Hur du delar och skyddar dina Google Sheets

Google Sheets är ett kraftfullt verktyg för att samarbeta med dina kollegor. Men vad händer om du behöver dölja känslig information i en Google Sheet-fil samtidigt som du ger åtkomst till andra användare?

Lyckligtvis har Google Sheets robusta delnings- och sekretessfunktioner, så att du kan dela specifika ark i din fil utan att kompromissa med sekretessen för annan information.

Så här kan du göra det.

Så här delar du din Google Sheets-fil

Om du planerar att arbeta med flera användare bör du först känna till grunderna för att dela din Google Sheet-fil. För att dela den säkert måste du först spara filen. När du har gjort det, följ stegen nedan.

1. Klicka på Dela ikon i det övre högra hörnet av skärmen.
2. A Dela med människor och grupper fönstret visas. Därifrån, i Lägg till personer och grupper fältet skriver du in e-postadressen till de personer du vill dela filen med.
3. När du har angett deras e-postadresser, a falla ner menyn visas precis bredvid e-postfältet. Välja Redaktör så att personerna du delade filen med kan redigera den.
instagram viewer
4. För ökad säkerhet, klicka på Inställningsikon i det övre högra hörnet av Share-fönstret.
5. Under Dela med andra inställningar, se till att avmarkera Redaktörer kan ändra behörigheter och dela, och Tittare och kommentatorer kan se alternativet att ladda ner, skriva ut och kopiera.
6. När du är klar klickar du på tillbaka pilikonen för att återgå till fönstret Dela med personer och grupper.
7. Under e-postadressfältet klickar du på Meddela folk kryssrutan för att säkerställa att de får ett meddelande i sin inkorg om filen. Du kan också lägga till anteckningar eller instruktioner för dem i Meddelande fält.
8. När du är nöjd med alla inställningar klickar du på Skicka.

Detta gör att användare kan se och redigera Google Sheets-filen. Du bör dock inte göra detta ännu om du fortfarande inte har färdigställt din fil.

Relaterad: Hur du lösenordsskyddar och låser dina Google Sheets

Tilldela redaktörer för enskilda blad

När du har förberett enskilda blad för olika användare kan du nu låsa dem till en tilldelad användare. På så sätt behöver du inte oroa dig för att användare ska stöka in data för andra människor. Det finns stegen för att tilldela unika redigerare per ark.

1. Högerklicka på fliken du vill dela med en specifik person.
2. Klicka på Skydda lakan.
3. Ett sidofönster heter Skyddade lakan & serier kommer öppna.
4. Du kan lägga till dina anteckningar om arket i den valfria Ange en beskrivning fält.
5. Under Ark se till att rätt ark är valt i rullgardinsmenyn.
6. Därifrån klickar du vidare Ange behörigheter.
7. De Behörigheter för intervallredigering Kommer komma. Längst upp i fönstret klickar du på Begränsa vem som kan redigera detta intervall Radio knapp. Vid rullgardinsmenyn under det alternativet, välj Beställnings.
8. Om du tidigare har delat filen med andra användare kan du avmarkera de användare som du inte vill dela arket med. Annars kan du lägga till nya redigerare i e-postfält nära botten av fönstret.
9. När du har lagt till alla redigerare du behöver klickar du på Gjort.
10. När Google har sparat dina delningsinställningar och du har tilldelat en ny redigerare, en "Någon behöver tillgång till filen"fönster kommer att visas.
11. Välj den Dela med X person: Redigera alternativknapp och klicka sedan på Dela med sig.

Efter att ha slutfört den här processen har du nu delat det specifika arket med någon annan.

Nu när du har delat några av arken med specifika personer kanske du vill dölja andra ark från alla andra. Dessa ark kan innehålla formler, anteckningar eller andra saker som du inte vill att de ska se. Lyckligtvis kan du enkelt göra det med instruktionerna nedan.

1. Högerklicka fliken du vill dölja.
2. Välja Skydda lakan.
3. I den Skydda lakan och intervall sidofönster, se till att rätt ark är valt.
4. Klicka på Ange behörigheter.
5. I den Behörigheter för intervallredigering fönstret klickar du på Begränsa vem som kan redigera detta intervall Radio knapp. Välj sedan i rullgardinsmenyn Bara du.
6. Klicka på Gjort.
7. När du är tillbaka i din Google Sheet-fil högerklickar du igen på fliken du vill dölja.
8. Klicka på den här gången Göm arket.
9. Arket du vill dölja kommer att försvinna.
10. Om du vill se bladet igen, klicka på hamburgermenyikon (precis bredvid plusikon på arkfliksfältet). Du bör se alla dolda ark nedtonade.
11. Klick på det dolda arket du vill se.
12. Det dolda arket kommer att dyka upp igen i sin tidigare position i arkfliksfältet. Men andra användare kan se det också.
13. För att dölja det igen, upprepa stegen ovan.

När det är gjort kan du nu dölja de ark du inte vill dela utan att behöva skapa en annan Google Sheets-fil.

Relaterad: Galna Google Sheets-formler som är extremt användbara

Ta bort arkskydd

Ibland kanske du vill ta bort ett arks skydd så att alla andra användare kan se det. Om så är fallet är dessa steg du måste följa:

1. I den menyfältet, Klicka på Data> Skydda ark och intervall.
2. I den Skyddade lakan & serier sidofönster bör du se en lista över de skyddade föremålen du har.
3. Klick på namnet på arket du vill låsa upp.
4. Efter att ha klickat på egenskaperna för det skyddade arket, välj Papperskorgen ikon Förutom Beskrivningsfält.
5. Ett fönster kommer att fråga, Är du säker på att du vill ta bort detta skyddade intervall? Välja Avlägsna.
6. Google Sheets återgår till huvudkalkylarkets fönster, och det tidigare skyddade arket är nu tillgängligt för alla delade användare.

Dela endast vad som är nödvändigt

Dessa arkskyddsfunktioner säkerställer att du kan behålla din datas integritet. På så sätt är du säker på att endast den utsedda användaren kan komma åt de ark du behöver.

Detta är också en bra lösning för att städa i dina filer. Det beror på att du inte behöver skapa separata filer för att dela med olika användare, och du kan enkelt länka resultaten från varje ark till huvudarket som du kan dölja för andra användare.

Du kan skydda din data med dessa funktioner från Google Sheets, allt utan att behöva betala en cent.

De 10 bästa Google Sheets Quick Hacks som du förmodligen inte visste

Ta reda på hur du kan ta Google Kalkylark till nästa nivå och lägga till bekvämlighet till ditt yrkesliv eller privatliv.

Läs Nästa

Om författaren