5 verktyg du kan använda när du hamnar efter på jobbet

Är du överväldigad av antalet uppgifter du måste slutföra på kort tid?

Om ja, är chansen stor att du har fastnat i en position där allt är viktigt och allt måste göras nu. Och du kanske har börjat tänka att att leva på kaffe, vara uppe hela natten och avsluta arbetet är det enda alternativet som finns kvar.

Lyckligtvis är det inte så. Här listar vi de fem bästa sakerna du behöver göra när du hamnar efter på jobbet; och att överväldiga dig själv är inte en av dem. Så, låt oss börja.

1. Kommunicera öppet och ta hjälp av Magi

Det första du behöver göra är kommunicera öppet med din chef och dina medarbetare. Om din chef fortsätter att tilldela dig nya uppgifter, då är det dags att du träffar dem och diskuterar problemet du för närvarande står inför.

Men istället för att berätta för dem direkt att du har mycket på din tallrik och att du inte kan ta på dig mer arbete, diskutera med dem de projekt du arbetar med just nu. Be dem hjälpa dig att prioritera de uppgifter de vill att du ska arbeta med först.

Genom att veta detta kommer din chef att förstå situationen. Chansen är stor att de tilldelar de nya uppgifterna till någon annan. Och om du har tur kan de lika gärna förlänga tidsfristerna för de du arbetar med just nu. Utöver det bör du prata med dina kollegor om din arbetsbelastning, så skulle de kunna ta fram en handlingsplan för att avsluta arbetet i tid.

Ta till sist hjälp. Onlineplattformen Magic hjälper dig att hitta en virtuell assistent som du måste betala per minut. Du kan delegera allt du behöver göra till den här assistenten, men det kräver inte din expertis. Till exempel boka tider, undersöka något eller till och med beställa mat och kaffe.

Bortsett från det kan du hyra assistenter till mycket låga priser från sajter som Upwork eller Fiverr för mer komplexa uppgifter. De kan hjälpa dig att slutföra några av projektets deluppgifter som du enkelt kan delegera – till exempel att redigera eller korrekturläsa ett innehåll.

2. Prioritera uppgifter med Trello

När du har ont om tid och allt verkar brådskande är prioritering nyckeln.

Så, prioritera uppgifterna baserat på deadlines och den tid det kommer att ta att slutföra dem. Till exempel om du har fyra dagar kvar att lämna in en uppgift som skulle ta 4-5 timmar att slutföra och en deadline på en vecka för ett annat projekt som kan ta dig 18-20 timmar att slutföra, prioritera före detta. Du kan också dela upp den längre uppgiften i flera deluppgifter för att göra det enklare för dig.

När du är klar med prioriteringen använder du Trello för att få de underuppgifterna och uppgifterna på din att göra-lista med ett förfallodatum som du anger för var och en av dem.

Plattformen är gratis för individuell användning och låter dig skapa flera brädor och kort och lista dina uppgifter under dem. Om du till exempel måste lämna in ett projekt X senast denna vecka och projekt Y till nästa, överväg att skapa två kort på Kanban-styrelsen för Trello och lista alla deluppgifter du behöver slutföra med förfallodatum innan din slutliga inlämning datum.

Du kan också lägga till andra teammedlemmar till listan. Nämn dem, tilldela uppgifter och diskutera saker i kommentarsfältet om det behövs. Om du anlita en virtuell assistent, du kan direkt tilldela dem uppgifter från Trello och veta om saker och ting går i tid.

3. Återställ din hjärna med guidad meditation

När du hamnar på efterkälken på jobbet, att hålla dig vaken sent på kvällen, sluka den ena kaffe efter den andra och arbeta tills dina ögon helt enkelt inte kan hänga med kan fängsla dig. Men tänk om; vår hjärna och kropp behöver tanka. Att ta en hela nattens sömn hjälper dig att uppdatera och arbeta i din bästa hastighet. Å andra sidan kan det resultera i medioker prestanda om du inte gör det.

Men när du hamnar på efterkälken på jobbet kan det vara motiverat att stressa och inte kunna sova. Men du kan fixa det. Allt du behöver göra är att nå kontoret två timmar tidigare dagen efter för att avsluta din pågående uppgift. Reservera också några timmar på helgerna för att slutföra arbetet.

Med det i åtanke är det möjligt att sova utan ångest. För att göra det enklare, utför guidad meditation. Ladda ner Calm-appen eller spara YouTube-videon nedan och spela upp den när du ligger i sängen.

Ladda ner: Lugn för Android | iOS (Gratis köp i appen tillgängligt)

4. Prokrastinera produktivt med FocusMe

När du är överväldigad, skjuter du upp. Det är den enklaste flykten från världens alla problem. Men det kommer med ett högre pris att betala. Men tänk om du kunde skjuta upp och ändå kunna stryka över saker från din att göra-lista?

Bara reverse engineering hur prokrastinering fungerar. Börja med att blockera onödiga saker som kan fresta dig medan du skjuter upp och arbeta med de mindre deluppgifterna som du behöver göra. Plattformen FocusMe kan hjälpa till att blockera onödiga saker från din dator eller Mac, och Trello kan hjälpa till med att lista de saker som ska göras för produktiv förhalning.

På så sätt kommer du att vara produktiv och få saker gjorda, även när du skjuter upp. Motivation kommer från handling, och det är aldrig tvärtom. På så sätt, när du börjar känna dig lite udda genom att arbeta med de lågprioriterade uppgifterna, kommer du att känna att det kliar att gå tillbaka till de viktigare.

5. Ta produktiva pauser

Förutom att jobba extra och skjuta upp är det lika viktigt att ta produktiva pauser. Du kan antingen överväga att ta en paus var 90:e minuts arbete eller efter att ha avslutat en uppgift helt.

Under dessa pauser, överväg att äta något hälsosamt, göra något som avslappnar dig som att lyssna på musik eller gå en promenad.

Du måste dock undvika att slösa bort dessa pauser genom att kolla dina e-postmeddelanden eller sociala medier. För att få det att fungera, överväg att lägga 20-30 minuter på att svara på alla nödvändiga konversationer innan du börjar ditt arbete. Stäng sedan av aviseringarna.

Du måste också se till att hålla koll på tiden medan du är på din rast. Så, ställ in en timer på telefonens vanliga Clock-app och gå tillbaka till ditt skrivbord så snart din fritid är över.

Relaterad: Hur man ställer in en apptimer på Android för att styra din skärmtid

Stressa inte över att hamna efter på jobbet

Vid det här laget måste du ha förstått att det är möjligt att slutföra ditt arbete utan att bli överväldigad. Allt du behöver göra är att kommunicera öppet, prioritera dina uppgifter, se till att du tar ordentligt med sömn och pauser och dra nytta av förhalning.

Dessa kan verka små tips, men de kan göra underverk när du följer dem korrekt.

De 7 bästa apparna för att få dina projekt gjorda snabbare

Om du vill påskynda ditt arbetsflöde och slutföra projekt i tid, här är några av de bästa apparna du kan använda.

Läs Nästa

Om författaren