Hur man numrerar rader i Microsoft Excel

Det kan vara svårt att formatera data i Microsoft Excel, särskilt när du behöver ändra en stor datamängd som redan är ifylld. Numrering av raderna i Excel är ett exempel på sådan formatering.

Om en datauppsättning är liten och kontinuerlig, kan man enkelt numrera dess rader manuellt eller genom automatisk ifyllningssekvens. När datauppsättningen är stor och inkonsekvent måste vissa data läggas till eller tas bort från mitten, eller när du behöver filtrera data i en specifik kolumn blir numreringen förstörd.

Låt oss utforska olika sätt att numrera rader i de konsekventa och inkonsekventa (tomma raderna) datauppsättningarna i Microsoft Excel.

1. Numrering av rader i en konsistent datamängd i Excel med fyllningshandtag och fyllningsserier:

Att använda Fill Handle eller Fill Series är det enklaste sättet att numrera rader när du har en konsekvent datauppsättning utan tomma rader.

För bättre förståelse, låt oss tillämpa båda sätten att numrera rader på en datauppsättning som visas nedan:

Följ dessa steg för att numrera rader med Fill Handle:

1. Sätta 1, 2 och 3 i celler A2, A3 och A4.
2. Markera cellerna A2 genom A4.
3. A plusikon visas i det nedre högra hörnet av den senast markerade cellen när markören svävar över den.
4. Om du klickar två gånger på den numreras alla kontinuerliga rader under den.

Därför, om inga tomma rader visas i hela datamängden, är det en snabb metod för att numrera rader. Fill Handle fungerar dock inte i dessa två fall:

1. Närhelst fyllningshandtaget stöter på en inkonsekvens (en tom rad), stoppas den automatiskt.
2. Om den intilliggande kolumnen där du använder Fill Handle är tom kommer den inte att fungera.

Det finns dock en lösning på detta, nämligen manuell autofyllning av sekvensen. På detta sätt, även om det finns en inkonsekvens i datamängden eller om den intilliggande kolumnen är tom, kan du fortfarande numrera raderna hela vägen till slutet.

Autofyllning är så enkelt som att dra det nedre högra hörnet av markerade celler där plustecknet visas och förlänga det till slutet.

Men denna metod är inte lönsam på grund av följande skäl:

1. Den numrerar också alla tomma rader som kommer i vägen, vilket vi naturligtvis inte vill ha.
2. Att manuellt dra en datauppsättning till botten blir problematiskt om datauppsättningen är omfattande.

Alternativt kan du använda metoden Fill Series om du inte vill manuellt dra sekvenser i en stor datamängd men ändå vill ha autofyll data till slutet. Låt oss titta på hur det fungerar.

1. Notera det totala antalet fyllda rader i datamängden genom att trycka på CTRL + Avsluta.
2. I cell A2, stiga på 1.
3. Välj Serier från Fylla rullgardinsmenyn i Redigering avsnitt av Hem flik.
4. Välja Kolumner i Serie in och Linjär i Typ.
5. Uppsättning Stoppvärde till det totala antalet ifyllda rader och Stegvärde till 1.
6. Klick OK.

Raderna kommer automatiskt att numreras upp till den senast fyllda, inklusive de tomma. Även om det eliminerar manuell dragning och inte slutar fyllas på den tomma raden, fungerar det inte när du gör professionella kalkylblad eftersom det numrerar tomma rader, vilket vi inte vill ha.

Dessutom, eftersom båda metoderna är statiska, om du tar bort en rad och flyttar eller ersätter den, måste du numrera om den. Ändå är båda metoderna lätta att använda och fungerar bra när data är konsekventa.

RELATERAD: Hur man tar bort tomma rader i Excel på ett enkelt sätt

Låt oss titta på hur man numrerar inkonsekventa datauppsättningar med tomma rader med hjälp av funktionerna COUNTA och IF.

2. Använda COUNTA- och IF-funktioner för att numrera rader i en inkonsekvent datauppsättning

Funktionen COUNTA hoppar över tomma rader medan de ifyllda numreras i följd. För att se hur det fungerar, låt oss tillämpa det på en inkonsekvent datauppsättning:

1. Tänk på följande datauppsättning:
2. Fyll i följande formel i cellen A2:

   =OM(ISBLANK(B2),",",ANTAL($B$2:B2))

3. Använd autofyll och fyll i de återstående cellerna nedan.

Du kan se att den hoppade över de tomma cellerna medan den bara numrerade de ifyllda i ordning. Här avgör OM-funktionen om den intilliggande cellen är tom. Det lämnar raderna tomma om angränsande celler är tomma och räkna dem om de är fyllda.

Dessutom är den här metoden för numrering av rader dynamisk, så när du lägger till, ersätter eller tar bort en rad kommer numreringen automatiskt att uppdateras.

Men vad händer om du behöver fylla datamängden och vill behålla radnumren? I det här fallet kommer kombinationen av OM och COUNTA inte att hjälpa, och inte heller Fill Handle eller Fill Series.

Sedan kan du välja ett annat tillvägagångssätt genom att använda funktionen SUBTOTAL för att behålla radnumreringen i databladet medan du filtrerar data.

3. Använder funktionen SUBTOTAL

Låt oss titta på funktionen SUBTOTAL syntax innan vi tillämpar den på datamängden.

=SUBTOTAL(funktionsnummer, område 1, [område 2..])

Område 1 anger intervallet för datamängden där funktionen ska tillämpas. De function_num anger var din önskade funktion finns i listan, som visas nedan.

Följ dessa steg för att numrera rader med SUBTOTAL:

1. Gå till cellen A2.
2. Där anger du följande formel:

   =DELTOTAL(3;B2:$B$2)

3. Fyll i sekvensen för att fylla i poster i cellerna nedan.

Nu, som visas nedan, när du filtrerar data i någon annan kolumn, kommer radnumreringen att ändras automatiskt i rätt ordning.

Jämför användningen av varje metod

Låt oss kort granska var alla tre metoderna är användbara:

1. Så länge du har konsekventa data utan tomma rader kan du använda Fill Handle eller Fill Series för att numrera raderna.
2. Om uppgifterna är inkonsekventa och du bara behöver numrera raderna (utan att filtrera dem senare), kan du använda den andra metoden för att kombinera COUNTA-funktionen med en IF-funktion.
3. SUBTOTAL-funktionen fungerar närhelst du behöver filtrera data samtidigt som radnumreringen bibehålls.

RELATERAD: Hur man infogar flera rader i Excel

Nummerrader enkelt i Microsoft Excel

På så sätt, oavsett om data är konsekventa eller inte, kan du enkelt numrera raderna. Välj den metod som passar dina behov bäst.

Förutom dessa tre metoder kan du också använda ROW-funktionen och skapa en Excel-tabell för att numrera rader, men var och en av dessa metoder har sina begränsningar.

Är det alltid en kamp att hantera flera kalkylblad med oändliga rader och kolumner? Du kan enkelt gruppera rader och kolumner, så att data är lättare att hantera och lättare för dina kunder och kollegor att navigera. Använd dem i dina kalkylblad för att få dem att se mer professionella ut.

Så här grupperar du rader och kolumner med konturer och delsummor i Excel

Lär dig hur du grupperar rader och kolumner i Excel för att göra det enklare för användare att komma åt dina sammanfattande rapporter.

Läs Nästa

Om författaren