5 tips för att skriva långa e-postmeddelanden som mottagare kan läsa

Att skicka långa e-postmeddelanden till dina kunder och kollegor är vanligtvis ogillat. Men det finns tillfällen då du bara behöver skicka en lång uppdatering eller översikt.

I så fall vill du göra dig själv och mottagaren en tjänst genom att gå rakt på sak och se till att de inte behöver gräva igenom långa stycken för information.

I den här artikeln tar vi dig igenom ibland som du kan använda för att göra dina längre e-postmeddelanden mer läsbara och lättare att svara på.

1. Använd punktpunkter för att sammanfatta

En av de mest avgörande sakerna att komma ihåg när du skriver ett långt e-postmeddelande är att mottagaren sannolikt kommer att skumma igenom det. När de gör det kan de missa viktig information eller frågor eftersom det helt enkelt var för mycket att läsa.

När du skriver ett långt e-postmeddelande vill du vara säker på att du gör det enkelt för mottagaren att titta över men ändå hitta de viktigaste alternativen – med andra ord, du vill vara exakt i dina e-postmeddelanden. På så sätt får de den information de behöver, och du kommer sannolikt att få ett mer genomtänkt svar.

Vart och ett av tipsen i den här artikeln hjälper dig att få en mer skumbar, till punkten e-post – särskilt med hjälp av punktpunkter.

Att skriva ut information i punktform betyder inte att du inte kan prata. Du kan vara i andra delar av din e-post, som hälsningen och avregistreringen. Men genom att sammanfatta informationen i punkter kommer budskapet att föras fram snabbt och effektivt.

Istället för att inkludera varje detalj, identifiera nyckelinformationen från ditt meddelande och undvik att vara ordrik. Mottagaren behöver inte en play-by-play av varje ämne, de behöver bara huvudpunkterna.

2. Använd fetstil för viktiga poäng

Att använda stora bokstäver i ett e-postmeddelande är inte professionellt. Du kan dock ge din läsare en nick i rätt riktning med lite subtil djärvhet. Naturligtvis vill du inte göra det här för allt, men om det finns en viss information du vill se till att de ser som ett datum, påminnelse eller åtgärd, fetstil.

Exemplet använder bara fetstil för titlarna och två fraser, båda som avsändaren vill ha läsaren att vidta åtgärder på—söka efter ytterligare information i mötesprotokollet och inte glömma a möte. Om han skummar e-postmeddelandet är det mer sannolikt att dessa fångar hans uppmärksamhet, och han kan läsa resten för sammanhang.

Eftersom det bara är en subtil ändring i texten, är det mindre troligt att mottagaren kommer att känna som om du skriker, som de kan med stora bokstäver.

3. Dela upp e-postmeddelandet i ämnen med rubriker

Att lägga till rubriker till dina e-postmeddelanden kan låta lite som att skicka en roman till din mottagare, men det betyder inte att det behöver finnas massor av information under var och en. Att göra detta hjälper dem helt enkelt att komma igenom e-postmeddelandet snabbare om det finns viss information de letar efter, eller om de behöver hänvisa till senare.

Genom att sätta rubriken i fet stil och använda radbrytningar mellan varje avsnitt kan du lägga mellanrum mellan varje avsnitt, vilket gör det lättare att läsa igenom – ungefär som alla andra dokument.

Att använda rubriker är användbart om du har flera ämnen som du vill ta upp som inte kräver separata e-postmeddelanden – till exempel en daglig översikt eller en förloppsuppdatering.

4. Använd annan formatering för citat

Om du behöver vidarebefordra information exakt som någon annan skrev den, gör subtila ändringar i formateringen för att hjälpa till att skilja den från din egen berättelse. På så sätt finns det ingen förvirring om var ditt meddelande slutar och det andra börjar.

Citattecken kan förstås göra susen, men om du redan har mycket text före och efter kan det skapa ett långt stycke som är mindre önskvärt att läsa och mer utmanande att hämta information från en blick.

En annan sak att tänka på när det kommer till att formatera text i e-postmeddelanden, du kanske vill undvika att använda flera teckensnitt och färger eftersom detta kan få ett e-postmeddelande att se oprofessionellt ut.

5. Spara frågor till slutet

Har du någonsin ställt flera frågor i ett mejl och fått svar på kanske hälften? Detta kan hända även i de kortaste e-postmeddelanden eller meddelanden.

Försök att spara dina frågor till slutet och hålla dem korta och raka. Detta kommer inte bara att hjälpa läsaren att se dem, utan de kommer inte heller att glömma vad du har frågat på vägen eftersom du inte presenterar någon mer information efteråt.

Dessutom kan de skicka ett svar till dig som besvarar frågorna tydligt i den ordning du ställde dem.

Det kanske låter dumt, men tänk på alla e-postmeddelanden, sms, meddelanden och digitala medier som presenteras för dig dagligen. Det är lätt att bli distraherad av överbelastning av e-post eller få den ena informationen att sticka ut över den andra.

Extra tips – Var specifik i din ämnesrad

Detta extra tips fungerar för alla e-postmeddelanden i allmänhet. Genom att vara specifikt i din ämnesrad, du hjälper mottagaren på många sätt – de vet exakt vad det handlar om, de kan prioritera det och de kan hitta det igen senare om de behöver hänvisa till det.

Du kan till exempel använda ord som uppföljning, fråga, påminnelse, uppdatering, eller Rapportera för att låta dem veta vilken typ av e-post. Om det handlar om ett specifikt möte eller projekt, ange namnet. Om det är ett återkommande e-postmeddelande, inkludera datumet.

Skickar ett mail med ämnet uppföljning ensam får det inte att låta särskilt klickbart eller viktigt, särskilt när din mottagare kan ha några andra e-postmeddelanden med samma titel i sin inkorg.

Du kan till och med låta folk veta i ämnesraden om ditt meddelande är brådskande, men se till att reservera det för ärenden som faktiskt är det.

Kommunikation är nyckeln

Vissa kan avråda från att skicka långa e-postmeddelanden, men ibland behöver du bara. Det bästa du kan göra för din mottagare är att hålla fast vid punkten och se till att de kan skumma igenom. Det kommer inte bara att hjälpa dem att hitta den information de behöver från början, utan det kommer också att hjälpa dem att hänvisa till den igen senare.

Nästa gång du behöver skicka ett långt mail, varför inte prova ett eller flera av dessa tips och se hur det går.

5 självredigeringstips och verktyg för att förbättra ditt skrivande

Många författare kämpar med redigeringsprocessen. Men om du vill skapa kvalitetsinnehåll är det vettigt att förbättra dina redigeringsfärdigheter. Här är hur.

Läs Nästa

Om författaren