Hur man använder kommunikation endast med text för att förbättra effektiviteten i virtuellt arbete

Virtuella team har inte friheten att ha öga mot öga interaktioner som sina motsvarigheter på kontoret. De förlitar sig på olika verktyg för att kommunicera med varandra från sina avlägsna platser.

På grund av skillnaderna i platser och tidszoner är telefonsamtal inte alltid de bästa. SMS är ett bättre alternativ, eftersom teammedlemmar kan skicka meddelanden när som helst utan att störa varandra. Men kommunikation med enbart text är inte perfekt heller. Det missar målet om vissa faktorer inte beaktas.

I den här artikeln diskuterar vi hur virtuella team kan använda enbart textkommunikation mer effektivt.

Hur textning förbättrar kommunikationsförmågan

SMS ger en annan känsla till kommunikationsbordet. Det finns två huvudsakliga sätt som textbaserad kommunikation förbättrar kommunikationen. Låt oss ta en titt på dem.

Det finns två huvudsakliga sätt som textbaserad kommunikation förbättrar kommunikationen.

1. Förbättra läs- och skrivfärdigheter

Att använda stenografi och emoji är trenden inom sms, särskilt för informella chattar. Den här metoden för sms drar dig bort från att använda korrekt engelska.

När du kommunicerar med din chef, kollega eller affärspartner, kommunicerar du inte med dem som du skulle göra med dina vänner eller någon annan. Du måste skriva på korrekt engelska, vilket kräver fullständig omläsning och omstrukturering. Detta hjälper också till att hålla en mer formell ton i kommunikationen.

2. Uppmuntra tydlig kommunikation

Enbart textkommunikation skapar också tydlig kommunikationsförmåga. När du kommunicerar via text tvingas du hålla koll på din kommunikation. Eftersom din avsikt är för affärsändamål, finns det inget utrymme för orimliga ord eller meningar.

De 7 tipsen för att använda textkommunikation för virtuellt arbete

Eftersom sms är en viktig del av distansarbete är det viktigt att förstå hur man gör det ännu mer effektivt. Om det görs på fel sätt drabbas ditt team av kommunikationsstörningar som stör ditt arbetsflöde. Här är några tips som hjälper dig att göra dina meddelanden enkla och heltäckande.

1. Undvik att använda stenografi

Oavsett hur nära du är dina affärskollegor eller kollegor, bör kommunikationen med dem inte vara informell. Att använda onödiga förkortningar eller stenografi i dina meddelanden framställer en oprofessionell syn.

Du behöver inte vara extremt stel med dina meddelanden, men att använda förkortningar som "U" istället för "Du" i en arbetsrelaterad konversation är oetiskt. Detta kan vara en stor avstängning för de flesta som förväntar sig enhetliga och strukturerade textbaserade meddelanden.

2. Använd kapsyler på rätt sätt

Versaler är lämpliga för vissa ändamål i skrift. Att använda stora bokstäver i en mening är en av de fallgropar du bör undvika i sms. Eftersom vi är vana vid att läsa gemener är det inte lätt att läsa bokstäver.

En all-caps text ger också en hård underton till ditt budskap. Det ser ut som om du är arg eller skriker på mottagaren. Om du ska göra inlägg på sociala medier får du att verka som en uppmärksamhetssökande när du skriver din text med stora bokstäver.

3. Gör bra timing

Enbart textkommunikation ger dig privilegiet att svara på ett meddelande vid lämplig tidpunkt. Det bör dock inte vara på bekostnad av din mottagare.

Till exempel är det olämpligt att skicka ett textmeddelande mitt i natten eller tidigt på morgonen om de inte specifikt säger till dig att det inte är ett problem. Du bör inte förvänta dig ett snabbt svar på den typen av meddelanden. Det är bäst att skicka alla arbetsrelaterade meddelanden under kontorstid.

4. Undvik långa meningar

Den mest välskrivna grammatiken blir tråkig om den är för lång utan att bryta stycken. Människors uppmärksamhet kan vara lägre än en guldfisks. Ett omfattande sms kan få dem att skumma igenom innehållet istället för att läsa det.

