Hur man upprätthåller ett effektivt schema för säkerhetskopiering (och varför du borde)

Vem som helst riskerar att oåterkalleligt förlora viktiga filer och mappar om de inte säkerhetskopierar sina data. För privatpersoner kan förlusten av foton, videofiler och dokument leda till frustrationer, olägenheter och till och med konkurs.

Däremot kan ångesten att förlora data undvikas genom att utveckla och underhålla en noggrann schemaläggningsstrategi. Det primära syftet med schemaläggning av säkerhetskopiering är att fastställa tidsramar för säkerhetskopiering av data, databaser eller hela system.

Så varför behöver du säkerhetskopiering av data? Och hur kan du effektivt upprätthålla ett schema för dina säkerhetskopior?

Varför du behöver säkerhetskopiera dina data

Tänk på hoten mot känslig data, från hårdvarufel till stulna datorer till ransomware. Dataförlust kan störa produktiviteten och förlama företag. Här är de främsta anledningarna till att upprätthålla säkerhetskopior av data.

Förhindra dataförlust

Den mest uppenbara anledningen till säkerhetskopiering av data är att spara viktiga filer i händelse av dataförlust. Hårddiskfel och systemkrascher är inte ovanliga.

För individer är säkerhetskopior särskilt viktiga för att återställa data från ett skadat operativsystem (OS). Vissa operativsystem misslyckas på grund av felaktig tilldelning av minnesutrymme, programkorruption eller flera appfel som ackumuleras över tiden. Med säkerhetskopior kan du snabbt återställa specifika filer eller hela systemet.

Kontinuitet i verksamheten

Många småföretagare förlitar sig på datorer för att driva kritiska verksamheter som mänskliga resurser, ekonomi och marknadsföring. Om sådana ägare inte säkerhetskopierar filer som innehåller viktig information riskerar de att skada sina företag, möjligen till den grad att de stänger dörrar för gott.

Dataförlust kan uppstå på grund av mänskliga fel, fysisk stöld och till och med maskinvarufel på grund av ransomware-attacker. Säkerhetskopieringar gör att du snabbt kan återuppta produktiviteten i händelse av dataförlust.

Konkurrensfördel

Dataintrång påverkar intressentrelationer och minskar förtroendet för själva verksamheten. Kunder, anställda, aktieägare och investerare litar på att företag har massor av data om dem. Att ha pålitliga och säkra säkerhetskopieringar av data gör att folk vill arbeta med dig.

Att ha en solid backupplan innebär att din dörr förblir öppen för intressenter som en gång var en del av konkurrerande företag som inte kunde överleva en störande händelse som ett dataintrång.

Revisioner, skatter och arkiv

Entreprenörer är skyldiga att rapportera och återge regulatoriska uppgifter för skatteändamål. Genom att säkerhetskopiera finansiell information och regulatorisk information kommer du att kunna visa dina böcker för revisorer och skattemyndigheter även efter dataförlust.

En av de främsta anledningarna till säkerhetskopiering av data är att ha ett säkert arkiv av din viktiga information. Beroende på ditt yrke kan du behöva föra register i många år. Att föra korrekta register kan till exempel göra dig mycket populär bland individer inom hälso- och sjukvård, juridik och finanssektorer.

Undvik extraarbete

Datasäkerhetskopiering förhindrar att uppgifter görs om efter dataförlust. Oavsett om du återskapar kalkylark eller ställer in system igen, kommer du att ha mycket arbete att göra igen när data försvinner.

Medan du kan reparera en död hårddisk för att återställa data, det finns ingen garanti för att processen kommer att lyckas. Tänk på att du måste göra om allt i händelse av stora förluster, och få kan överleva det.

Tips för att underhålla säkerhetskopior

Att förlora timmar av arbete till ett systemfel eller annan katastrof är något som du kan undvika genom att upprätta och underhålla säkerhetskopior. Här är en lista över saker du kan göra för att hålla din data välskött.

Kryptera allt

Du vill inte att känsliga uppgifter som personaluppgifter och kundinformation ska läcka ut om ditt nätverk eller molnleverantör hackas.

De mest säkra molnlagringsleverantörer erbjuda någon form av kryptering för att säkerställa att data som lämnar din dator är krypterad. På så sätt, även om angripare får tillgång till din data, kan de inte dekryptera den utan dina nycklar.

Schemalägg frekventa säkerhetskopieringar

Kom ihåg att du riskerar att förlora all data som matats in eller ändrats sedan den senaste säkerhetskopieringen. Genom att implementera täta och regelbundna säkerhetskopieringar kan du undvika att förlora stora mängder data i händelse av en katastrof. För att säkerställa att du inte missar att säkerhetskopiera dina data, överväg att automatisera säkerhetskopieringsprocessen, särskilt om du använder en molntjänst.

Varje säkerhetskopiering kräver någon form av backup-media. Till exempel använder disksäkerhetskopior diskar, bandsäkerhetskopieringar använder band och molnsäkerhetskopior använder diskar för cachning. Lagringsmedia varar dock inte för evigt, så det är viktigt att ha regler som definierar den förväntade livslängden för dina backup-band och -diskar.

