5 tidsbesparande fördelar med att använda programvara för projektledning

Lagarbete får drömmen att fungera — förutom när det kommer till missförstånd. När man diskuterar ett nytt projekt kan överkommunikation, underkommunicering och missförstånd ta mycket tid.

Du har förmodligen ägnat lite tid åt att leta efter informationsbitar eller filer som finns i våra inkorgar, snabbmeddelanden eller anteckningar från möten och telefonsamtal.

Om du kan relatera kan du ha nytta av att använda programvara för projektledning. I den här artikeln tar vi dig igenom en lista över tidsbesparande fördelar som den här typen av programvara erbjuder, med exempel från ClickUp, Notion och Asana. Även om du arbetar solo kan du hitta några takeaways.

1. Inget mer att skicka och söka genom e-postmeddelanden

Tack vare projekthanteringsprogramvara kan du avstå från att skicka e-postmeddelanden.

Istället kan du använda tilldelade kolumnen i din Klicka Upp projektstyrelser. Detta gör att du kan överlåta äganderätten till ett projekt till någon annan.

När du har lagt till projektbeskrivningen, förfallodatum och alla andra detaljer som du vill inkludera, lägg bara till din kollega i den här kolumnen så får de ett meddelande eller ser det i sin att göra lista.

Om du vill att mer än en person ska ta äganderätten till projektet kan du aktivera en kolumn för flera tilldelade med ClickUps ClickApps.

Du har möjlighet att aktivera detta när du skapar din arbetsyta. Men om du behöver lägga till den senare, gå över till din profilavatar i det nedre vänstra hörnet och klicka på den för att hitta Klicka på Appar i menyn.

Därifrån bläddrar du igenom alternativen för att hitta Flera uppdragstagare, slå på den och bocka av den för den arbetsyta du vill använda den i.

Tilldelade kolumnen är för dem som vidtar åtgärder på ett projekt. Om du vill CC: a någon på projektet, lägg till dem som en tittare genom att klicka på ögonsymbolen i det övre högra hörnet av uppgiftskortet.

Relaterad: Begrepp vs. Evernote: Vilken är rätt för dig?

Nu är tilldelade och övervakare aktuella för senare uppdateringar, inklusive personen som skapade uppgiften – och ingen behöver bläddra igenom ett e-postmeddelande som är 50 trådar långa för detaljer.

2. Mindre onödiga möten

Om du någonsin har hört någon säga att ett möte kan ha varit ett e-postmeddelande – det kan också vara en sida i Notion.

Istället för att krypa ihop eller hålla en brainstormingsession för mindre projekt och idéer, skapa en ny sida och samarbeta inom.

Om du är ny på Notion, Team uppgifter mallen kommer att komma igång. För att skapa en ny sida i brädvy i denna mall klickar du på lägg till-knappen längst ned i kolumnen. Om du föredrar Listvy, lägg helt enkelt till en ny rad i din lista.

Innan du lägger till dina lagkamrater, fyll i egenskaperna som förfallodatum och prioritet, samt de detaljer och idéer du har. Inkludera en uppmaning till dina medarbetare att lägga till sina tankar och förslag och lägg sedan till dem som uppdragstagare.

Du kan också kalla denna egenskap för lagkamrater om du föredrar något mer neutralt.

Exempelbilden använder en bildtext för att få syftet med sidan att sticka ut. Nedan kan vem som helst lägga till information med hjälp av text, rubriker, bilder, bilagor, länkar och många andra praktiska kommandon.

Dessutom, om du eller en kollega av misstag raderar något meningsfullt, kan du se tidigare versioner av sidan genom att klicka på klockikonen i det övre högra hörnet.

3. Inget behov av att förklara projektet flera gånger

Du behöver inte för många kolumner eller egenskaper för att säkerställa att dina uppdragsdetaljer är tydliga och konsekventa. Faktum är att du sannolikt kan komma undan med att bara använda mottagaren, förfallodatum och prioritet.

Relaterad: Kreativa sätt att få ut det mesta av Asana

Innan du lägger till dina medarbetare som uppdragstagare eller medarbetare till en uppgift i din projektledning programvara, fyll i informationen i varje kolumn och öppna uppgiftens kort eller sida för att fylla i beskrivning.

Så här ser det ut med en enkel layout i gratisversionen av Asana.

Tack vare den tydliga layouten och etiketterna kommer alla att veta vem som är en mottagare eller medarbetare när du lägger till dem. De kommer också att ha tydliga instruktioner om när förfallodatumet är, prioritetsnivån för uppgiften och vilket projekt eller avsnitt uppgiften bidrar till, förutom detaljerna.

4. Du undviker att svara på samma fråga vid repetition

Om någon ber om förtydligande genom Slack eller ett mejl har inte alla tillgång till svaret. Om de frågar i kommentarsfältet för respektive uppgift i ditt projektledningsprogram kommer alla att se det.

Här är ett exempel med ClickUp.

Det som är utmärkt med ClickUps kommentarer är att var och en skapar en ny tråd. Om du får två frågor kan du svara på dem separat genom att välja svar under kommentaren. Du kan också tilldela någon till frågan om du känner att de kan ha ett bättre svar.

Den offentliga frågan och svaret bör förhindra att samma frågor kommer upp. Men om du får frågan igen, och det inte är ett snabbt svar, kan du peka din kollega i rätt riktning genom att tilldela dem svaret också.

5. Mycket mindre jagar andra för deras arbete eller söker efter filer

Eftersom projektledningsprogram främjar samarbete har du massor av verktyg för att kommunicera med dina kollegor. Om du vill ha en snabb statusuppdatering behöver du bara tagga dem i en kommentar – i Notion. Du kan göra det med en vid tecken (@) och dra upp deras namn i sökfältet.

Du behöver inte heller gå igenom e-postmeddelanden eller be dina medarbetare att skicka ett dokument till dig, eftersom de kan lägga till dem direkt i kopian av projektsidan. Men om du vill att dokument ska visas på samma plats varje gång kan du lägga till en dokumentkolumn i din projektstyrelsens sida.

En dokumentkolumn gör underverk om du har en lagkamrat som är ökänd för att ha bett dig att skicka om en fil varje gång de tappar koll på den. Du kan snälla berätta för dem att det finns där i projektstyrelsen om de tappar koll på det igen.

Öka din produktivitet med programvara för projektledning

Lagarbete är roligt, särskilt när ett projekt löper smidigt. Genom att hantera dina uppgifter i projekthanteringsprogramvara kan du hjälpa till att minska friktionen och spara dig och dina medarbetare mycket tid genom att hålla allt organiserat på ett ställe.

Även om du arbetar ensam, kommer du fortfarande att dra nytta av att veta var du kan hitta alla detaljer och dokument du behöver. Vilken programvara du väljer är upp till dig. Med många utmärkta alternativ tillgängliga, är det mer än troligt att du hittar en som fungerar för dig och ditt team.

Notion, ClickUp och Asana är alla bra val om du letar efter några förslag att börja.

ClickUp vs. Asana: Vilket är bättre för projektledning?

Det finns många alternativ för projekthanteringsprogram, här är några tips som hjälper dig att välja mellan Asana och ClickUp.

Läs Nästa

Om författaren