8 verktyg för att effektivisera fjärrarbetsprocesser

Att driva ett avlägset företag utan huvudkontor, flexibla scheman och möjligheten att åka var som helst i världen medan du arbetar är spännande. Men det kan också vara skrämmande och kräver mycket arbete.

Det som är bra är att tekniken är på din sida. Det finns massor av programvara som du kan använda för att öka din effektivitet, organisera arbetsflöden, effektivisera processer och förbättra teamsamarbetet.

Den här listan är inte uttömmande, men här är några av verktygen som du kan börja använda för ditt fjärrföretag.

1. Sökande spårningssystem

Oavsett om du är en nystartad eller ett stort företag kan du dra nytta av ett sökandespårningssystem (ATS). Dessa program låter dig hitta all viktig information om din sökande – från deras e-postmeddelanden, intervjuer, scheman och relevanta uppgifter, allt på ett ställe.

ATS gör det enkelt att rekrytera och anställa genom att använda AI för att screena kandidater, vilket sparar mycket tid från att manuellt rensa bort kandidater som inte passar räkningen. De hjälper dig också att hitta de bästa kandidaterna genom att rangordna dem baserat på deras kompetens och erfarenhet. Några av de mest använda ATS inkluderar

Arbetsdag och Växthus.

I denna digitala tidsålder där falska certifikat och falska identiteter frodas, är bakgrundskontroller avgörande för att hålla en säker och säker arbetsplats för både anställda och kunder.

Verktyg för bakgrundskontroll som Goodhire och Chekr är också viktiga för att verifiera den potentiella information som kandidater har delat med dem.

Dessa verktyg är kompatibla med juridiska krav och ger företag en egen instrumentpanel som hjälper dem att hantera och spåra resultaten av deras bakgrundskontroller. De flesta av dessa verktyg integreras också med ATS och andra stora HR-plattformar.

3. Programvara för projektledning

Att hantera externa team kan vara utmanande. Programvara för projekthantering ger ett enkelt sätt att organisera arbetsflöden, hålla reda på individuella och teamframsteg, utveckla projekt och få insikter om teamets framsteg.

Om du leder ett globalt team använder du programvara för projektledning som Asana eller Klicka Upp kan hjälpa dig spara mycket tid att kommunicera och samarbeta med ditt team. Dessa verktyg underlättar sömlöst samarbete mellan teammedlemmar alla inom plattformen – inget behov av e-postmeddelanden och onödiga möten!

4. Programvara för elektroniska signaturer

Att driva ett distansföretag betyder inte att du kan hoppa över viktiga processer som att underteckna dokument och kontrakt. Fjärrinstallationen kan göra det svårt att signera känsliga dokument.

Ingen vill dela sina e-signaturer utan att först ha sett till att plattformen är säker. Det som är bra är att verktyg som Pandadoc och DocuSign är att de underlättar distribution och insamling av känsliga dokument tillsammans med e-signaturer. Det finns gott om andra appar för att signera dokument online där ute som du kan kolla.

E-signaturer anses vara likvärdiga med traditionella signaturer. De är juridiskt bindande om parterna tillåter dig att säkert ladda upp filer och signera digitala dokument. I alla fall, lagligheten för elektroniska signaturer varierar beroende på var du befinner dig i världen.

5. Wiki

Informationsspridning och utbildning kan vara utmanande att göra när man driver ett distansföretag. En företagswiki fungerar som ett centralt arkiv eller databas med kunskap.

Det ger alla tillgång till dokument och viktiga processer i medarbetarnas arbetsflöden. De är lätta att komma åt, redigera och dela, så att distansarbetare förblir informerade om ändringar, uppdateringar och nya policyer på jobbet.

Det gör introduktionen enklare och ger nyanställda möjlighet att navigera sig igenom företaget. Det underlättar fjärrarbete och fungerar som en guide där de kan lära sig om företagets processer. Några wikis du kan överväga är XWiki och SlimWiki. Det finns många andra webbplatser som hjälper dig att skapa din egen Wiki.

6. Programvara för erkännande av anställda

På grund av begränsad interaktion och stöd känner många distansarbetare sig ofta isolerade och osynliga. Många studier visar att erkännande och lämplig feedback i rätt tid inte bara ökar människors prestationer, utan också förbättrar kvarhållning och arbetstillfredsställelse.

Plattformar som Motivositet ge teammedlemmar möjlighet att lära sig om andra i teamet, uppskatta varandra och lyfta fram deras vinster, ge platsbonusar och skapa anpassade utmärkelser och märken som teamen kan sträva efter.

Motivosity låter teammedlemmar ge ut Motivosity-pengar som anställda kan använda för att köpa presentkort, boka flyg eller donera till välgörenhet. Andra alternativ för Motivosity inkluderar Bonusly och Beröm.

7. Appar för företagsmeddelanden

Fjärrarbete kommer inte att flyga utan en plattform som kommer att sammanföra teamet. Även om team fortfarande kan använda e-post, är det skrymmande, tidskrävande och oorganiserat. Företagsmeddelandeappar som Slak låter dig få kontakt med vem som helst individuellt eller i grupp.

Du kan också integrera andra appar i Slack för att öka dess funktionalitet och effektivisera processer inom appar. Du kan till exempel koppla din Asana till Slack eller använda Giphy i Slack när du vill lägga till roligt i dina konversationer. Andra appar som liknar Slack inkluderar Arbetsplatschatt eller Microsoft Teams.

8. Programvara för schemaläggning

Schemaläggning är en annan syssla som tar upp allas tid, fjärrkontroll eller inte. Men en extra komplikation i de flesta distansarbeten är verkligheten av tidszonsskillnader. Dessutom måste många distansarbetare jonglera med mer än ett jobb, vilket gör det mycket svårare att schemalägga samtal.

Schemaläggningsplattformar som Calendly integreras med dina kalendrar och eliminerar fram och tillbaka för att hitta den bästa tiden för båda parter. Under tiden appar som GoReminders låter dig automatisera textmeddelanden så att du kan skicka automatiska mötespåminnelser till ditt team eller dina kunder.

Detta säkerställer att folk kommer att dyka upp till mötet, vilket hindrar dig från att slösa bort din tid och pengar på att vänta på att de ska dyka upp.

Använd teknik för att höja din fjärrverksamhet

Distansarbete har många fördelar. Men att köra en sådan kan vara svårt, speciellt om du planerar att göra saker på traditionellt sätt. Du kommer inte bara att ha mer pappersarbete, utan det är svårt, till och med omöjligt, att kommunicera bra och spåra projektens framsteg, utan hjälp av verktyg.

Öka ditt spel med mjukvara och verktyg som kan snabba upp och effektivisera dina fjärrarbetsprocesser och hjälpa till att limma teamet för att uppnå en bättre arbetsplatskultur för ditt företag.

8 tips för att skapa en produktiv fjärrarbetsmiljö

Läs Nästa

Om författaren