De 6 bästa verktygen för att övervinna vanliga tidsslöserier på arbetsplatsen

Några enstaka svullnader under din arbetsdag är oundvikliga. Men om dessa distraktioner blir konsekventa vanor, kan de skada kvaliteten på ditt arbete och produktivitet.

Medan vissa produktivitetsdödare är uppenbara, maskerar andra sig som nödvändiga uppgifter. Om du inte är försiktig kan dessa tidsslösare lätt smyga in på din dag och slösa bort timmar. Att känna igen dessa aktiviteter och använda lämpliga verktyg för att motverka dem kan hjälpa dig att återta kontrollen över din tid.

1. Spika för att minska e-postöverbelastning

Att läsa och svara på e-postmeddelanden är en av de arbetsaktiviteter som kan verka ofarliga, men det kan snabbt äta upp din tid om det inte hanteras på rätt sätt. E-post överbelastning kan orsakas av flera faktorer, såsom en överfull inkorg, bristande organisation eller att lämpliga interna kommunikationsverktyg inte används. Om det inte markeras kan överbelastning av e-post också bli en betydande källa till stress och ångest.

Ange Spike, ett användarvänligt men robust e-postverktyg för samarbete som kan hjälpa dig att få en

hantera din överfulla inkorg och öka din produktivitet. Till att börja med låter Spike dig förena alla dina e-postkonton på ett ställe, så att du enkelt kan hantera alla dina meddelanden från samma instrumentpanel. Den tillhandahåller också en mängd funktioner som hjälper dig att organisera och prioritera dina e-postmeddelanden, som t.ex Prioriterad inkorg, som skiljer viktiga meddelanden från oprioriterade e-postmeddelanden, så att du kan fokusera på din viktigaste kommunikation.

Dessutom har du full kontroll över dina e-postmeddelanden. Du kan också utnyttja Spikes snooze- och påminnelsefunktioner för att avsätta tid för att läsa och svara till e-postmeddelanden (batch din e-postaktivitet), istället för att låta dem slösa bort dina produktiva timmar arbetsdag.

Ladda ner: Spike för Android|iOS | Windows | Mac OS (Gratis, premiumkonton tillgängliga)

En sammanfattning av de vanligaste arbetsplatserna som slösar tid skulle inte vara komplett utan att nämna sociala medier. Lockelsen med att kolla Facebook, Twitter eller TikTok kan vara svår att motstå, men dessa aktiviteter kan snabbt tära på din arbetsdag utan att du inser hur mycket tid du har förlorat.

Om du kämpar för att hålla fokus på jobbet är Unpluq ett verktyg som kan hjälpa dig att övervinna distraherande appar genom att göra det svårare för dig att använda dem. Allt du behöver göra är att lägga till appen du vill blockera och välja din distraktionsbarriär, till exempel skanna en QR-kod, skaka telefonen i 5 sekunder eller trycka på 7 knappar. Du kan också anpassa svårighetsnivåerna för dessa barriärer.

Unpluq kommer att blockera alla aviseringar från appen och hindra dig från att öppna den tills den inställda tiden är ute, eller om du medvetet utför distraktionsbarriären. Målet är att hjälpa dig att bryta vanan att tanklöst scrolla igenom dina sociala medier och istället fokusera på ditt arbete.

Ladda ner: Unpluq för Android (Gratis, erbjuder vid köp)

3. IFTTT för att automatisera repetitiva uppgifter

Liksom din e-postaktivitet kan repetitiva uppgifter bli vargarna i fårakläder på din arbetsdag, smyga sig in och sluka din tid utan att du inser det. Att upprepa samma uppgifter kan vara en betydande källa till slöseri med tid och tristess på arbetsplatsen, särskilt om du kan automatisera dessa processer för att använda din tid och dina färdigheter på värdefulla uppgifter.

IFTTT är en plattform som låter dig ansluta olika appar och enheter för att skapa "recept" som automatiserar uppgifter. Du behöver inte vara programmerare för att använda IFTTT; allt du behöver är en grundläggande förståelse för att skapa ett recept.

Du kan till exempel använda den för att automatiskt lägga upp dagliga påminnelser till din Slack-kanal eller lägga till slutförda Asana-uppgifter i ett Google-kalkylarkistället för att behöva göra det manuellt. Du kan använda ett av de flera recept som redan skapats eller skapa dina egna baserat på dina specifika behov.

