Hur man enkelt planerar ett projekt med Dropbox-papper

Projektplanering kan vara tråkigt och överväldigande, särskilt när det kräver att hela ditt team samarbetar om separata uppgifter, brainstormingsessioner och mer.

Lyckligtvis finns det tekniska verktyg där ute som kan förenkla projektplaneringsprocessen. Och det bästa av allt är att några av dem är gratis. Dropbox Paper är ett gratis verktyg för att skapa och redigera dokument som erbjuds via Dropbox. Allt du behöver är ett Dropbox-konto.

Planera projekt med Dropbox-papper

Dropbox papper innehåller alla verktyg du behöver för att enkelt och snabbt planera projekt. Du kan till exempel använda tidslinjeverktyget för att ställa in datum för uppgifter och till visualisera hela ditt projekt.

Du kan också skapa att göra-listor och tagga specifika teammedlemmar som är ansvariga för varje uppgift. Den bästa delen? Du kan göra allt detta i ett enda dokument, vilket gör det enkelt att hålla reda på alla detaljer.

Dropbox-papper är brainstormvänligt

Innan vi dyker in vill vi dela med oss ​​av detta: Du behöver inte ha reda på hela ditt projekt innan du använder dessa verktyg. Du kanske också vill

lär dig mer om vad Dropbox Paper faktiskt är.

Det är lätt att samarbeta med ditt team för att brainstorma om projekt när du planerar dem. Alla medlemmar i ditt team kan visa och redigera Dropbox Paper-dokument samtidigt.

Utveckla tidslinjer med hjälp av projekttidslinjen

Låt oss först skapa en grundläggande projekttidslinje. Öppna ett nytt Dropbox Paper-dokument och namnge det enligt ditt projekt. Följ sedan dessa steg:

1. Längst ner i dokumentet ser du Dropbox Paper-verktygsfältet. Välj tidslinjeikonen, som ser ut som en miniatyrkalender.
2. Din tidslinje kommer att visas. Välj sedan pilen bredvid 2 veckor för att välja längden på ditt projekt.

Att sätta milstolpar

Nästa steg är att sätta de projektmilstolpar som du vill att ditt team ska slutföra under projektets gång. Att göra så:

1. Håll muspekaren över datumet och a Flagga ikonen Kommer komma. Välj det.
2. Namnge din milstolpe.

Om du anger en milstolpe felaktigt eller bara vill ta bort en, klicka på milstolpen på tidslinjen och välj papperskorgen.

Lägger till uppgifter

Med alla dina milstolpar inmatade vill du nu gå igenom och lägga till specifika uppgifter före förfallodatumet. Det här är uppgifterna du behöver slutföra för att nå varje milstolpe.

1. Håll muspekaren över det tomma utrymmet under varje datum för att få ett grått område att visas. Välj den för att öppna Nytt objektfönster.
2. Ange ditt uppgiftsnamn och lägg till en beskrivning av uppgiften vid behov.
3. Tilldela uppgiften genom att välja Tilldela ikon (kroppen med en cirkel runt den).

Om du vill uppmärksamma specifika uppgifter kan du färgkoda dem genom att välja Palettikon uppe till höger i fönstret. Du kan till exempel färga högprioriterade uppgifter i rött.

Organisera uppgifter med hjälp av att göra-listan

Om du vill avstå från tidslinjen kan du använda verktyget Att göra-lista. Eller så kan du använda Att-göra-listan med tidslinjeverktyget för att ytterligare organisera projektuppgifter.

Du kan till exempel placera viktiga milstolpar i tidslinjen och dina uppgifter med datum i Att-göra-listan. När uppgifterna är klara markerar du helt enkelt rutan bredvid uppgiften.

Så här skapar du en att-göra-lista:

1. Välj Att göra-lista-ikon (som ser ut som en bock) i verktygsfältet längst ner på skärmen.
2. Ange namnet på din uppgift.
3. Välj datum och ange ett datum.
4. Om du vill tilldela uppgiften till någon i ditt team, välj Tilldela ikon och ange deras namn eller e-postadress.

Det är allt! Om du vill göra kommentarer om specifika uppgifter kan du göra det genom att välja Kommentar ikon (som ser ut som en pratbubbla) bredvid uppgiften.

Ytterligare funktioner för projektplanering

Efter att ha fyllt i din projekttidslinje och din att göra-lista är du på god väg mot att planera det perfekta projektet. Om du vill ta din projektplanering ännu längre, här är några ytterligare funktioner som kan vara till hjälp.

Dokumentmärkning

Har du flera dokument för varje projekt du arbetar med? Detta kan snabbt bli förvirrande och frustrerande för ditt team. Det enklaste sättet att organisera dina projektdokument är genom taggning.

Taggning (#) gör att du kan placera en tagg på dina dokument och filer, så att du enkelt kan hitta dem i sökningar. Så här taggar du dina dokument:

1. Hitta dokumentet eller filen du vill tagga i Dropbox och välj den.
2. Lägg till en tagg i fönstret till höger Lägg till en tagg låda.
3. Använd taggar som är beskrivande för ditt projekt. Till exempel skulle #March2022MarketingCampaign fungera i det här exemplet.

När du vill hitta dokument med dina taggar anger du taggen i Dropbox sökfält.

Projektplaneringsmall

Vill du inte behöva skapa ett projekt i Dropbox från början? Dropbox gör det enkelt med projektplaneringsmallen som du kan hitta här.

Välj helt enkelt Använd mall, och mallen öppnas i ditt Dropbox Paper-konto. Den här mallen innehåller både en att-göra-lista och en tidslinje, samt annan information som projektinformation.

Fyll i din information så är du igång. Det är också fullt redigerbart, så att du kan göra ändringar för att passa dina specifika behov.

Ett annat bra sätt att hålla ihop dina projektfiler är att länka dessa filer till ditt huvudprojektdokument.

För att använda den här funktionen, öppna ditt projektplaneringsdokument. Följ sedan dessa steg:

1. I verktygsfältet väljer du Infoga Dropbox-filer-ikonen, som ser ut som en öppen låda.
2. Använd sökfältet för att hitta filen du vill infoga i ditt dokument. Det kan vara allt från kontrakt till presentationer. Du kan också ladda upp dokument genom att välja Ladda upp filer.
3. Markera dokumentet och välj Välja.
4. Filen, dokumentet eller bilden kommer att infogas i ditt dokument. Du kan också klicka på filen för att öppna den ytterligare och visa den i helskärm.

Vad mer kan du göra med ditt Dropbox-konto?

Dropbox Paper är ett utmärkt verktyg för allt från planeringsprojekt till att skapa dokument kompletta med bilder. Så, vad mer kan du göra med ditt Dropbox-konto? Himlen är gränsen.

3 unika och kreativa användningsområden för Dropbox-konton

Dropbox-konton har en mängd unika användningsområden som du kan njuta av med delningsverktyg och tredjepartsverktyg. Här är några att prova...

Läs Nästa

Om författaren