Funktionströtthet: Hur man undviker överväldigande med projektledningsprogramvara

Att hitta rätt programvara för projektledning kan vara en utmaning. Med varje val följer en lång lista med funktioner och funktioner med olika namn och ibland ett oklart syfte.

När man gör en jämförelse är det lätt att bli överväldigad, men det behöver inte vara så. I den här artikeln går vi igenom några tips för att minska funktionströttheten när det gäller att välja rätt projektledningsprogram för dig.

1. Gör en plan för ditt projektledningsprogram innan du försöker eller köper

Du har redan tagit beslutet att prova projektledningsprogram, eller åtminstone överväger du det. Med så många utmärkta alternativ där ute kommer du att göra dig själv en stor tjänst genom att beskriva vad du vill göra med den innan du tittar på kapaciteten och funktionerna i varje programvara.

Detta kommer inte bara att hjälpa dig att hitta rätt programvara, utan det hjälper dig också att identifiera och utesluta fel.

Tänk på hur du och dina medarbetare kommunicerar uppgifter nu. Vill du att programvaran ska ersätta vissa typer av e-postmeddelanden, möten och anteckningar? Vilka typer av detaljer inkluderar du vanligtvis och i vilken process tilldelar du uppgifter?

En annan viktig del av att beskriva hur du ska använda den är att identifiera vem som ska använda den. Hur många personer har du i ditt team? Vilken typ av roller och behörigheter behöver du för varje teammedlems konto? Behöver du inkludera gästkonton för kunder eller entreprenörer?

Du kanske också vill överväga om du behöver privata arbetsytor i din programvara. Du kan till exempel ställa in listor som du skapar i dina ClickUp-arbetsytor som delade eller privata som standard och växla när som helst. Tanken är motsatsen, där sidor är privata tills du delar dem med gäster, såvida du inte väljer teamkontot.

Även om många projektledningsprogram kan verka likadana, kommer svaret på dessa frågor att hjälpa dig förstå vilka funktioner du behöver leta efter inom din budget.

2. Bestäm vilka funktioner du behöver, baserat på vad du redan gör

Här kan saker och ting bli lite knepiga. Det finns många val i projekthanteringsprogramvara, och med det har varje programvara en lång lista med funktioner.

Något att tänka på här är att mindre är mer. Du kan till och med beskriv repetitiva uppgifter eller arbetsflöden med bara en tabell och några checklistor, som visas i exemplet med hjälp av Notion nedan. Allt beror på hur du och ditt team arbetar tillsammans.

Att använda tidsspårning som ett exempel, bara för att du kan göra detta i någon projektledningsprogramvara, betyder inte att du borde. Om du redan har en tidsspårningsmetod som fungerar, eller om du för närvarande inte spårar din tid, och det är okej, varför välja den med spårning över en utan?

Din projektledningsprogramvara bör inte lägga till någon friktion till dina dagliga uppgifter. Först och främst är det ett verktyg du kan använda till effektivt kommunicera projekt, så tänk på hur du för närvarande gör det och vilka funktioner som skulle vara mest användbara.

Det är lätt att bli distraherad av extra funktioner, inte bara för att du lägger ner tid på att ställa in dem och inte använda dem, utan de kommer att belamra din arbetsyta. Detta för oss till nästa punkt.

3. Om det är flashigt, besluta om det är hållbart

Om en viss funktion fångar din uppmärksamhet och du bestämmer dig för att du vill använda den, fråga dig själv om det är något du kommer att fortsätta med på lång sikt. Till exempel är Monday.coms Llamafarm och batteriwidgets ganska roliga tillägg till instrumentpanelen eftersom de gör dina mål något spellika, men spänningen kan lätt försvinna.

Faktum är att du kanske vill undvika att titta på widgets alls eftersom Monday, ClickUp, Notion och Asana alla är bra val utan dem. Bilden nedan är ett enkelt exempel på en projektförfrågningsnämnd använder bara några av de många funktioner som finns tillgängliga i den obetalda versionen av ClickUp.

Det är bäst att välja din projektledningsprogramvara baserat på dess grund och inte dess ringklockor och visselpipor – särskilt om de bara kommer att ta bort från din produktivitet.

En annan sak att notera här är integrationer. Precis som widgets är det troligt att du kan använda programvaran utan dem. Men om du gillar att den integreras med en annan programvara, titta på vilka uppgifter den kan utföra innan du låter det bli en avgörande faktor. Integrationen kan bara vara ytterligare ett meddelande eller ett steg att ta.

4. Några användbara grundläggande funktioner att leta efter

Innan vi går in på grunderna är det viktigt att notera att när du jämför funktionerna i projekthanteringsprogramvaran besöker du varje webbplats individuellt. Varje programvara kan använda ett annat namnsystem för samma funktion, vilket gör att det verkar som att den andra inte har en specifik förmåga när man gör en direkt jämförelse. Konkurrensen kan bara kalla det något annat.

Det bästa exemplet på detta är Notion. Även om du inte hittar en omfattande lista över varje del av innehållet, kan du lägga till uppgifter, statusar eller anslagstavlor på dina sidor. Med hjälp av block kan du skapa ett effektivt projektledningssystem.

Oavsett namn, några användbara grunder du vill titta efter är:

• Uppgifter, sidor eller pulser– Oavsett vilken terminologi programvaran använder, är dessa de tomma korten i projektledningsprogramvaran där du kan lägga till beskrivning, förfallodatum, prioritet, mottagare och bilagor när du skapar en uppdrag.
• Kommunikationsverktyg– i stället för att bläddra fram och tillbaka mellan ditt projekthanteringsprogram och e-post, med verktyg för att kommentera, svara och tagga andra är extremt användbara när du samarbetar eller delegerar projekt.
• Statuser— En del av det som gör projektledningsverktyg fantastiska är att du och ditt team kan berätta för varandra att ni jobbar med något, utan att göra ett offentligt tillkännagivande.
• Påminnelser– du kommer förmodligen att vilja justera dessa för att passa dina behov, men du kommer att vara tacksam över att ha påminnelser i din projektledningsprogramvara, särskilt i de ögonblick då du behöver dem.
• Rent gränssnitt— En ren, minimal design hjälper dig att fokusera på de viktigaste uppgifterna.

Låt inte funktioner stå i vägen för funktionen

Projektledningsprogram kan verka skrämmande till en början, men det behöver inte vara det. Om du går in med en plan och håller dig till den, kommer du att hitta den bästa för dig och ditt team.

Det bästa av allt är att de flesta programvaruföretag för projektledning erbjuder en gratis provperiod, så du kan testa det innan du betalar något. Varför inte prova några genom att skapa en projektbräda i varje?

ClickUp vs. Asana: Vilket är bättre för projektledning?

Det finns många alternativ för projekthanteringsprogram, här är några tips som hjälper dig att välja mellan Asana och ClickUp.

Läs Nästa

Om författaren