Så här använder du styrelsevyn i Microsoft 365:s kalender

Alla kämpar för att hitta information ibland, även inom sina egna filsystem och appar. Kalendern i Microsoft 365 för webben innehåller ett ofta förbisett verktyg som kan hjälpa.

Med Board View kan du hantera ditt schema och dina uppgifter på ett ställe samtidigt som du snabbt kan komma åt relaterade filer, anteckningar och komma ihåg mål. Den utför många av samma projektledningsrelaterade uppgifter som Trello och OmniFocus. Men för personer som använder Microsoft 365 kan det fungera som ett kraftpaket för organisationen.

Hur man använder Board View i Microsoft 365

Board View är tillgänglig i Microsoft 365 på webben. Öppna Outlook-kalendern och klicka på vad som helst se du använder (dag, vecka, månad). Längst ner i rullgardinsmenyn ser du Styrelse.

Klicka på Standard för att få upp din huvudkalender och alla dina uppgifter. Alternativt kan du klicka Ny styrelse att skapa en styrelse fokuserad på ett specifikt projekt.

Board View öppnar en duk som du kan klicka på för att flytta runt. Du kan zooma in med

Ctrl + ] och ut, Ctrl + [. Till hjälp, Board View har många kortkommandon för att snabbt navigera runt.

Du kommer förmodligen att se ett par widgets förinstallerade när duken laddas. Du kan ändra storlek på dessa och flytta dem runt på duken. För att lägga till fler widgets, klicka på Lägg till styrelsen uppe till vänster. Du ser följande widgets i rullgardinsmenyn:

• Kalender
• Notera
• Uppgiftslista
• Samling
• Mål
• Fil
• Länk
• Väder
• Klocka
• Person
• Plats

Klicka på någon av dessa widgets för att lägga till dem på arbetsytan. För att ta bort en widget, klicka på tre prickar överst och välj Ta bort från brädan.

Relaterad: De bästa Trello-power-upsna för att maximera ditt teamsamarbete

Var och en av Board View-widgetarna har sina egna användningsområden för projektledning.

1. Kalender

Kalenderwidgeten kan verka självförklarande. Du kan ändra vyer för att se dina övergripande agenda, arbetsvecka, vecka eller månad. En djupare titt avslöjar ytterligare anpassningsmöjligheter värda att notera.

Det finns inte bara möjligheten att skapa en kalender för ett specifikt projekt. Du kan prenumerera på en kalender utanför Microsoft 365 via en länk, eller ladda upp en kalender från en .ics-fil.

Som en nick till modernt arbetes geografiskt spridda natur är det möjligt att lägga till internationella helgdagar från länder runt om i världen. En särskilt användbar planeringsfunktion, detta innebär att arbetare i USA inte längre behöver bli förvånade över att upptäcka att deras europeiska kollegor är från kontoret igen på ännu en semester!

Du kan också lägga till kalendrar för TV-program och sporter som du följer, användbar för att bestämma vad som kan vara värt att titta på.

2. Notera

Anteckningar skapade i Board View kommer också upp i ditt OneNote-flöde. Du kan göra grundläggande formatering av texten i varje anteckning och infoga en bild. Det är till och med möjligt att göra din tavla lite livligare genom att ändra färgen på varje ton.

Du kan också tilldela anteckningar ett förfallodatum. Markera det färdigt eller ta bort förfallodatumet, allt i Board View.

3. Uppgiftslista

Tasks List-widgeten är tänkt att fungera som ett nav, som visar uppgifter sparade i Microsofts Att göra-app och anteckningar med förfallodatum. Uppgiftslistan synkroniseras med Att göra, så att du kan se uppgifter från en given tavla i den appen. Varje styrelse får sin egen lista.

Uppgifter som du skapar i en Board View-lista inom Att göra synkroniseras med den uppgiftslistan, ett av de få mobilvänliga delarna av det här verktyget, vilket kommer att diskuteras nedan.

4. Samling

Du kan skapa en samling för att gruppera relaterade widgets tillsammans. Detta kan vara särskilt användbart om du arbetar med ett projekt med flera steg eller en lång tidsram.

När du har placerat en samling på duken kan du dra andra widgets till den. Samlingen utökas när du lägger till widgets. Du kan namnge varje samling du skapar.

5. Mål

Denna funktion syftar till att hålla dig fokuserad. Du kan lägga till mål på din Board View-duk eller till enskilda samlingar.

Tilldela ett förfallodatum så visas en nedräkning med antalet dagar kvar. Målet kommer automatiskt att läggas till i din kalender. Du kan också ändra bakgrundsfärgen för varje mål.

6. Filer

Vill du hoppa in i en specifik fil? Du kan lägga till den som en miniatyr och länka direkt till duken eller en samling.

Detta är en realtidssparare eftersom det går bättre än att klicka runt i OneDrive eller till och med söka efter en fil med namn. Om du samarbetar med kollegor eller familjemedlemmar kan du se till att de har tillgång till rätt fil genom att placera den direkt på arbetsytan.

Här kan du placera en länk på duken. Sidtiteln och en bild dras upp på tavlan. Återigen, verktyget här är att placera information som är relevant för ditt projekt på ett ställe, vilket gör länkfunktionen trevlig att ha.

8. Väder och klocka

Dessa två är fantastiska när du arbetar med ett internationellt spritt team. Du kan lägga till aktuellt väder och lokal tid på en annan plats.

Funktioner som dessa kan i bästa fall ge dig sammanhang om en annan person, och åtminstone se till att du inte ringer dem mitt i natten.

9. Person

Vill du kontakta den personen snabbt? Du kan lägga till deras kontaktinformation direkt i Canvas, vilket gör dem bara ett par klick bort. Funktionen är särskilt bra om dina projekt involverar extern support som inte finns i företagskatalogen.

10. Plats

Platsfunktionen är också bra för att förstå andra människors situation, eftersom den låter dig spara adresser direkt i arbetsytan. Du kan senare kopiera adressen eller öppna vägbeskrivningar till platsen med hjälp av Bing-kartor.

Relaterad: Hur man använder PowerPoint Speaker Coach för att förbättra dina presentationsfärdigheter

Tavlan saknas på mobilen

Board View har massor av starka projektledningsfunktioner. En stor fallgrop är dock bristen på mobil integration, även om verktyget är tänkt att ge en 360 graders titt på vad du måste göra.

Du kan se Board View-uppgifter i Att göra, mål i Kalender och anteckningar i OneNote. Men att inte ha ett mobilt alternativ för Board View gör att det känns som ett verktyg som fortfarande är under utveckling.

Att inte ha en stark mobil kapacitet för ett verktyg som innehåller platsfunktioner ökar det intrycket och väcker några frågor om Microsofts engagemang för att behålla Board View. Lyckligtvis är Microsoft inte så snabba att döda verktyg, till skillnad från sin konkurrent Google, som är ökända för att starta projekt och sedan döda dem.

Board View sammanför allt

Board View erbjuder en uppslukande översikt över dina projekt på ett och samma ställe. Även om avsaknaden av en dedikerad mobilapp är frustrerande, om du använder Microsoft 365 på webben är det ett funktionsrikt verktyg för att hantera vad du behöver få gjort.

5 tidsbesparande fördelar med att använda programvara för projektledning

Genom att använda programvara för projekthantering kan du hålla allt organiserat på ett ställe, vilket sparar tid. Här är några av dess tidsbesparande fördelar.

Läs Nästa

Om författaren