Hur man gör anteckningar under zoommöten som ett proffs

Oavsett om det är ett teammöte eller ett kundsamtal har Zoom-möten blivit en viktig del av alla distansarbetares liv. De flesta glömmer dock diskussionen efter mötets slut. Att inte komma ihåg höjdpunkterna i mötet kan göra dig ineffektiv, vilket kan leda till improduktivitet. Så, hur håller du koll på alla dina onlinemöten?

Ange mötesanteckningar. Även om detta inte är ett nytt koncept, har många människor inte rätt anteckningssystem på plats för att hjälpa dem att hålla jämna steg med sina samtal. Men hur gör du anteckningar under Zoom-möten? Låt oss ta reda på.

Mötesanteckningar vs. Minuter: Vad är skillnaden?

För det mesta använder människor mötesanteckningar och mötesprotokoll omväxlande. Men de är inte samma saker, och att förstå deras skillnader kan hjälpa till att öka din effektivitet.

Anteckningar och protokoll är båda åtgärder som registrerar viktiga punkter som diskuterats i ett möte, men de är inriktade på olika saker. Mötesanteckningar är kortfattad information om idéer, planer, mål, åtgärder, deadlines som nämns på mötet. Du kan ändra innehållet beroende på ditt syfte och avsikt.

Å andra sidan är mötesprotokoll formella detaljer som kan fungera som juridisk dokumentation av mötet, som revisorer och domstolar kan ta del av. I huvudsak samlar protokoll information som mötesdeltagare och frånvarande, ämnen som diskuteras, start- och sluttid för mötet, fattade beslut och mer. Protokoll följer en viss struktur, till skillnad från anteckningar som kan ändras.

Relaterad:De bästa mötesprotokollsmallarna för proffs

Hur man gör anteckningar i ett Zoom-möte

Förutom personligt bruk kan mötesanteckningar också fungera som en resurs för dina kollegor att använda, särskilt om du är villig att dela dina. Eftersom de har all viktig information som diskuteras under ett möte, kan det hjälpa till att öka produktiviteten i ditt team.

Dina mötesanteckningar bör dock ha en struktur. Annars kommer ingen att förstå dem. Så här kan du göra mötesanteckningar som ett proffs:

1. Bekanta dig med grunderna för att göra anteckningar

När du gör anteckningar finns det flera ämnen som du bör ta upp. Nedan är de saker du bör inkludera:

FÖRMÖTE: Innan mötet börjar, skriv ner de detaljer som redan är tillgängliga för dig så att du inte slösar bort någon tid. Här är dem:

• Datum och tid: Detta hjälper dig att organisera och sortera dina anteckningar väl.
• Deltagare och typ av möte: Är det ett kundsamtal eller ett teammöte? Vem deltog i det?
• Dagordning: Sammanfattning av vad mötet handlar om.
• Idéer: Har du något du vill dela med dig av under mötet? Skriv ner dem så att du inte glömmer dem.

UNDER MÖTET: När mötet börjar kan du fokusera din anteckning på viktiga saker som nämns under mötet, som:

• Åtgärdspunkter: Om det finns några planer som diskuteras under mötet, skriv ner det. Ange de uppgifter som nämns, såsom de inblandade personerna, uppdrag och ansvar, tidslinje och förfallodatum.
• Fakta: Eventuella viktiga fakta som anges under mötet.
• Fråga och svar: Spela in frågor som ställdes under mötet och deras svar, så att du kan hänvisa till dem om du behöver.

Relaterad: Tips för att göra bättre anteckningar med Microsoft OneNote

2. Spela inte in allt du hör

Att ta anteckningar handlar inte om att fånga allt som nämns under Zoommöte. Att skriva ner hela mötet är en gammaldags metod; proffsen gör inte det längre. Om du provar den gamla metoden kommer du sannolikt att misslyckas. Detta beror på att hela processen är tidskrävande och motverkar huvudsyftet med anteckningar. Det kommer också att förvirra dig eller vem som helst som kommer att läsa det, eftersom det kommer att innehålla överflödig information som är onödig.

Spela istället bara in nyckelord och åtgärder. I grund och botten tar du tag i nyckelord och skapar en sammanfattning av poängen och allt som behöver göras med den. Du kan titta på grunderna för att göra anteckningar för att hålla dina anteckningar kortfattade och lätta att förstå.

3. Skapa en mall

För att göra hela anteckningsprocessen snabbare måste du skapa en mall. Detta sparar tid på att tänka på vilken detalj som hamnar vart. Samtidigt behöver du inte lägga mer tid på att redigera det efter mötet eftersom det redan är formaterat.

Du kan skapa en mall som passar dina behov, eller så kan du också följa olika anteckningsstrategier. Du kan till exempel prova kvadrantermetoden och dela upp dina anteckningar i fyra avsnitt: frågor, att göra, tilldelade och anteckningar. Om du är en visuell person kan en tankekarta vara en idealisk mall.

Förutom strategier kan du också använda appar för anteckningar för att göra det lättare för dig att organisera allt. Vissa appar har redan en mall redo för dig att använda, så du behöver inte tänka på att skapa eller hitta en.

Relaterad: Rena och enkla anteckningsappar som fungerar offline

4. Definiera ditt mål

Om du vill bli framgångsrik med att skriva Zoom-mötesanteckningar är det viktigaste du behöver tänka på ditt mål. Fråga dig själv: Varför skriver du anteckningar? Vill du använda detta för att vara effektiv och avancera din karriär? Skriver du anteckningar som en del av ditt jobb? Vill du dela dem? Gör du det för att vara mer organiserad? Vad vill du få ut av det?

Genom att definiera ditt mål för anteckningar kan du bli mer motiverad att göra det bättre. Om du vet vad du vill uppnå blir det att skriva mötesanteckningar en promenad i parken, eftersom du får en tydligare förståelse för vad ditt önskade resultat är. Kom ihåg att dina mötesanteckningar bör hjälpa dig att bli bättre på din karriär. Det här är inte bara något du gör; det kan avsevärt hjälpa dig att utvecklas och bli mycket mer effektiv på jobbet.

Är det praktiskt att alltid göra anteckningar under zoommöten?

Du behöver inte alltid göra anteckningar under möten. Du måste dock lära dig att bedöma vikten av varje samtal du tar. Till exempel, om det bara är ett anpassningssamtal och det inte finns några viktiga detaljer som nämns, kan du hoppa över anteckningarna och fokusera på själva samtalet.

Ändå är anteckningar en viktig färdighet du bör lära dig för att avancera din karriär. Förutom att hjälpa effektiviteten kan det leda till bättre retention, vilket kan förbättra ditt långtidsminne. Det bygger också ansvar och ökar dina lagkamraters prestationer, vilket gör att de kan bli mer medvetna om vad de ska göra. Slutligen ger det riktning, så att du vet var du ska fokusera din uppmärksamhet.

Digital vs. Pappersanteckningar: Vilken ska du använda?

Dina anteckningsvanor kan vara hjärtat i din produktivitet. Gillar du att gå gammaldags med pappersanteckningar eller föredrar du digitala anteckningsappar?

Läs Nästa

Om författaren