Hur man arbetar produktivt med ett fjärrteam över flera tidszoner

Att ha ett globalt team kan vara fördelaktigt, men vilken nytta skulle det vara för dig att utnyttja en rik och mångsidig talangpool om du inte har en effektiv plan för att dra nytta av den talangen?

Hur arbetar du i synk med en avlägsen kollega som gör sig redo för sängen i Filippinerna och en annan som precis har börjat sin dag i Storbritannien? Låt oss dyka ner i några sätt att få ut det mesta av ditt fjärrteam.

För- och nackdelar med att ha ett globalt fjärrteam

Att ha ett globalt team ger dig möjlighet att få en mängd kunskap och kulturella erfarenheter. Genom att arbeta med människor från hela världen kan du få ett bredare perspektiv och insikt som startar innovation på din arbetsplats. Det är inte allt; möjligheten att överskrida gränser gör också att man har folk som jobbar dygnet runt utan behov av sena nattpass.

Men vissa utmaningar kommer med att ha ett team som arbetar på distans över flera tidszoner, och det är viktigt att du är medveten om dem. Detta ger dig möjlighet att skapa en effektiv strategi för distansarbete och hitta rätt verktyg som kommer att få ut det mesta av ditt teams styrkor. Några av dessa utmaningar inkluderar:

• Begränsade möjligheter att schemalägga möten som fungerar för alla.
• Brist på engagemang på grund av brist på personlig interaktion.
• Förlust av motivation och arbetsglädje pga ensamhet på distans.
• Försenade svar på mejl och annan kommunikation.
• Fler som jobbar på obekväma tider och ökade förväntningar på att vara tillgängliga.

Även om globala team måste möta några vägspärrar, tror vi att fördelarna vida överväger nackdelarna. Om du håller med, kanske du vill sätta upp några processer och utnyttja rätt verktyg för att övervinna utmaningarna med att arbeta med kollegor i flera tidszoner.

Hur man arbetar med ett fjärrteam i olika tidszoner

1. Revidera din introduktionsprocess

Det finns inget entydigt svar för att ta in nya medarbetare, men du får inte bara fokusera på talang när du har ett globalt team. Investera tid till förbättra din introduktionsprocess att anställa personer som redan är bekanta med arbetskulturen på distans eller de du kan lita på för att arbeta med minimal tillsyn.

Dessutom, överväg att lägga tid på att förklara hur ditt fjärrteam fungerar och vilka förväntningar du har på dem. Detta inkluderar att detaljera kommunikationsprocesser och vilka verktyg de behöver för att utföra sitt jobb. Kom ihåg att vara specifik om arbetstider så att alla är på samma sida från början.

Arbetets självständighet, proaktivitet, flexibilitet, initiativförmåga och utmärkt kommunikation är viktiga färdigheter att hålla utkik efter.

2. Använd tidszonomvandlare

Du behöver inte slösa bort dina kognitiva resurser på att memorera olika tidszoner eller googla vad klockan är i din kollegans plats varje gång du vill schemalägga ett möte, eftersom det finns ett bra urval av onlineverktyg tillgängliga för att hjälpa dig gör det du.

Dessa digitala lösningar hjälper dig att konvertera tidszoner innan du schemalägger konferenssamtal, videochatt eller annan viktig kommunikation. På så sätt kommer alla att vara medvetna om tidsskillnaderna och undvika potentiella konflikter.

Ditt team kan till exempel använda Tidszon.io för att se vad klockan är på varandras plats. Det här verktyget visar allas profilbild, namn och aktuell tid på en sida, så att du snabbt kan identifiera vilken tidszon de befinner sig i.

3. Uppmuntra asynkron kommunikation

Asynkron kommunikation har revolutionerat hur avlägsna team arbetar. Detta tillvägagångssätt ger teammedlemmarna möjlighet att utnyttja flexibiliteten hos distansarbetsmodellen för att fungera under det mesta produktiva timmar på dygnet utan pressen att vara tillgänglig hela tiden eller svara på meddelanden omedelbart.

Detta tillvägagångssätt eliminerar utmaningarna med att samordna scheman över flera tidszoner. Det minskar också avsevärt distraktioner från meddelandeaviseringar under och utanför arbetstid, låta teammedlemmarna fokusera på sina uppgifter, vara mer produktiva och uppnå en bättre balans mellan arbete och privatliv.

Du kan använda asynkrona kommunikationsverktyg tycka om Voodle, Yac, eller Vrida att hålla kontakten med dina kollegor utan att störa deras arbetsflöden. Dessa verktyg låter dig utbyta idéer, ge feedback, förklara komplicerade koncept, samarbeta i projekt och tillhandahålla uppdateringar utan att pinga människor konstant eller schemalägga långa möten.

Du kan också använda en e-postapp som Spika att schemalägga mindre brådskande mejl till kollegor i andra tidszoner utanför deras arbetstid. Dessutom kan du skapa en intern wiki för att lagra all relevant företagsinformation, inklusive mötesanteckningar, handledningar, företagspolicyer och mer. Detta gör att alla dina teammedlemmar, oavsett plats och tid, kan komma åt den information de behöver för att göra sitt bästa arbete.

Projektledningsverktyg som Asana och Trello hjälpa team att hålla sig organiserade, på rätt spår och ansvarsfulla när de arbetar med projekt med distanskollegor i olika tidszoner. Dessa verktyg är väl lämpade för asynkront arbete eftersom de låter dig skapa och tilldela uppgifter, sätta deadlines, spåra framsteg och lagra all projektrelaterad information på ett ställe.

De kommer också med funktioner som att kommentera för att underlätta samarbete och säkerställa att alla är på samma sida. På så sätt kan teammedlemmar i olika länder och tidszoner enkelt se vad andra arbetar med, ge feedback, och lösa problem när de loggar in på sina konton utan att ständigt kommunicera via e-post eller andra meddelanden plattformar.

5. Omfamna delade kalendrar och schemaläggningsappar

Delade kalendrar och schemaläggningsappar hjälper fjärrteam att samordna sina scheman, planera för kommande evenemang och undvika e-postmeddelanden fram och tillbaka när de försöker hitta en tid som passar alla.

Till exempel, Calendly låter kollegor på distans dela sin tillgänglighet och schemalägga möten med varandra utan att behöva koordinera scheman manuellt. På så sätt kan alla enkelt se när andra är på en nationell helgdag, är upptagna eller lediga för en chatt. Du kan också använda denna information för att hitta överlappande timmar för att schemalägga gruppsamtal eller möten med alla dina teammedlemmar när du behöver.

Dessutom tillåter Calendly integration med andra populära verktyg som Slack, Microsoft Teams, Webex och mer, vilket gör det ännu enklare att använda för fjärrlag.

Övervinna tidszonsutmaningar för att maximera ditt teams produktivitet

Några få vägspärrar bör inte avskräcka dig från att utnyttja de många fördelarna som kommer med att arbeta med ett avlägset team i olika tidszoner.

Med rätt tillvägagångssätt och verktygen ovan kan du övervinna utmaningarna med att arbeta med en fjärrkontroll team utspridda över hela världen och skörda frukterna av ökad produktivitet, kreativitet och innovation.

De 5 bästa verktygen för att förbättra upplevelsen på distansarbetsplatsen

Läs Nästa

Om författaren