7 Vanliga distraktioner på arbetsplatsen och hur man undviker dem

Att vara konsekvent produktiv är redan svårt, och vår krympande uppmärksamhet gör bara detta jobb svårare. Distraktioner på arbetsplatsen är en av de största orsakerna till dålig prestation.

Medan vissa av oss lätt kan ignorera distraktioner, behöver andra hjälp att blockera dem för att förbli produktiva. Här är några vanliga distraktioner på arbetsplatsen och sätt att undvika dem.

1. Bullrigt kontor

Arbetsplatser är ofta fyllda med buller. Det kan vara dina kollegor som chattar, skrivning av tangentbord, den pipende kontorsskrivaren eller byggnadsarbetet i nästa byggnad.

Allt detta kan minska ditt fokus och öka stressen, vilket gör det svårt att prestera. Om ditt kontor inte har ett tystare rum du kan gå till, köp sedan ett par Aktiv brusreducering hörlurar kan vara en bra investering.

Med ANC-funktionen påslagen kan du blockera det mesta, om inte allt, av det omgivande bruset på din arbetsplats. Medan du håller på kan du också prova att spela spår av omgivande och vitt brus att dränka alla bakgrundsbrummande för att återfå fokus.

Relaterad: Anledningar till att trådbundna hörlurar är bättre än trådlösa hörlurar

2. E-post och meddelanden

På jobbet förväntas du vara tillgänglig online under hela arbetsdagen för att kommunicera med ditt team eller svara på kunders e-postmeddelanden. Men att ständigt ta sig av den aktuella uppgiften för att svara på e-postmeddelanden eller meddelanden kan vara utmanande att komma tillbaka till zonen.

A studie visar att ständiga avbrott inte bara gör det svårt att återfå fokus, utan också ökar dina chanser att göra misstag. Så det är viktigt att ställa in en tid för att svara på en del olästa meddelanden och e-postmeddelanden på en gång istället för att göra det direkt.

Ett annat sätt att hantera dessa distraktioner är genom stänga av aviseringarna i din webbläsare och telefon. För att undvika att avbryta ditt arbetsflöde med irrelevanta grupp-e-postmeddelanden kan du använda Gmail-funktioner som att stänga av konversationer.

Relaterad: Gmail-hack som hjälper dig att få mer gjort

Det är ingen nyhet att internet och sociala medier är väldigt beroendeframkallande; du bestämmer dig för att ta en kort fem minuters paus och slutar med att scrolla i en timme. För att hantera frestelsen att använda din telefon under arbetstid kan du ställ in skräddarsydda timers på dina favoritappar.

Vissa appar som YouTube och Instagram har funktioner som påminner dig om att ta en paus efter att ha spenderat en viss tid på appen. Du kan göra det möjligt för dem att varnas när du har spenderat tillräckligt med tid på apparna och behöver lägga ner dem.

Relaterad: Varför Instagram vill att du ska "ta en paus" från sociala medier

4. Improduktiva möten

Möten är en oundviklig del av din arbetsdag. Och medan de är viktiga att se till att alla är på samma sida, ca 71 procent av arbetsmötena visa sig vara ineffektiva och improduktiva.

Improduktiva möten slösar allas tid och energi. Om det inte är ett alternativ att skära ner några möten helt och hållet kan du träna på att organisera bättre möten. James Macanufos 7Ps Meetings Framework är ett effektivt agilt mötesverktyg för att planera och hålla produktiva möten.

7P representerar:

1. Syfte: Varför håller du ett möte? Vad är agendan?
2. Produkt: Vilket resultat eller dokument kommer att tas fram under mötet?
3. Människor: Vem ska du bjuda in? Hur viktiga är de för mötet?
4. Bearbeta: Hur kommer du att underlätta mötets flöde?
5. Fallgropar: Vad är det som kan gå fel?
6. Förberedelser: Vad är de saker du måste göra innan mötet börjar?
7. Praktiska frågor: Var ska mötet hållas? Vem tar med vad?

Detta ramverk hjälper dig att hålla dig förberedd och säkerställa att allt går enligt plan. Om du inte är den som ansvarar för mötet kan du föreslå detta verktyg för arrangören. Om det implementeras väl kan detta förbättra mötets användbarhet avsevärt, oavsett om det är virtuellt eller inte.

Relaterad: Tips om hur man kör ett produktivt virtuellt möte

5. Arbetsyta röran

En rörig arbetsstation och skrivbord är uppenbara distraktioner, eftersom det blir svårt att fokusera när det finns så mycket att ta hand om. Det är därför det är viktigt att hålla både dina digitala och fysiska arbetsytor rena och minimala.

Först, organisera ditt skrivbord genom att lägga undan alla onödiga saker. Optimera sedan din digitala arbetsyta genom att rensa upp din e-postkorg, organisera dina skrivbordsmappar, skapa bokmärken för viktiga verktyg, inaktivera popup-fönster i webbläsare, etc.

Relaterad: Bästa tipsen för att hantera ditt digitala utrymme för högre effektivitet

6. Göra flera saker samtidigt

Du kanske känner att du får mer arbete gjort genom att multitasking, men det har faktiskt motsatt effekt. Istället är det bättre att prioritera en uppgift i taget, få den klar och sedan gå vidare till nästa. Projektledningsverktyg som Asana, måndag, och Tasks Board kan hjälpa dig att organisera dina uppgifter bättre.

Du kan också använda dessa tidsblockerande tips att dela upp din dag i flera tidsblock, tilldela uppgifter till varje block och håll dig sedan till schemat. Det är ett utmärkt sätt att undvika multitasking, bygga upp en stark arbetsmoral och öka din produktivitet.

Relaterad: Riktigt användbara appar för unga entreprenörer

7. Mikroförvaltning

Det är ett känt faktum att mikrohantering är en av de största distraktioner som anställda möter på jobbet. Det hindrar inte bara din produktivitet, utan det påverkar också moralen och arbetstillfredsställelsen negativt. Lyckligtvis tillåter många mjukvaruprodukter idag att du kan dela ditt dokument med andra för samarbete i realtid.

Till exempel, om du använder Google Dokument, har du möjlighet att bjuda in en teammedlem som en Visare, Kommentator, eller Redaktör. Du kan använda den här funktionen för att lägga till din chef och låta dem nämna förslag och förbättringar vid sidan av utan att behöva besöka ditt skrivbord. Funktionen är tillgänglig för nästan alla Google Workspace Produkter.

Relaterad: Ledarförmågor för CV: Hur man visar att du är en bra teamledare

Lär dig hur du undviker distraktioner för att prestera bättre

Distraktioner på arbetsplatsen är oundvikliga. Vissa är i din kontroll, och andra inte. För de som du kan kontrollera kan du använda alla möjliga verktyg och tekniker för att undvika dem och behålla ditt fokus.

Men se till att de lösningar du väljer att använda är lämpliga för din arbetsplats och inte hindrar någon annans prestation. Om verktyg inte kan hjälpa till att undvika en viss distraktion, prata med din HR-chef för att begära en lösning.

Sysselsättning vs. Frilansande: Vilket är ett bättre karriärval?

Undrar du om du ska satsa på anställning eller frilansa som en karriär? Här är 20 för- och nackdelar du bör känna till!

Läs Nästa

Om författaren