Koppla ur fysiska säkerhetskopior

Detta är viktigt för att bekämpa ransomware (men inte idiotsäker). Om du säkerhetskopiera din information med hjälp av en extern enhetmåste du koppla ur den efter varje säkerhetskopiering. Det beror på att om cyberbrottslingar infekterar ditt huvudsystem och den externa enheten fortfarande är ansluten, kan de kryptera det också, vilket gör det helt ineffektivt. Åtminstone genom att lagra din data någon annanstans, säkerställer du att ytterligare en kopia hålls borta från potentiell ransomware-infektion.

Organisera och märk konsekvent

Om du säkerhetskopierar data med flera enheter, vill du veta vilket arkiv som kommer från vilken hårdvara. Det är därför det är viktigt att organisera dina säkerhetskopior på ett sätt så att du enkelt kan hitta dem när du behöver dem. Om du arbetar med ett team och använder gratis molnlagringsleverantörer som Dropbox och Google Drive skulle det vara bäst att ha en konsekvent standard för att organisera och namnge i hela systemet.

Testa säkerhetskopior

Säkerhetskopiering kan misslyckas. Konfigurationsfel kan förhindra att viktiga data säkerhetskopieras eller till och med återställs. Varje minut som din data är otillgänglig kan kosta dig pengar, vilket är en bra anledning att schemalägga regelbundna backuptester.

En periodisk återställningsövning för individer är att ta en säkerhetskopia och ladda om den till en dator för att säkerställa att den fungerar. Om du använder en tredjepartstjänst för att lagra dina data, se till att avtalet kräver att tjänsteleverantören testar läsbarheten av säkerhetskopior av data.

När är bästa tiden att göra regelbundna säkerhetskopieringar?

Datasäkerhetskopiering är inget du gör en gång om året och glömmer bort. För bästa resultat, gör säkerhetskopior konsekvent och regelbundet för att minimera mängden data som går förlorad mellan säkerhetskopieringarna. Ju längre tid det tar att säkerhetskopiera kopior, desto högre är risken för dataförlust när man återhämtar sig från dem.

Tidsramarna för säkerhetskopiering beror på vilken enhet du säkerhetskopierar, oavsett om det är personligt eller företag, och tiden på dygnet för att utföra säkerhetskopiering.

Om du använder din dator ofta (dvs. spenderar över 10 timmar i veckan på din PC) bör du säkerhetskopiera dina data varje vecka. Enstaka PC-användare (de som tillbringar fem timmar eller mindre) bör på liknande sätt utföra data tillbaka minst en gång i veckan. Men om du äger en e-handelsbutik skulle det vara idealiskt att utföra dagliga säkerhetskopior.

För organisationer är den idealiska tiden att exekvera data under öppettider eftersom det ofta är den tidpunkt då de minsta personerna använder data. Om du behöver ett större backupfönster är cirka 19.00 en bra tid att börja.

Andra idealiska tidsramar för att säkerhetskopiera data inkluderar när inga andra säkerhetskopieringar körs och när det finns minst minne och diskanvändning.

Hur håller du dig till ett tidskrävande schema?

När du har bestämt dig för tidpunkter kan du sedan välja det bästa sättet att utföra säkerhetskopiering av data. Till exempel kan automatisering vara ett idealiskt val när det gäller stora och frekventa säkerhetskopieringar.

Det skulle också vara bäst att överväga vilken data som behöver säkerhetskopieras och vad som inte gör det. Att säkerhetskopiera alla filer hela tiden kanske inte är en bra idé. Detta betyder inte att du inte ska säkerhetskopiera allt, men du bör prioritera säkerhetskopiering av viktiga filer och ofta ändrade mappar.

Känsliga filer som affärskontrakt, finansiella data och personligt identifierbar information bör prioriteras och säkerhetskopieras i enlighet med detta. För att spara tid och serverutrymme kan du ignorera mindre viktig data (som skärmdumpar som redan laddats upp på webben).

Om du arbetar med ett stort team bör din säkerhetskopieringsstrategi också inkludera vem som ansvarar för att utföra säkerhetskopieringar. Du skulle också behöva namnge de personer som är ansvariga för att övervaka framgången för säkerhetskopieringarna.

Säkerhetskopiera dina data för att förhindra dataförlust

Att säkerhetskopiera all din data är ett av de bästa sätten att förhindra dataförlust. Säkerhetskopieringar kan skydda dig från oavsiktlig eller avsiktlig radering av data, hårddiskfel och ransomware-attacker.

Säkerhetskopiering ger säkerhet för känslig person- och organisationsdata och ger dig och dina kunder sinnesfrid. Som en tumregel, säkerhetskopiera allt du anser vara viktigt regelbundet och så snart som möjligt.

De 7 bästa onlinetjänsterna för säkerhetskopiering för att hålla dina data säkra

Läs Nästa

Om författaren