De 4 bästa tipsen för att minska e-postöverbelastningen

För det mesta är att spendera timmar av din arbetsdag på kommunikation inte den mest produktiva användningen av din tid. Helst bör kommunikationsverktyg som e-post ge dig möjlighet att göra ditt bästa arbete, inte motsatsen.

Tyvärr har e-post blivit en allomfattande form av kommunikation som lätt kan suga upp din dag och beröva din tid och produktivitet.

I den här artikeln kommer vi att introducera några praktiska strategier och verktyg för att bekämpa e-postöverbelastning.

Vad är e-postöverbelastning och hur påverkar det din produktivitet?

E-postöverbelastning är oförmågan att hålla jämna steg med antalet e-postmeddelanden du tar emot eller skickar. Det uppstår när du har fler meddelanden i din inkorg än du rimligen kan hantera.

Så, vilka är tecknen på att du kämpar med e-postöverbelastning?

• Du känner att du ständigt ligger efter med din e-post och aldrig kan komma ikapp.
• Du är stressad varje gång du kollar din e-post eftersom du har många meddelanden att hantera.
• Du får för många uppföljande e-postmeddelanden eftersom du kämpar för att hänga med i dina meddelanden.
instagram viewer
• Du har en stark lust att ständigt kolla din e-post, även när du är upptagen med andra uppgifter eller till och med när du försöker koppla av hemma.

Du är inte ensam om du upplever några av dessa symtom. Överbelastning av e-post är ett vanligt problem som många möter, men hur kom vi hit? Det finns många anledningar till att överbelastning av e-post har blivit ett sådant problem, framför allt den omfattande användningen av e-post som det primära sättet att intern kommunikation på arbetsplatsen.

Detta har blivit värre med expansionen av distansarbetsstyrkan, eftersom personliga interaktioner har övergått till e-postkommunikation. Sist men inte minst innebär arbetskulturen i realtid och alltid att människor förväntas alltid vara tillgängliga för att svara på e-postmeddelanden, även utanför arbetstid.

Alla dessa faktorer har resulterat i en situation där människor spenderar mer och mer tid på e-post, vilket leder till flera negativa konsekvenser, inklusive:

• Ökade stressnivåer
• Svårt att hålla fokus
• Svårt att hålla deadlines
• Ökade känslor av överväldigande
• Minskade produktivitet på grund av kontextbyte.

Dessa konsekvenser är inte begränsade till individer, eftersom de kan ha en ringeffekt på laget eller företaget. Så hur kan du bekämpa e-postöverbelastning och återta kontrollen över din tid och produktivitet?

De bästa tipsen för att hantera e-postöverbelastning

1. Batch e-postaktivitet

Task batching är en effektiv produktivitetsteknik som innebär att gruppera liknande uppgifter tillsammans och slutföra dem inom utsatta tider. Du kan tillämpa denna metod för e-post genom att gruppera alla e-postrelaterade aktiviteter i specifika tidsluckor.

Eftersom att läsa eller svara på e-postmeddelanden inte nödvändigtvis är en mentalt krävande uppgift, kan du ställa in tid utanför dina produktiva timmar för att göra detta, till exempel tidigt på morgonen eller sent på eftermiddagen, beroende på din kronotyp. Den här strategin kan hjälpa dig att undvika frestelsen att ständigt kontrollera din e-post och sugas in i en e-postvirvel.

Du kan använda tidsbatch-appar tycka om Google Kalender för att blockera tid för e-postrelaterade aktiviteter. Du kan också anpassa dina e-postmeddelanden så att de bara kommer fram under dina e-postaktiviteter.

2. Avsluta prenumeration från onödiga e-postmeddelanden

Alla dessa irriterande nyhetsbrev och reklammeddelanden som du prenumererade på för flera år sedan men aldrig läste kan vara en betydande källa till överbelastning av e-post. Att avbryta prenumerationen på dessa e-postmeddelanden kan göra din inkorg renad.

Det finns många sätt att avsluta prenumerationen på e-postmeddelanden, men det vanligaste är att hitta en "avsluta prenumeration"-länk längst ner i mejlet. Men om du prenumererar på hundratals e-postmeddelanden kan det vara en skrämmande uppgift att avsluta prenumerationen en i taget. Om så är fallet finns det många verktyg som kan hjälpa dig att organisera dina e-postmeddelanden, Inklusive Unroll.me, vilket gör att du kan massavsluta prenumerationen på e-postmeddelanden med bara några få klick.

Slutligen kan du också skapa ett separat e-postkonto för reklammeddelanden för att rensa din primära inkorg. På så sätt begränsar du åtkomsten till din primära e-postadress/jobbadress till endast viktiga meddelanden.

3. Ställ in e-postfilter

Filter hanterar effektivt din e-post genom att automatiskt sortera dina meddelanden i specifika mappar baserat på vissa kriterier. Du kan till exempel ställa in ett filter för att automatiskt radera e-postmeddelanden från en viss avsändare innan den når din inkorg.

Filter kan hjälpa dig att hantera din e-post mer effektivt genom att:

• Hjälper dig att hålla ordning.
• Förhindra irrelevanta e-postmeddelanden från att belamra din inkorg.
• Så att du snabbt kan hitta e-postmeddelanden baserat på specifika kriterier.

Du kan ställa in filter i din e-postklient; till exempel kan du utnyttja dessa smarta Gmail-filter eller använd en e-postfiltreringstjänst som SaneBox.

Helst ska e-post inte vara det enda kommunikationsmedlet på din arbetsplats. Du kan använda e-post för specifika ändamål, till exempel för att uppdatera en kund om ett projekt eller för att leverera innehåll i långa format.

I många fall kan du använda andra interna kommunikationsverktyg, såsom:

• Slak är en arbetsmeddelandeapp som låter dig kommunicera med kollegor och team. Du kan använda den för olika ändamål, som att dela filer, ha gruppkonversationer och skapa kanaler för specifika projekt.
• Vrida är en asynkront kommunikationsverktyg som ger kollegor möjlighet att utbyta meddelanden utan press eller förväntan på ett omedelbart svar. Den är idealisk för team som vill övervinna ständiga avbrott från aviseringar och ha mer kontroll över sin tid.
• Asana är ett projektledningsverktyg som låter dig spåra framsteg på uppgifter, dela filer och kommunicera med teammedlemmar. Det är ett utmärkt verktyg för projektbaserat arbete eller team som behöver samarbeta kring uppgifter.
• Spika är en allt-i-ett-e-postlösning som kan hjälpa dig övervinna e-postöverbelastning och öka produktiviteten. Du kan använda Spike för att integrera alla dina befintliga e-postkonton, organisera din inkorg, samarbeta med kollegor och mer.

Återta kontrollen över din e-postkorg för att öka din produktivitet

Överbelastning av e-post kan vara en stor produktivitetsmördare. Men genom att utnyttja de strategier och verktyg som beskrivs i den här artikeln kan du minska röran din inkorg och återta kontrollen över din e-postkommunikation, vilket ökar din produktivitet i processen.

Hur du förhindrar att dina e-postmeddelanden hamnar i skräppost: 6 tips

Dina e-postmeddelanden kanske inte når dina mottagares inkorgar regelbundet om skräppostfilter blockerar dem. Så här kan du förhindra detta.

Läs Nästa

Om författaren