Hur man lägger till eller tar bort en digital signatur i Microsoft Office-filer

Vi undertecknar alla dokument för olika ändamål som officiella brev, hyreskontrakt av vår lägenhet, dokument om projekt som ska delas med medarbetare och låneansökningar.

Det är dock enklare och ofta säkrare att sätta dina signaturer på dokument om de görs digitalt. Med Microsoft Office-filer som Word, Excel och PowerPoint kan du enkelt lägga till digitala signaturer. Låt oss se hur det går till.

Vad är en digital signatur och varför lägga till en?

En digital signatur är en typ av elektronisk signatur som används för att validera äktheten och integriteten hos digital information som e-postmeddelanden, kreditkortstransaktioner och dokument. Microsoft Word- och Excel-filer kan signeras digitalt, och det finns många sätt att signera PDF-filer för.

Om du signerar ett dokument digitalt kommer det att bekräfta att informationen i dokumentet kommer från dig och inte har ändrats sedan du undertecknade det. Så det är som ett virtuellt fingeravtryck eller en elektronisk representation av din handskrivna signatur.

Fast det finns många appar för att signera dokument online, ger Microsoft Office dig möjlighet att skapa digitala signaturer i Word-, Excel- och PowerPoint-filer. Du behöver inte ta en utskrift av ett dokument, skriva under med en penna och sedan skanna och skicka det. Du kan bara skapa en digital signatur i en Office-fil och e-posta den.

Att lägga till en digital signatur hjälper till att göra dokumentet autentiskt och officiellt. Det garanterar också icke-avvisande, vilket innebär att det bevisar för alla parter ursprunget till det signerade innehållet.

Dessutom, enligt Microsoft, signaturer i Microsoft Word-, Microsoft Excel- eller Microsoft PowerPoint-filer, som är tidsstämplade av en säker tidsstämpelserver, har under vissa omständigheter giltigheten av en notarisering.

Hur man gör en digital signatur officiell

Du måste ha ett digitalt signeringscertifikat för att bekräfta din identitet och göra det officiellt. När du skickar en digitalt signerad Microsoft Office-fil ingår det digitala certifikatet i den tillsammans med en offentlig nyckel.

Digitala certifikat utfärdas av en certifieringsmyndighet (CA). Ett certifikat är vanligtvis giltigt i ett år, varefter undertecknaren måste förnya eller skaffa ett nytt signeringscertifikat för att fastställa identitet.

Om du inte vill köpa ett certifikat, eller behöver signera dokumentet omedelbart, kan du också skapa ditt certifikat. I Windows beror processen för att skapa ditt certifikat på vilken Windows-version du använder – Windows 10, 8, 7, Vista eller XP.

För att veta mer om digitala certifikattjänster eller instruktioner om hur du skapar ditt certifikat, besök denna Microsoft supportsida.

Hur man lägger till en digital signatur till en Microsoft Office-fil

Du kan lägga till digitala signaturer i Word-, Excel- och PowerPoint-filer. För att lägga till en digital signatur måste du ha en öppen dokumentfil av Word eller ett Excel-ark. Processen för Word och Excel är liknande, så låt oss utforska hur man lägger till en digital signatur på en Word-fil.

1. I den öppna Word-filen, till exempel, i slutet där du signerar ett dokument, placera pekaren där du vill skapa en digital signatur.
2. Klicka på Föra in flik. Signaturradlistan kommer att finnas i textgruppen uppe till höger.
3. Klick Microsoft Office-signatur Linje. En flik för signaturinställningar öppnas för dig att fylla i med några fält.
4. Lägg till relevant information i dialogrutan Signaturinställningar: Föreslagen undertecknare: (det här skulle vara ditt namn), Undertecknarens titel: (din beteckning), och Undertecknarens e-postadress: (din e-postadress om du vill ge den).
5. Under instruktioner till undertecknaren kommer det att finnas en standardinstruktion: Innan du signerar detta dokument, kontrollera att innehållet du signerar är korrekt. Denna instruktion kan ändras och nedan kommer det att finnas två alternativ som du kan ställa in genom att markera kryssrutor: Tillåt undertecknaren att lägga till kommentarer i dialogrutan Signera och Visa signeringsdatum i signaturen linje.
6. När du har fyllt i dina uppgifter klickar du OK. Du kommer nu att kunna se en signaturrad med ditt namn och titel under.