Skimming kan göra att de missar viktiga detaljer i meddelandet, vilket förändrar din avsikt som avsändare.

5. Använd endast emojis när det behövs

Emojis är inte dåliga. Det har de faktiskt påverkat vårt sätt att kommunicera positivt. Emojis hjälper dig att uttrycka vissa känslor på ett träffande sätt.

När du skickar en arbetsrelaterad text behöver du inte helt eliminera användningen av emojis i din text. Istället bör du veta när det är lämpligt att använda dem, så att du inte skapar ett felaktigt intryck. Om du inte är säker på när du ska använda dem, lämna dem utanför.

6. Gör inga antaganden

Vid sms finns det en tendens att anta när och hur mottagaren kommer att svara på ditt meddelande. Att göra detta kan påverka ditt humör negativt eftersom deras svar kan vara helt annorlunda.

Oavsett hur sent din mottagare tar att svara, anta aldrig vad de tänker. Vänta tills du hör av dem. Du kan skicka en påminnelse om det är brådskande.

7. Korrekturläs ditt meddelande

Ha inte bråttom att trycka på "skicka" utan att korrekturläsa ditt meddelande. Det är väldigt lätt att inte lägga märke till små fel i din uppskrivning, så ta dig tid att fånga och korrigera stavnings- och grammatikfel.

Det tar mer tid att lösa problemen som orsakas av ett dåligt skrivet SMS, chatt eller e-post än att göra rätt första gången. Trött på att korrekturläsa dina meddelanden manuellt? Grammatiskt är till stor hjälp i detta avseende.

De 3 bästa kommunikationsverktygen för enbart text du kan använda

Den växande populariteten för distansarbete har lett till introduktionen av flera arbetsflödesverktyg de senaste åren. Några av dessa verktyg gör ett bra jobb med att ge virtuella team möjligheten att trivas på sina jobb med enbart textkommunikation. Låt oss ta en titt på några av dem.

I första hand en meddelandeapp för företag, låter Slack gruppmedlemmar samlas under ett tak för arbetsändamål. Det ger möjlighet till en-till-en-kommunikation mellan två medlemmar såväl som gruppkommunikation med tre eller flera medlemmar.

Om du arbetar med projekt med ett fåtal utvalda, kan du begränsa kommunikationen inom dessa personer i ett dedikerat utrymme som kallas kanaler. Medlemmar i rummet kan kommunicera fritt utan att behöva oroa sig för att andra teammedlemmar kommer åt deras meddelanden.

Microsoft Teams är ett chattbaserat arbetsflödesverktyg för affärskommunikation. Lämplig för virtuella team, det tillåter gruppmedlemmar att samarbeta i uppgifter med möjlighet att dela arbetsfiler och dokument.

För att tillgodose virtuella teams olika kommunikationsbehov kan teammedlemmar chatta med varandra individuellt och även chatta i grupp när de samarbetar i projekt. Olika nivåer av åtkomst kan ges till gruppmedlemmar baserat på deras engagemang i projekt.

Basecamp är ett onlinekommunikations- och arbetsflödesverktyg. Ett bra val för virtuella team, det tillåter teamsamarbete med enbart textkommunikation.

Du kan delegera uppgifter till specifika arbetare och kommunicera med dem individuellt. På samma sätt kan teammedlemmar samarbeta kring uppgifter och kommunicera öppet med alla i slingan av vad som händer. Det erbjuder också uppgiftspåminnelser som driver lagkamrater att hålla deadlines.

Fokusera på viktig information med enbart textkommunikation

Att svara på många arbetsrelaterade telefonsamtal äter upp din tid mer än du tror. Det slutar med att du pratar om improduktiva saker långt efter att budskapet har förts över.

Med enbart textkommunikation skriver du bara de viktiga detaljer som behövs. Alla får den information de behöver för att vara effektiva på jobbet. Det finns lite eller inget utrymme för felkommunikation, eftersom orden är tydligt stavade för alla att se.

För- och nackdelar med att använda textkommunikation på den virtuella arbetsplatsen

Är kommunikationsverktyg endast med text den rätta lösningen för din arbetsplats? Här är några för- och nackdelar att tänka på.

Läs Nästa

Om författaren