Hur du håller reda på dina uppgifter med hjälp av en eftersläpning i Notion

Att föra en daglig att-göra-lista är ett utmärkt sätt att hålla koll på dina uppgifter, men du kommer aldrig att känna att du gör framsteg om du fortsätter att lägga till objekt när de dyker upp. Du kan förhindra att detta händer genom att använda en eftersläpning.

I den här artikeln kommer vi att förklara vad det är och hur du kan göra en i Notion.

Vad är en eftersläpning i idé?

En backlog är en huvudlista över dina att göra som inte är brådskande eller aktuella. När du lär dig om en ny uppgift, parkerar du den på din backlog istället för att skriva den på din nuvarande att-göra-lista eller tilldela den till ett datum direkt.

Den största fördelen med att använda en eftersläpning är att du inte glömmer uppgiften, men det nya uppdraget blir inte heller en distraktion eftersom du vet att du kommer till det senare. Du kan också använda den här huvudlistan, eller en serie av dem, för att hjälpa dig få din att göra-lista på rätt spår igen om du känner dig lite oorganiserad.

När du väl har skapat din eftersläpning hänvisar du till den när du skriver din dagliga till-lista, flyttar över objekt baserat på prioritet eller som du tycker är lämpligt.

Att hålla en eftersläpning ger dig dessutom tid att överväga vikten av en uppgift snarare än att bara göra den direkt eftersom du är upprymd eller orolig. Ibland kan en uppgift som verkar vara en bra idé för tillfället visa sig vara oseriös.

Välja mellan en checklista eller databas i Notion

Det finns många sätt du kan göra en eftersläpning i Notion. Du får till och med jobbet gjort snabbt genom att skapa en ny sida och lägga till en punktlista. Det kan dock vara lätt att glömma detaljer i din vardagliga sysselsättning.

Att inkludera några uppmaningar om extra anteckningar kommer säkert att hjälpa dig senare när du hänvisar till din eftersläpning. Plus, Notion har alla möjliga coola funktioner tillgängliga - så varför inte använda dem? I det här exemplet visar vi dig hur du skapar en eftersläpning med hjälp av en tabelldatabas.

När du följer med, tänk på hur du skulle anpassa det för att passa ditt arbetsflöde – och om du är ny på Notion kanske du vill läs om hur du använder databaser för att förstå hur mångsidiga de är.

Hur man gör en eftersläpning

För att komma igång med din eftersläpning, skapa en ny sida genom att välja alternativet i det nedre vänstra hörnet och ge den en titel. För den här sidan behöver du ingen mall. Tryck Stiga på på ditt tangentbord för att fungera utan en, och nu är du i textredigeraren.

I redigeraren, tryck på snedstrecket framåt för att ta fram kommandomenyn och börja skriva tabell. Leta upp och välj Tabellvy och då Ny databas längst ner på Välj datakälla meny.

Din nya tabell kommer att visas med en namn och Taggar kolumn. Ta bort kolumnen "Taggar" genom att klicka på dess namn och välja Ta bort egendom.

Kolumnen Namn du vill behålla. Det är här du kommer att inkludera titeln på din uppgift - som blir en egen sida om du behöver lägga till fler anteckningar om projektet.

För att skapa Prioritet kolumnen klickar du på lägg till-symbolen uppe till höger i tabellen. Skriv rubriken i fältet nedan Redigera egenskap och under Typ välja Välj.

Nu är du redo att välja menyalternativ. Klicka i en cell i kolumnen Prioritet och skriv låg. Du kommer att se en uppmaning att skapa låg som ett alternativ när du väl gör det.

Det här alternativet kommer nu att visas i listan, där du också kan klicka på de tre prickarna för att ändra dess färg. Upprepa med de andra alternativen och eventuella ytterligare du vill lägga till.

För Tidslinje och Vem frågar? kolumner, lägg till en ny kolumn som du gjorde med kolumnen Prioritet, men välj Text som egenskapstyp.

Du kan också använda en Datum egenskap för kolumnen Tidslinje. Men med hjälp av ett textfält kan du ange lösare tidslinjer som nästa månad, ASAP eller när som helst, så du behöver inte oroa dig för att tilldela ett exakt datum när du skriver ner anteckningar.

"Vem frågar?" kolumnen är också till för att hjälpa till att prioritera ett objekt och för att påminna dig vem du är ansvarig inför, vilket kanske inte är nödvändigt om det är en personlig att-göra-lista.

Tänk på att du kan anpassa detta på vilket sätt du vill. Andra förslag för din eftersläpning kan vara en Länk kolumn om du ofta behöver kontrollera länkar, a Filer och media kolumn om du behöver referera till bilagor eller PM, eller en Skapat tid kolumnen om du vill ha ett snabbt sätt att kontrollera när du skapade en uppgift.

När du skapar dina kolumner, tänk bara på vilken typ av information du ofta behöver referera till när du arbetar. För att undvika att ditt bord blir rörigt kan du fylla i extra information genom att klicka på uppgiftssidan.

Hur man flyttar över uppgifter i Notion

När du är redo att ta dig an en uppgift från din eftersläpning kan du flytta den till din nuvarande att göra-lista på två sätt. Ett sätt är att högerklicka på raden och välja Flytta till. Därifrån väljer du sidan från listan med alternativ, och den flyttas över. Du hittar den längst ner på sidan, där du kan dra och släppa den var du vill.

Det andra sättet att flytta objekt från din eftersläpning är att dra och släppa dem direkt från tabellen till sidofältet och hålla muspekaren över sidan dit du vill att de ska hamna. Liksom den första metoden kommer den också att visas längst ner på din sida.

Om du använder en databas för din att göra-lista och egenskaperna matchar, kommer informationen att visas på samma sätt när du flyttar uppgiften på plats.

Antalet uppgifter du flyttar över är upp till dig, men om du letar efter ett förslag, Ivy Lee-metoden använder sex uppgifter om dagen. Det viktiga att komma ihåg är att undvika att lägga fler objekt på din lista när du väl har markerat allt.

Förkorta din dagliga att göra-lista med Notion

En backlog hjälper dig att hålla din dagliga att göra-lista organiserad och aktuell. Genom att använda en kan du vara mer avsiktlig när det gäller att välja dina uppgifter, och du kan hålla en kortare daglig lista utan att känna att du glömmer något.

Varför inte prova med din nuvarande att göra-lista för att se om det fungerar för dig?

Hur man beskriver ett arbetsflöde i Notion

Läs Nästa

Om författaren