De 5 bästa verktygen för dokumentsamarbete för fjärrarbete

Med uppsvinget i att arbeta hemifrån är teamen mycket beroende av samarbetsverktyg för att fortsätta arbeta på distans. Det finns flera tillgängliga verktyg för att hantera fjärrteam, spåra deras framsteg, arrangera virtuella möten och hålla kontakten för att hjälpa dem att hålla sig produktiva.

På samma sätt har dokumentsamarbete en lika viktig plats för effektiv kommunikation. För att göra dokumentskapande, delning och samarbete mer strömlinjeformade, här är några av de bästa dokumentsamarbetsverktygen du bör prova.

För dokumentsamarbete är Google Dokument det bästa valet. Det hjälper till att ligga steget före samarbetsspelet utan att det kostar en krona. Det eliminerar både avsändarens och mottagarens frustrationer genom att tilldela unika länkar för varje dokument och låta användarna sömlöst dela dem med ett klick.

Den gemensamma dokumentdelningsfunktionen i Google Dokument låter flera användare redigera samma dokument, spåra och acceptera förslag och se ändringarna synkroniserade i realtid för att hålla dig uppdaterad om det senaste version. Dessutom tillåter det redaktörer att lägga till kommentarer och förslag i realtid.

RELATERAD: Hur man beviljar och begränsar behörigheter i Google Dokument

Som dokumentägare kan du anpassa redigeringsrättigheterna efter dina behov. Du kan antingen lägga till personer som redigerare eller tittare med deras e-postadresser. Du kan också ställa in dokumentet på "Endast visa" eller "Begränsat" så att endast personer med e-post-ID från samma domän kan komma åt det. Dessutom kan du styra vem som kan dela ditt dokument med andra teammedlemmar.

Men de flesta stöter på ett problem när de använder Google Dokument. Användare är omedvetna om alternativen för inbjudningar och länkdelning i Google Dokument. Mottagaren kan ladda ner, redigera och e-posta det mottagna dokumentet om de inte vet hur man samarbetar i Google Dokument. Därför, om det är första gången de använder det, kan du behöva utbilda dem lite.

Notion ger dig fullständig kontroll över att dela dokument. Med den kan du enkelt styra vem som kan redigera, visa, kommentera eller dela dina Notion-sidor. Dokument kan antingen delas med en enda person eller ett helt team samtidigt.

I gruppdelning kan du begränsa vem som har tillgång till dokument, oavsett om hela teamet eller bara några få medlemmar från hela gruppen. Du kan till exempel placera dina biträdande redaktörer i en grupp och ge dem redigeringsåtkomst till konfidentiell information med ett klick. Eller så kan du ge redigeringsåtkomst till några redaktörer samtidigt som du delar dokumentet med hela redigeringsgruppen.

RELATERAD: Viktiga tips och tricks för att komma igång med Notion

I det vänstra sidofältet håller Notion register över dina privata och delade sidor. Som ett resultat kan du snabbt dra och släppa sidor från ett avsnitt till ett annat samtidigt som du ställer in åtkomstbehörigheterna så att de matchar de som redan har ställts in i avsnittet med privata sidor. Samma åtkomstbehörigheter gäller för kapslingssidor, men du kan senare ändra dem efter behov.

Dessutom har en administratör rätt att antingen ändra dokumentbehörigheterna för ett redan delat dokument till ett fåtal medlemmar från den inbjudna gruppen eller ta bort någon från att ha tillgång till det. Om du förstör redigeringsbehörigheterna är allt du behöver göra att trycka på Återställ. Därför är Notion ett bra val för små team med sådan kontroll över dokumentdelning.

Notion integreras med Slack, Google Drive, Trello, Mailchimp och många andra tjänster för enkel dokumentdelning. Gratisplanen kommer med begränsningar, som antalet gäster du kan bjuda in och hålla reda på historik. För att få maximal nytta, överväg att uppgradera till den betalda planen. Kolla in Sida för idéprissättning för mer detaljer.

Zoho Writer låter också användare sömlöst dela dokument för samarbete, liknande Google Docs. Att dela dokument med ditt team för recensioner samtidigt som de låter dem kommentera filerna i realtid är superenkelt. När du lämnar dina förslag i kommentarerna vet ditt team vad som ska redigeras och kan vidta åtgärder snabbt.

Du kan till och med chatta om dina framsteg medan du arbetar. Som dokumentägare kan du aktivera växlingen för spårändringar så att varje ändring som görs i dokumentet från och med nu kommer att kontrolleras igen. Med Zoho Writer kan du dessutom dela dokument externt med kunder som inte är i din arbetsyta.

