet.

2. Vital information går förlorad

En av bieffekterna av informationsöverbelastning är att viss viktig information försvinner i blandningen. Om du misslyckas med att anta de rätta processerna kan arbetsrelaterad information snabbt begravas under en hög med vattenkylarprat eller diskussioner utanför ämnet.

Det slutar med att du ägnar större delen av din arbetsdag åt att sålla igenom ett hav av meddelanden från en kanal eller kommunikationsapp till en annan i hopp om att hitta den där kritiska informationen du behöver. Detta kan vara en övning i meningslöshet och en enorm tidsslöseri på arbetsplatsen.

3. För många kommunikationsappar

Vilket internt kommunikationsverktyg använder du för att kommunicera med dina distanskollegor? Microsoft Teams? Slak? E-post? WhatsApp?

Kanske en blandning av allt ovan?

I din sökning efter den senaste och mest funktionsspäckade meddelandeappen på arbetsplatsen kan du ha installerat för många av dem, vilket snabbt kan förvandlas till en produktivitetsmardröm.

Om du ständigt hoppar från en app till en annan under dagen, slösar du bort tid och splittrar din uppmärksamhet, vilket gör det svårt att fokusera på någon uppgift.

Som sagt, du kanske vill hitta sätt att undvika överanvändning av kommunikations- och samarbetsappar på din arbetsplats.

4. Du är "alltid-på"

Konstant uppkoppling och förväntningar på att alltid vara tillgänglig för att svara på meddelanden har blivit normen på dagens arbetsplats. Men denna kultur att alltid vara "på" och arbeta utanför gränserna för traditionella arbetstider kan leda till flera oönskade konsekvenser.

För det första är att arbeta längre timmar inte nödvändigtvis att vara mer produktiv. Faktum är att det ofta har motsatt effekt. Om du kommer på att du arbetar långt in på natten eller på helger, kommer du sannolikt att bli utbränd snabbt, vilket kommer att leda till minskad arbetskvalitet och prestation.

Men det handlar inte bara om ditt yrkesliv, eftersom ditt privatliv också snabbt kan börja lida. Det finns lite tid för avkoppling och föryngring när du alltid är "på", vilket leder till psykiska och fysiska hälsoproblem.

5. Meddelanden som aldrig slutar

I din strävan efter att bli mer uppkopplad i hopp om att öka din produktivitet kan du av misstag ha registrerat dig för en oändlig ström av aviseringar från dina chattappar. Vid första anblicken kan de där små röda popup-fönsterna och stickorna verka ofarliga, men de kan snabbt bli en enorm distraktion som oavsiktligt leder till kontextbyte och minskad produktivitet.

Ibland kan det räcka att bara se de röda popup-fönsterna (även om du inte läser meddelandena) för att få dig att tappa fokus och störa ditt flöde.

Så vad kan du göra för att undvika dessa produktivitetsfällor?

Toppstrategier för att uppnå produktiv kommunikation på arbetsplatsen

1. Omfamna asynkron kommunikation

Att lägga för mycket vikt vid omedelbara svar och realtidskommunikation, särskilt när gruppmedlemmar arbetar i olika tidszoner, kan göra mer skada än nytta.

Istället för att förvänta dig (eller ännu värre, kräva) omedelbara svar, omfamna asynkron kommunikation. Denna kommunikationsstil låter dig svara på meddelanden på din egen tid, minskar avbrott och ger dig möjlighet att fokusera på viktigare uppgifter.

Du behöver inte alltid lägga till ytterligare en kommunikationsapp till din arsenal när du hittar en ny. Det tar tid för alla i ditt team att vänja sig vid ett nytt verktyg, så det är ofta bättre att bara hålla fast vid det du har, särskilt när det redan erbjuder de funktioner du behöver.

Istället för att registrera dig för ännu en app, ta dig tid att utvärdera dina befintliga verktyg för att se om du kan integrera dem med de andra apparna du använder för att effektivisera ditt arbetsflöde. På så sätt behöver du inte byta app lika ofta, och du kan undvika den tillhörande produktivitetsförlusten.

3. Skapa en intern wiki

En intern wiki är ett centralt arkiv för ditt teams kunskap och information. Det är ett utmärkt sätt att hålla all din viktiga information organiserad och tillgänglig på ett ställe.

En wiki kan hjälpa till att minska behovet av konstant kommunikation genom att göra det enkelt för teammedlemmar att hitta svar på sina frågor. Du kan också använda din interna wiki för att skapa en kommunikationsbok med ditt team för att dokumentera bästa praxis och företagsomfattande riktlinjer.

Detta kan inkludera allt från hur och när du ska använda specifika verktyg, till att definiera vad du anser vara "brådskande" kommunikation och den ideala svarstiden.

Sättet du använder dina kommunikations- och samarbetsverktyg kan avsevärt påverka din produktivitet. Om du ständigt avbryts av aviseringar, försök anpassa dina inställningar för att minimera distraktioner.

Du kan till exempel inaktivera aviseringar för specifika kanaler eller konversationer, ställa in Stör ej-timmar eller till och med snooza aviseringar helt under din schemalagda fokustid. Genom att anpassa dina verktyg så att de passar dina behov bättre kan du ta tillbaka kontrollen över din produktivitet.

Dessutom, om du använder Slack, kan du lägga till @Must-Read tillägg till din arbetsyta för att säkerställa att brådskande meddelanden alltid syns. Denna Slack-app låter dig markera specifika meddelanden som måste läsas, och teammedlemmar kommer att ha alla sina kritiska meddelanden i en batch för att undvika att slösa tid på att rulla igenom chatthistoriken.

Använd dina meddelandeappar på rätt sätt för att maximera produktiviteten

Även om chattappar kan vara ett bra sätt att öka produktiviteten, kan de också vara en betydande distraktion om de inte används på rätt sätt. Vi kan dra slutsatsen att det främst beror på hur du använder dessa verktyg.

Genom att följa strategierna ovan kan du ta tillbaka kontrollen över din produktivitet och undvika dessa produktivitetsfällor.

Hur man övervinner överbelastning av samarbete på din arbetsplats

Läs Nästa

Om författaren