Låt oss nu se hur man lägger till en signatur på signaturraden.

1. Högerklicka signaturraden i filen. Välj sedan Tecken från menyn.
2. Du kan lägga till din signatur på följande tre sätt:
   • Om du vill lägga till en tryckt skylt, skriv bara ditt namn nära X symbol.
   • Om du har en bild av din signatur, klicka på Välj Signaturbild fliken och klicka Välj Bild— Filutforskaren öppnas och du kan lägga till bilden av din signatur genom att bläddra igenom din dator.
   • För det tredje, om du har en surfplatta kan du också lägga till en handskriven signatur genom att skriva under bredvid X på signaturraden.
3. Du kan också lägga till detaljer om undertecknaren (vilken skulle vara du), som din roll och adressen till produktionsplatsen, genom att klicka på Detaljer knapp.
4. Klicka sedan på i slutet Tecken på botten.
5. Du kommer att få en uppmaning om signaturbekräftelse. Då kommer din signatur att visas på signaturraden i ditt dokument. Nu kan du skicka ditt digitalt signerade dokument.

Hur man tar bort en digital signatur

Att ta bort en digital signatur är en fråga om ett par klick.

1. Öppna Microsoft Word- eller Excel-filen med en digital signatur.
2. Högerklicka på Signaturlinje.
3. Klick Ta bort signatur. En prompt kommer att dyka upp som ber dig att bekräfta borttagningen av signaturen.

Din digitala signatur kommer att tas bort från dokumentet. Om du redigerar dokumentet tas även signaturerna bort från det.

Hur man lägger till eller tar bort en osynlig digital signatur

Till skillnad från en synlig signatur lägger en osynlig digital signatur inte till några märken eller text i dokumentet. Snarare lägger en osynlig signatur endast till metadata till dokumentfilen för att säkerställa dokumentets äkthet utan att ändra dess innehåll.

Du kan lägga till en osynlig digital signatur till en Microsoft Office-fil med följande steg:

1. Öppna Word-, Excel- eller PowerPoint-dokumentet och klicka Fil. De Info sektionen öppnas.
2. Välj Skydda dokument.
3. Välj sedan från rullgardinsmenyn Lägg till en digital signatur.
4. Den digitala signaturrutan öppnas. Skriv in syftet med att signera dokumentet i dialogrutan.
5. Klicka sedan Tecken.
6. De Info avsnitt kommer då att visa att dokumentet har undertecknats och markerats som slutgiltigt.

När en fil är digitalt signerad blir den ett skrivskyddat dokument för att förhindra ytterligare ändringar.

Det är också enkelt att ta bort en osynlig digital signatur.

1. Öppna filen med den osynliga digitala signaturen. Du kommer att se två meddelanden överst - ett att dokumentet är markerat som slutgiltigt och det andra som säger att dokumentet innehåller giltiga signaturer.
2. På den andra Signaturer meddelanderad, klicka på Visa signaturer. De Signaturer rutan öppnas på höger sida av dokumentet.
3. Klicka på pil bredvid signaturnamnet.
4. Klicka sedan Ta bort signatur från rullgardinsmenyn.
5. Slutligen, klicka Ja på prompten som visas. Och din osynliga digitala signatur kommer att tas bort.

Ge dina Office-dokument autenticitet och säkerhet med din digitala signatur

Digitala signaturer lägger till ett lager av förtroende och autenticitet till dina dokument. Det ingjuter förtroende hos dina medarbetare och mottagarna av dina dokument.

Dessutom har du tryggheten att dina dokument är säkra och inte kan manipuleras. Så gör dina officiella och personliga transaktioner enklare och säkra genom att lägga till digitala signaturer till dina Microsoft Office-filer.

Hur man digitalt signerar ett Microsoft Word-dokument

Läs Nästa

Om författaren