Hur man formaterar värden i Google Sheets

Du kan behöva formatera alla negativa poster i Google Kalkylark för att göra dem mer synliga när du navigerar genom omfattande kalkylark. Detta gör att de sticker ut från andra poster och det blir lättare att hitta dem.

I Google Kalkylark finns det två sätt att formatera tal, inklusive villkorlig formatering och anpassad nummerformatering. Låt oss se hur dessa metoder fungerar för att formatera en datauppsättning i Google Sheets unikt.

Ändra format för negativa tal med villkorlig formatering

Genom att tillåta dig att tillämpa olika regler på datasetet förenklar villkorlig formatering formateringsprocessen. Men trots att du ger dig stor flexibilitet att formatera celler med olika formler och villkor kan du behöva lägga till regler flera gånger för att uppnå önskat resultat.

Låt oss tillämpa den villkorliga formateringen på en datauppsättning för att göra förståelsen tydlig. Tänk på följande lista över försäljningsvinst under sju veckor:

Tänk på fallet där du vill att färgen på alla negativa poster ska ändras till röd. Följ stegen nedan för att se hur du kan uppnå det i den givna datamängden:

1. Välj intervallet av celler där du vill formatera negativa poster.
2. Navigera till Formatera alternativet i menyn och klicka på Villkorlig formatering i listan.
3. Om du gör det öppnas Regler för villkorligt format fönster, där du måste tillämpa formatreglerna.
4. I det här fönstret, lokalisera Formatera celler om... rullgardinsmenyn och välj Mindre än alternativ från listan.
5. Stiga på "0" i Värde eller formel låda.
6. I den Formateringsstil, Fyllnadsfärg kommer att väljas som standard som kommer att ändra färgen på cellerna (med värden mindre än 0) med den som väljs där.
7. Navigera till Fyllnadsfärg och klicka på Temafärg vit. (Detta kommer att göra fyllningsfärgen vit, vilket gör att det ser ut som om formateringen har rensats)
8. Klicka nu på Text färg alternativ precis innan Fyllnadsfärg, och välj den röda färgen från listan.
9. Träffa Gjort.

Formatera datauppsättning med flera regler

Genom att lägga till ytterligare en regel kan du villkorligt formatera andra värden i datasetet, till exempel ändra positiva värden till blå. Så här gör du:

1. Välj samma datauppsättning som du vill formatera med en annan regel.
2. Navigera till Format > Villkorlig formatering.
3. Klicka på Lägg till en annan regel.
4. Välj större än i Formatera celler om... och gå in "1" i Värde eller formel låda.
5. Rensa Fyllnadsfärg formatera som du har gjort ovan.
6. Ändra Text färg till blått.
7. Efter att ha förhandsgranskat formateringen, tryck Gjort.

Så här kan du använda villkorlig formatering i Google Sheets för att formatera specifika värden i datamängden för att få dem att sticka ut. Låt oss nu utforska hur man använder anpassad nummerformatering för att uppnå samma mål.

RELATERAD: Så här använder du funktionerna COUNTIF och COUNTIFS i Google Sheets

Ändra format för negativa tal med anpassad nummerformatering

Anpassad talformatering ger samma resultat som villkorlig formatering, men det innebär att formatera värden i datauppsättningar med hjälp av lättillgängliga olika formatstilar eller anpassade formler.

Följande steg visar dig hur du formaterar negativa tal med anpassad nummerformatering:

1. Tänk på samma datauppsättning som ovan.
2. Välj det cellintervall du vill formatera.
3. Navigera till Format > Tal > Anpassat nummerformat.
4. Skriv denna formel i rutan: "General; [Red] General; Allmän;@"

Ovanstående kod kommer att formatera siffrorna i ditt valda intervall, som visas i förhandsvisningen nedan. Klick Tillämpa när du är nöjd med formatet.

Hur fungerar anpassad nummerformatering?

Låt oss titta på hur ovanstående kod i anpassad nummerformatering fungerar:

General;[Red]General; Allmän;@

De fyra typerna av data (värden) finns som standard i Google Kalkylark, nämligen "Positiv", "Negativ", "Noll" och "Text". Sekvensen förblir densamma när du ändrar format genom att använda formler.

Du kan ändra färgen på valfritt värde genom att placera [Färg] innan Allmän (vilket betyder standardvärde) i koden. De ";" används för att separera alla typer av format, medan "@" används för att hålla textvärdena intakta. Men du kan också ändra textfärgen på samma sätt.

I det här exemplet tänkte vi bara ändra färgen på det negativa talet, som ligger tvåa i koden. Det är därför vi har placerat [Röd] före det. Således, om du vill ändra färgen på positiva värden, kan du göra det i ett steg. På samma sätt kan du ändra färgen på både noll- och textvärden.

En begränsning av anpassad nummerformatering är att du bara kan ändra färgen på texten istället för hela cellen, vilket enkelt kan göras med villkorlig formatering.

Anpassad nummerformatering har en fördel framför villkorlig formatering genom att du kan ändra formateringen för alla fyra typer av värden på en gång. Däremot måste du tillämpa varje regel separat med villkorlig formatering.

Är dessa formateringstyper dynamiska till sin natur?

Ja, båda typerna av formatering gör din datauppsättning dynamisk. Därför kommer formatet att tillämpas automatiskt när du ändrar något värde i hela datasetet (där formateringen har använts).

RELATERAD: Hur du delar och skyddar dina Google Sheets

Även om du tar bort ett värde från en cell där formatering har tillämpats, kommer den cellen att behålla sin formatering. Den formaterar nya värden baserat på reglerna du anger nästa gång du lägger till dem.

Dessutom, kopiering av data från celler till andra celler i samma eller olika ark kommer att bära formateringsreglerna med sig. Så snart du har använt formatet kan du fortsätta att ändra data i din datauppsättning.

Hur man rensar formatering i Google Sheets

Följ stegen nedan för att rensa formatering i Google Kalkylark.

1. Välj den datauppsättning du vill rensa formatering för.
2. Navigera till Format > Rensa formatering.

När du rensar formatet för en specifik datauppsättning tas bara de villkorliga formaten bort, tillsammans med justeringen och andra tillämpade format. För att ta bort anpassade talformat måste du rensa den tillämpade formeln.

Formatera enkelt värden i Google Sheets

Att ha värdena formaterade på ett annat sätt i datasetet förenklar datanavigeringen. Om du till exempel ändrar negativa siffror till röda eller någon annan färg, blir det lättare att se dem i datamängden.

Även om båda typerna av formatering fungerar bra, har de sina nackdelar. Villkorlig formatering kräver att regler tillämpas flera gånger, medan anpassad nummerformatering kan vara mer felbenägen om du inte känner till formeln eller koden. Du kan välja den som bäst passar dina behov.

Är det svårt för dig att få dina kalkylblad att se mer professionella ut? Det går att få dem att sticka ut genom att följa enkla tips. Detta inkluderar att använda rätt teckensnitt och avstånd i arket till att använda rubriker och rutnätslinjer för att göra informationen lättare att läsa.

De 9 bästa formateringstipsen för Google Sheets för att skapa kalkylark som ser professionellt ut

Vill du få dina Google Sheets att se professionella ut och sticka ut? Här är några tips du bör följa.

Läs Nästa

Om författaren