Vad är Task Batching? En omfattande guide

Produktivitet på arbetsplatsen definieras ofta som hur mycket arbete en person kan utföra under en viss tidsperiod. Ju mer produktiv du är, desto fler saker får du gjort.

Men istället för att använda den konventionella metoden för att få jobbet gjort, finns det en mängd olika strategier som du kan tillämpa.

I vissa fall kan även subtila förändringar leda till en djupgående inverkan på mängden arbete du får gjort. Task batching är ett klassiskt exempel på detta.

Så, vad är uppgiftsbatching egentligen? Och hur kan man göra det ordentligt? Låt oss ta reda på.

Vad är Task Batching?

Uppgiftsbatchning är helt enkelt en process för att gruppera uppgifter av liknande karaktär i en batch och slutföra dem på en gång istället för att göra dem en efter en under dagen.

Du kan kombinera nästan vilken uppgift som helst. Om du till exempel måste svara på dina e-postmeddelanden kan du ange en specifik tid och sedan fokusera enbart på det.

Istället för att besvara icke-brådskande e-postmeddelanden sporadiskt under hela dagen, kan du ta timeout och få jobbet gjort på en gång med fullständigt fokus.

Relaterad: De bästa apparna du kan använda för att prioritera uppgifter på jobbet

En stor fördel med uppgiftsgruppering är att du kan använda den till nästan vad som helst, allt från djupt arbete till att slutföra små uppgifter under dagen.

Hur man batcherar uppgifter effektivt

För att batcha uppgifter effektivt behöver du två saker: ett tidsspårningsverktyg och en att göra-app. Här är en stegvis guide för effektiv batchning av uppgifter.

Det första du behöver göra är att välja ett tidsregistreringsverktyg. Uppgiftsbatchning är bara effektivt om du vet hur mycket tid du lägger på varje grupp av uppgifter.

Relaterad: Gratis tidsspårningsappar för att maximera ditt djupa arbete

Ett populärt val är Clockify, eftersom det är helt gratis att använda. Naturligtvis finns det andra alternativ tillgängliga som Toggl, så välj vilken app du är bekväm med att använda.

2. Använd en att göra-app för att kategorisera uppgifter i enlighet med detta

Det råder ingen brist på att göra-appar, så det är mer en fråga om vad du gillar och är villig att betala för. Microsoft To Do är en fantastisk app som är gratis att använda och synkroniseras över flera plattformar, inklusive iOS, Android, Windows och macOS. Du kan också hitta andra alternativ, som t.ex TickTick.

När du väljer en att göra-app, se till att du väljer en som låter dig tilldela etiketter eller kategorisera uppgifter. Det kommer att göra stor skillnad när du sätter ihop uppgifter.

3. Batch lågvärde arbete för tröttsamma timmar på dygnet

För att batcha uppgifter framgångsrikt och förbättra din produktivitet måste du förstå hur dina energinivåer fluktuerar under dagen.

Nästan alla av oss upplever stillheter eller energinedgångar under dagen. Men för de flesta är morgnarna mest produktiva. Energinivåerna är skyhöga och sinnet tänder på alla cylindrar.

Däremot upplever de flesta en svacka direkt efter lunch, där produktiviteten sjunker avsevärt. Du kan gruppera arbete med lågt värde, som att svara på oväsentliga e-postmeddelanden eller göra vardagliga uppgifter, under dessa lågenergiperioder.

Relaterad: De bästa apparna för tidsbatching för att öka produktiviteten

På samma sätt, för mer krävande uppgifter, är det bäst att gruppera dem för en tid då ditt sinne är fräscht och fokuserat. Det kan vara de sena timmarna på natten eller småtimmarna på den tidiga morgonen!

4. Dela upp större projekt i mindre uppgifter

En viktig sak du behöver göra är att bryta ner större projekt vid uppgiftsbatchning. Du kan inte kombinera en uppgift om den kommer att ta en stor del av din dag.

Om du istället arbetar med ett stort projekt måste du dela upp det i mindre, körbara uppgifter. Och, som alltid, se till att du kan kategorisera dessa uppgifter därefter.

Om du till exempel behöver förbereda en heltäckande rapport kan du dela upp arbetsflödet i flera steg, inklusive planering, insamling av data, utarbetande av rapporten och presentation.

5. Ställ in tidsgränser och granska din prestation

Att använda ett tidsspårningsverktyg är ytterst viktigt för att gruppera och slutföra uppgifter framgångsrikt. I många fall kan vissa uppgifter gå över styr och ta upp mer av din tid än du trodde att de skulle göra.

Sätt realistiska tidsgränser och försök hålla dig till dem. Med tiden kommer du att bättre förstå hur mycket tid det tar dig att slutföra specifika uppgifter, och dina tidsgränser kommer att bli mer effektiva.

Du bör genomföra tidsrevisioner varje vecka för att veta vilka kategorier av uppgifter som förbrukade mest av din tid och hur du kan minska tiden som läggs på mindre krävande uppgifter.

Relaterad: De bästa alternativen för Toggl-tidsspårningsapp

4 stora fördelar med uppgiftsbatchning

Task batching är en fantastisk produktivitetsteknik som hjälper dig att få mer gjort på kortare tid. Här är de största fördelarna det erbjuder.

1. Förbättrad produktivitet

Genom att fokusera mer på liknande uppgifter får du mer gjort istället för att låta din uppmärksamhet vandra. Task batching är utbredd eftersom det låter dig slutföra allt högprioriterat arbete på en gång när dina energinivåer är högre.

Detta låter dig också hantera dina energinivåer bättre under dagen och fokusera på olika uppgifter baserat på dina fokusnivåer.

2. Ökat förtroende

Ditt självförtroende kommer uppenbarligen att vara lågt när du är mentalt eller fysiskt utmattad mentalt och har ett viktigt uppdrag att utföra. Du kommer helt enkelt inte att tro på ditt eget arbete i de flesta fall.

Genom att få viktigt arbete gjort under perioder med hög energi och fokus kommer ditt självförtroende totalt sett också att öka. När du får mer arbete gjort med tiden, kommer det att fortsätta att klättra!

3. Bättre arbetstillfredsställelse

Prova uppgiftsfördelning om du ständigt jagar deadlines och hoppar från en uppgift till en annan. Det gör att du kan hantera din tid mer effektivt, vilket i slutändan ökar arbetstillfredsställelsen.

4. Minskad stress

Med uppgiftsbatching förlorar du inte någon sömn över förestående deadlines eller dålig arbetskvalitet. Eftersom du kommer att ha definierade perioder för att slutföra alla väsentliga och icke-nödvändiga uppgifter, vet du när du ska sluta och lägga lite tid på andra saker.

Naturligtvis kommer det att hjälpa till att sänka stressnivåerna och låta dig få en bättre balans mellan arbete och privatliv.

Att reglera produktiviteten är avgörande för framgång

Att mäta och reglera dina produktivitetsnivåer är mycket viktigt. Det gör att du kan bli bättre på ditt jobb, frigöra tid att spendera på saker du älskar och lära dig mer. Ännu viktigare, du kommer inte att känna dig ständigt fast i arbetet genom att reglera och hantera dina produktivitetsnivåer.

Hur man hanterar produktivitetens fyra pelare: Tips och verktyg att använda

Vill du förbättra din produktivitet? Så här hanterar du fyra viktiga pelare för produktivitet med teknik.

Läs Nästa

Om författaren