Dokument lagras i ett välorganiserat molnbibliotek och kan snabbt sökas och hämtas. Dessutom kan du enkelt integrera Zoho Writer med applikationer som Google Drive, Dropbox, Evernote och Zoho Mail. Dessutom har Zoho Writer ett professionellt gränssnitt och har ingen brant inlärningskurva. Så du kommer inte ha svårt att vänja dig vid det.

RELATERAD: Zoho Writer vs. Google Docs och Microsoft Word Online: Är det dags att byta?

När det kommer till prissättning är Zoho Writer gratis att använda för privatpersoner. Men för att dra nytta av extra förmåner som extra utrymme eller lösenordsskydd, måste du gå efter dess betalda planer. Kontrollera Prissidan för Zoho Docs för mer detaljer.

Några av de praktiska funktionerna du kan njuta av med Zoho Writer är:

1. Spara dokument i realtid.
2. Låsning av känsliga uppgifter.
3. AI-driven skrivassistent.
4. Schemalägga eller direkt publicera artiklar på WordPress.
5. Fungerar offline också.

ClickUp Docs är ett annat mycket effektivt verktyg för att dela dokument på distans. Genom dess fantastiska samarbetsgränssnitt, fullmatat med funktioner, kan alla i Workspace samarbeta, redigera och arbeta med uppgifter samtidigt.

Det möjliggör samarbetsredigering i stil med Google Dokument. Du kan se markören röra sig när någon redigerar ett dokument, med deras namn ovanför markören. Genom att klicka på den gula kikareikonen kan du också se vem som ser ditt arbete.

Dessutom synkroniseras realtidsändringar på alla enheter för att säkerställa att varje teammedlem kan komma åt den senaste dokumentversionen. När du delar dokument med ditt team har du flexibiliteten att hålla vissa dokument privata medan andra är tillgängliga för alla.

Genom att skydda dina dokument kan du dessutom förhindra specifika teammedlemmar från att komma åt dessa dokument utan att begära tillstånd från dig. Nesting är en annan av ClickUps unika funktioner. Det låter dig gruppera sidor i ett dokument, och med hjälp av Relations-funktionen kan du länka relaterade sidor i dokumentet.

Du kan också importera ditt arbete från andra applikationer, inklusive Evernote, Google Docs och till och med Microsoft Word-dokument. Om du letar efter ett mycket lyhört verktyg för dokumentsamarbete bör du prova ClickUp.

Dropbox Paper-plattformen är ett annat avancerat dokumentsamarbetsalternativ som är tillgängligt för externa team. Med den kan du dela dokument sömlöst med teammedlemmar samtidigt som du får tillgång till dokumentet via e-postadresser.

Genom att tilldela uppgifter till dina teammedlemmar med bara några klick och omedelbart skapa en deadline precis bredvid den håller alla uppdaterade. Dessutom kan du planera dina möten genom att länka kalenderhändelserna i det delade dokumentet.

RELATERAD: Prova dessa bästa funktioner i Dropbox-papper

Som samarbetspartner kan du snabbt upptäcka vilka uppgifter som har tilldelats dig per dokument eller per dokument, och navigera genom uppgifter som tilldelats andra och de som redan är slutförda. Dessutom, till skillnad från Google Docs, stöder Dropbox Paper delning av multimediafiler, vilket gör samarbetet mer attraktivt.

Utöver det låter Dropbox Paper dig importera Microsoft Word-, Excel- och PowerPoint-dokument och länka Google Docs, Sheets och Slides-dokument. Så om du letar efter ett funktionsrikt samarbetsverktyg för ditt team, ge Dropbox Paper ett försök.

Ta ditt dokumentsamarbete till nästa nivå

Document Collaboration har funnits i decennier. Ge verktygen i listan ett försök för att ta dokumentsamarbete med ditt team till nästa nivå. För att avgöra vilket verktyg som är bäst för teamet måste du låta dem köra det och välja den lösning som matchar teamets krav.

Har du teammedlemmar baserade i olika delar av världen? Att sätta upp ett viktigt möte skulle utan tvekan vara en utmaning om du inte kände till tidszonen. Om ja, bör du kolla in tidszonsomvandlare för att göra ditt jobb enklare.

De 10 bästa tidszonsomvandlarna för globala fjärrteam

Behöver du arbeta med människor från en annan tidszon? Använd verktyg för tidszonsomvandlare för snabb samarbete.

Läs Nästa

Om författaren