Hur man beskriver ett arbetsflöde i Notion

Oavsett om det handlar om kreativitet, konstruktion, administration eller något annat, kommer du ofta att ha repetitiva uppgifter i vilken arbetsmiljö som helst. Att skapa ett etablerat arbetsflöde kommer att hjälpa dig och dina kollegor att komma in i en rytm, särskilt när du kommer in i någon ny.

I den här artikeln går vi igenom hur vi beskriver ett arbetsflöde i Notion så att du och ditt team känner till statusen och stegen för varje uppgift du arbetar med.

Fördelarna med att skissera ett arbetsflöde i idé

Att lägga upp ditt arbetsflöde i Notion hjälper ditt team att visualisera och komma ihåg de steg de behöver ta när de startar eller slutför en uppgift. Det kommer också att hjälpa alla att veta i vilket stadium ett visst uppdrag befinner sig.

Om till exempel skriva blogginlägg är en återkommande uppgift kan du dela upp den kreativa processen i fyra steg: utarbeta, redigera, bilder och ladda upp. När skribenter i ditt team avslutar ett utkast kan de markera sin del av uppgiften som slutförd på tavlan och ange den som ansvarar för redigeringen som mottagare.

Även om du arbetar ensam är detta ett utmärkt sätt att spåra dina framsteg eftersom du får en mer detaljerad översikt över din arbetsbelastning. Det hjälper också till att dela upp en skrymmande att göra i mindre actionföremål, vilket kan hjälpa till att förhindra överväldigande.

Skissera ett arbetsflöde i idé med statusar

Använder sig av en enkel tabelldatabas i Notion ger dig en sammanfattad översikt över ditt arbetsflöde. Du kan snabbt se vilket steg varje uppgift är på, jämföra det med förfallodatumet och kontrollera vem som arbetar med det utan att behöva rulla så mycket.

I det här exemplet representerar varje kolumn ett steg i skrivprocessen. För att komma igång, bestäm vilka steg du vill dela upp dina återkommande uppgifter i och skapa en ny sida genom att välja alternativet i det nedre vänstra hörnet av Notion. När du väl är på din nya sida, istället för att välja en mall, ta fram kommandona med hjälp av snedstrecket framåt och välj Tabelldatabas - Inline.

De namn kolumnen kommer att vara där du anger ditt uppgiftsnamn, och den extra kolumnen som visas kan du ta bort. Lägg sedan till en ny kolumn genom att välja lägg till-symbolen i det övre högra hörnet av tabellen, och i egenskapstyp meny, välj Välj.

Klicka in i cellen nedan och skriv in en status du vill använda, och Notion kommer att ge dig en uppmaning att förvandla den till en alternativ. Därifrån kan du ändra färgen med de tre prickarna bredvid.

Skapa alla statusar du vill använda genom att följa samma instruktioner och klicka på kolumntiteln för att ta fram menyn och duplicera den tills du har en kolumn för varje steg. Namnge dem därefter.

Nu, medan du och dina kollegor går, kan du använda statusar för att kommunicera vilket steg du är på och hur det går. Så istället för att bara markera uppgiften som utförd kan du visa ditt team att du arbetar med ett föremål utan att faktiskt säga det.

Exemplet använder att göra för att visa att ingen jobbar på det ännu, pågående att säga att det är på gång, komplett att visa att det är gjort, placerad i kö för att låta andra veta att det är pausat, och fastnat för att indikera att mottagaren behöver hjälp.

Relaterad: Notion tangentbordsgenvägar för Windows och Mac

Om ditt team behöver kommunicera detaljerna kan de kommentera på uppgiftssidan genom att klicka på dess namn och öppna den. Det tomma fältet nedan är den idealiska platsen för inledande detaljer. Kommentarsfältet är optimalt för att ställa frågor, kommunicera att du lämnar över projektet eller komma med förslag.

Att ha dessa konversationer i Notion kommer också att ge alla tillgång till informationen, istället för att begränsa åtkomsten i ett direktmeddelande eller gå vilse i en gruppchatt.

Även om du arbetar ensam är det till hjälp att använda statuser och lämna kommentarer till dig själv när du ska plocka tillbaka en uppgift.

Skissera ett arbetsflöde i princip med checklistor

Om du är ett fan av att hålla det enkelt och föredrar att bara låta andra veta att en uppgift är klar, kan du beskriva ditt arbetsflöde med hjälp av checklistkolumner. Att göra det är också ett utmärkt sätt att spara utrymme om du behöver inkludera många kolumner i ditt arbetsflöde. Det är dock bäst att hålla dem till ett minimum om du kan.

Du adderar checklista kolumner på samma sätt som du skulle a välj kolumn genom att klicka på lägg till-knappen i det övre vänstra hörnet av ditt bord, och allt du behöver göra är att namnge dem.

Genom att använda dessa får du fortfarande en snabb överblick över var du och ditt team är med uppgifter, med en lite mindre rörig text i statusen. Det är särskilt bra för lag som kanske vill att prioritetsnivån ska sticka ut över allt annat.

Relaterad: ClickUp vs. Begrepp: Vilket är bättre för projektsamarbete

Du kan naturligtvis fortfarande kommunicera i kommentarerna, men statusen för varje steg är inte i fokus - bara om det är komplett eller inte.

Andra objekt som du kanske vill inkludera i ditt arbetsflöde

Några andra kolumner som du kanske vill inkludera i ditt Notion-arbetsflöde är en länkkolumn om dina projekt är i en enhet eller online-programvara eller en filer och mediakolumn om du lämnar dokument fram och tillbaka.

Om du upptäcker att du inte vill en viss egenskap för att dyka upp som en kolumn i din databas, kom ihåg att du kan dölja den från din tabell, men den kommer fortfarande att dyka upp i egenskapslistan när du klickar in i ett projekt.

Att lägga till anteckningar på sidan ovanför eller under din tabell hjälper dig och dina medarbetare att lära dig och komma ihåg stegen i ditt arbetsflöde.

Att göra detta är särskilt användbart för att ta med nya teammedlemmar, eftersom de kommer att känna till alla steg, och dina instruktioner kommer att berätta för dem exakt vad de behöver göra när de når nästa.

Kom in i en rytm med notion

Genom att beskriva ett arbetsflöde i Notion tar du bort gissningarna ur en process och delar upp större projekt i mindre, organiserade milstolpar. På så sätt kommer du och ditt team att ha allt på ett ställe, och ingen behöver leta.

Om du ännu inte har kollat ​​in Notion, gör dess anpassning och enkelhet att du kan hantera vilket projekt som helst. Men om du känner dig fast kan du börja med några av dess många mallar och lära dig allt eftersom.

Så här kommer du igång med Notion: 7 viktiga tips och tricks

Notion är ett av de bästa produktivitetsverktygen och det växer snabbt. Här är några knep och tips du kan använda för att komma igång.

Läs Nästa

Om författaren