6 tips för tidshantering för att organisera din egen arbetsbelastning

Jobb, där du får självstyre över vad du gör, är bra om du inte gillar att bli tillsagd vad du ska göra och erbjuder mycket tillfredsställelse. Men med frihet kommer behovet av att organisera och hantera ditt eget arbete.

Detta kräver kunskaper om tid och uppgiftshantering, och det är inte något som nödvändigtvis kommer naturligt. Låt oss titta på några pålitliga sätt du kan stärka dina förmågor inom detta område och börja ta hand om din egen arbetsbörda på ett effektivt sätt.

1. Ta för vana att använda en kalender

Att enbart lita på ditt minne för att hålla reda på ditt schema är öppet för enorma mängder mänskliga misstag. Det enklaste sättet att bemästra bra tidshantering är att använda en kalender för allt och göra detta regelbundet.

Det finns många digitala kalenderapplikationer du kan använda, som t.ex Syn och Google Kalender. Dessutom kan du välja Tweek, om du föredrar en uppgiftsbaserad planerare.

Relaterad: Hur man färgkategoriserar din Outlook-kalender

Syftet är att lägga in allt i din kalender, inklusive möten, arbeten och evenemang, och i princip allt som du vet att du behöver göra. Om det är något du vet att du kan glömma, lägg in det. Det är bra att fylla din kalender så mycket du kan i förväg, så spärra lite tid i början av veckan för att göra detta.

2. Ordna dina e-postmeddelanden i mappar

Att behålla alla dina e-postmeddelanden i din inkorg kan skapa kaos, särskilt om du behöver hitta ett viktigt inkommande e-postmeddelande vid ett senare tillfälle. För att åtgärda detta bör du organisera dina e-postmeddelanden i relevanta mappar.

Mapparna du skapar bör vara specifika för ditt arbete och din roll, och göra det så att du snabbt kan hitta information. Detta kan inkludera mappar för projekt, företagsmeddelanden och uppdateringar, teammedlemmar, e-postmeddelanden du behöver följa upp och så vidare.

Det är bäst att undvika att radera jobbrelaterade e-postmeddelanden, för även om något inte verkar relevant nu, betyder det inte att det inte kommer att göra det i framtiden.

Du kanske inte direkt ser fördelen med att organisera kommunikationen på det här sättet, men i det långa loppet kommer det att hjälpa dig att behålla kontrollen över din arbetsbörda.

3. Organisera din filenhet

Det finns inget som är mer skadligt för din produktivitet än en filenhet som har hundratals lösa filer. Att göra detta gör det svårt och överväldigande att hitta det du behöver, vilket resulterar i förhalning och undvikande.

Precis som med dina e-postmeddelanden är det viktigt att ordna dina filer i mappar så att du kan hålla koll på ditt arbete. I huvudsak bör du inte ha några filer som inte är lagrade i en dedikerad mapp.

Relaterad: Produktiva verktyg för att förbättra fokus på distraherande kontor

Att göra detta kommer inte automatiskt att göra dig bättre på arbetsbelastningshantering, men det kommer att hjälpa dig med tidshantering och hålla dig konsekvent. Har du någonsin hört talesättet "ett städat hem är ett städat sinne"? Detsamma gäller din digitala arbetsplats!

4. Håll koll på ditt arbete

Att ha självständighet på jobbet innebär att du förväntas hålla reda på dina egna pågående uppgifter och hur det passar in i det bredare teamarbetet. Därför är det självklart att du kräver ett praktiskt sätt att göra detta.

Du kan skapa ett kalkylblad som listar alla dina arbetsframsteg, från kunder du arbetar med till projektplanering. Microsoft Excel och Google Sheets har massor av mallar du kan använda, eller så kan du skapa en från grunden. Helst bör ditt kalkylblad ge dig överblick över:

• Vad är verket.
• Deadlines.
• Framstegsindikatorer.
• Uppgifter i samband med det.

Alternativt kan du använda programvara för arbetshantering, som Asana, det ordnar en del för dig. Oavsett hur du väljer att spåra ditt arbete, om du har ensam ansvar för din arbetsbelastning, är det viktigt att du har någon form av visuell överblick.

Relaterad: Asana-hack du behöver veta

5. Prioritera dina uppgifter effektivt

När du inte har någon som talar om för dig vad du ska göra måste du ta reda på vilka uppgifter som har prioritet framför andra. Denna färdighet är ofta den som människor har svårast med eftersom den kräver att man tänker på helheten och förutser framtida resultat.

Lyckligtvis finns det några beprövade metoder för att göra detta för att hjälpa dig. De MoSCoW metod hjälper dig att ordna uppgifter till måste-ha, borde ha, skulle kunna ha och inte ha. Det är ett nivåsystem som gör att du kan ta reda på vilka uppgifter som är viktiga och vilka som inte är det.

De Eisenhower Matrix är en annan metod som kategoriserar dina uppgifter i ett 2x2-rutnät: brådskande, viktigt, inte brådskande och inte viktigt. Därför, om din uppgift hamnar i rutan Brådskande/viktigt, betyder det att du måste göra det nu. Om det hamnar i rutan Inte brådskande/inte viktigt kan du förmodligen ignorera det för tillfället.

6. Spara tid på repetitiva uppgifter

Människor tillbringar cirka 25 % av sin tid på jobbet på repetitiva uppgifter; detta är en stor del av tiden, och det är otroligt ineffektivt. Det kan vara e-postmeddelanden som du skickar där innehållet är identiskt eller textblock du skriver ut i rapporter.

Den goda nyheten är att du kan automatisera rutinarbete som detta genom att använda Magical Text Expander Chrome Extension. Det är en gratis applikation som låter dig skapa upp till 10 genvägar istället för att skriva ut samma text, om och om igen.

Relaterad: Dagliga uppgifter du kan automatisera med Zapier

Genvägsutlösaren kan vara en kombination av symboler och bokstäver. När du skriver dem producerar den automatiskt hela texten du behöver. Till exempel att skriva #Rapportera kommer att producera hela skelettrapporten, och du kan bara gå in och redigera alla relevanta detaljer.

Håll koll på din arbetsbelastning

Det är väldigt lätt att bli oorganiserad och göra misstag när det gäller att hantera sin egen arbetsbörda. Därför är det viktigt att se till att du har allt på plats för att minimera detta.

Som människor kan vi bara lagra så mycket information i våra hjärnor, så belasta dig inte med att försöka komma ihåg allt. Med hjälp av tipsen som utforskas här kommer du att vara på god väg att hantera din egen ärendebelastning på ett effektivt sätt, och med tiden kommer det att bli en självklarhet.

4 Digital Board-appar för samarbete och projektplanering

Digitala samarbetstavlor är vägen framåt, men vilken ska du använda? Här är de bästa apparna för samarbete och projektplanering.

Läs Nästa

Om författaren