Detta verktyg automatiserar effektivt vardagliga, repetitiva uppgifter som annars skulle ta åt dig tid och energi.

Ladda ner: IFTTT för Android | iOS (Gratis, premiumversion tillgänglig)

4. Yac att skära ner tid på möten

Möten kan vara en viktig del av arbetsplatsen, men de kan också snabbt bli ett slöseri med tid om du inte sköter dem väl. Distansarbetare drabbas särskilt av onödiga möten, eftersom de har blivit ett vanligt sätt för team att hålla sig uppdaterade.

En av huvudproblemen med möten, särskilt på avlägsna arbetsplatser med team utspridda över hela världen, är att de kräver att alla deltagare är online och tillgängliga samtidigt, vilket kan vara utmanande att uppnå på grund av tidszon skillnader. Dessutom är synkron kommunikation inte alltid det mest produktiva sättet att arbeta, eftersom det kan leda till distraktioner och avbrott.

Du kan använda asynkrona kommunikationsverktyg som Yac för att minska din tid på möten. Yac är en chattapp som låter dig spela in och dela röstmeddelanden med ditt team.

Vill du ge feedback på en design eller förklara en process? Istället för att starta ännu ett Zoom-möte kan du spela in ett snabbt Yac-meddelande och utnyttja dess skärmdelningsfunktioner för att illustrera din poäng.

Att skicka ett röstmeddelande är snabbare än att skriva, och dess asynkrona karaktär gör att människor kan lyssna på det när det passar dem, vilket hjälper dig att undvika onödiga möten och spara tid.

Ladda ner: Yac för Android | iOS | Windows | Mac OS (Gratis, premiumversion tillgänglig)

5. RecueTime för att undvika multitasking och upptäcka andra tidsslösare

Multitasking är ofta utropat som en produktivitetshöjare, men forskning berättar en annan historia. Multitasking kan faktiskt leda till minskad produktivitet på grund av kognitiv överbelastning. Dessutom kan multitasking vara en betydande källa till distraktioner, vilket leder till att du tappar fokus och spenderar mer tid på uppgifter som du inte behöver.

RecueTime är en tidsspårningsapp som kan hjälpa dig att spåra hur du spenderar din tid och blockera dina största distraktioner för att hjälpa dig bemästra singeluppdrag. Den körs i bakgrunden på dina enheter för att spåra de appar och webbplatser du använder mest, samt hur lång tid du spenderar på var och en av dem.

Denna information kan hjälpa dig att identifiera vilka uppgifter som tar mest tid och vilka aktiviteter som gör att du tappar fokus. Du kan sedan använda denna information för att upptäcka och eliminera andra tidsspillande. RescueTime har också en Fokus arbete funktion som ger dig möjlighet att koncentrera dig på ditt arbete under en viss period.

Ladda ner: RecueTime för Android | iOS | Windows | Mac OS (Gratis provperiod, premiumversion tillgänglig)

6. ANC-headset för att minska bakgrundsljud

Att hitta ett lugnt utrymme att fokusera på ditt arbete i dagens kontor med öppen planlösning kan vara utmanande. Distansarbetare kan också kämpa med buller från husdjur, barn eller andra människor i närheten. Bakgrundsljud kan vara en betydande distraktion som hindrar dig från att komma in i zonen.

ANC-hörlurar (active noise-cancelling) kan vara ett bra sätt att minska bakgrundsljudet och förbättra ditt fokus. Genom att ta bort ljudet från din omgivning skapar ANC-hörlurar en brusfri arbetsyta, så att du kan behålla fokus på uppgiften.

Återta kontrollen över din tid för att förbättra din produktivitet

Att sätta dig själv i en stark position som gör att du kan få mer gjort på kortare tid är nyckeln till framgång inom alla områden. För att återta kontrollen över din tid och förbättra din produktivitet måste du vara proaktiv när det gäller att känna igen vanliga tidsfördrivare på arbetsplatsen och hitta verktyg och strategier för att eliminera dem. Verktygen vi har nämnt i den här artikeln kan hjälpa dig att göra just det.

Hur man undviker överanvändning av kommunikations- och samarbetsverktyg

Känner du dig någonsin överväldigad av det stora antalet samarbetsverktyg du har till ditt förfogande? Så här kan du undvika det.

Läs Nästa

Om författaren