5 effektiva tips för att förbättra din skriftliga kommunikation

Läser du några meddelanden från dina kollegor som skaver dig på fel sätt? Meddelanden kanske inte är förolämpande, men tonen är bara av. Du känner dig kränkt, och det återspeglas i hur du förhåller dig till dem. De menade nog inget illa utan använde fel ordval.

Skriftlig kommunikation kan gå söderut på många sätt. Du måste vara medveten för att förbättra hur du kommunicerar skriftligt, så att dina avsikter inte missförstås.

Vad är skriftlig kommunikation?

Skriftlig kommunikation är processen att skicka textbaserade meddelanden och instruktioner genom brev, rapporter, manualer etc.

Skriftlig kommunikation används för att förmedla information på arbetsplatsen och har ofta ett formellt tillvägagångssätt. Det finns i officiella dokument som fungerar som bevis och referenspunkt.

Nya händelser kommuniceras skriftligen till teamet. När gruppmedlemmar uppvisar ett oregerligt beteende, får de en fråga genom skriftlig kommunikation och svarar på samma sätt.

Till skillnad från verbal kommunikation som kan glömmas bort om den inte spelas in, varar skriftlig kommunikation länge, särskilt om den inte manipuleras.

Utmaningarna med skriftlig kommunikation

Precis som med andra former av kommunikation försvinner målet med skriftlig kommunikation om mottagarna inte förstår innehållet i meddelandet.

Skriftlig kommunikation har flera problem som kan ändra innebörden av meddelandet eller avsändarens avsikt. Låt oss ta en titt på några av dem.

1. En brist på tydlighet

Kommunikation förlorar sin essens när den är komplex. Valet av ord som används av avsändaren i skriftlig kommunikation kan göra mottagaren förvirrad. Och eftersom avsändaren inte är tillgänglig för att klargöra saker och ting kvarstår förvirringen.

Om anställda känner sig tvungna att vidta åtgärder när de får komplexa skrivna meddelanden, kan de sluta med att de gör misstag på grund av bristande förståelse för meddelandena.

Misstag som görs på jobbet till följd av tydlighetsfrågor är ett bakslag för organisationen då tid och resurser slösas bort.

2. Tidsbegränsning

Det mest effektiva arbetsflödet är ett som ständigt rör sig. Teammedlemmar bör få all information de behöver omedelbart och tillämpa den på sitt arbete. Men det är inte alltid fallet med skriftlig kommunikation.

I skriftlig kommunikation skickar avsändaren meddelandet till mottagaren. Istället för att få ett omedelbart svar måste de vänta tills mottagaren tar emot meddelandet och sedan svarar. Tiden däremellan kan bli kostsam i akuta situationer. Skadan kan ha skett redan innan informationen samlades in.

3. Brist på flexibilitet

Meddelandet du skickade till en kollega på jobbet kan innehålla felaktig information. Du kanske vill uppdatera meddelandet för mer tydlighet. Men när du redan har skickat det kan du inte göra det.

Du måste skriva ett nytt meddelande från grunden för att ta itu med felaktig information eller inkludera de uppdateringar som du vill skicka vidare. Att göra allt som är stressigt, speciellt när du har en hög med arbete på dina händer.

4. Försening i beslutsfattande

Att fatta beslut på arbetsplatsen kräver viss hastighet. Alla som är inblandade i beslutsprocessen måste uppdateras med den senaste utvecklingen och lämna sina synpunkter i tid.

När beslutsprocessen samordnas med skriftlig kommunikation försenar den tid som läggs på att ta emot, läsa och svara på meddelanden beslutsprocessen. Du kan förbättra din grupp beslutsprocessen med rätt verktyg.

5 sätt att förbättra din skriftliga kommunikation

Om du vill trivas i ditt jobb eller karriär måste du ägna mer uppmärksamhet åt din skriftliga kommunikation. Och det beror på att du kommunicerar med människor skriftligt nästan varje dag.

Att se till att de förstår de budskap du förmedlar till dem hjälper dig att få önskat svar. I ljuset av detta, låt oss diskutera några sätt du kan kommunicera bättre skriftligt.

1. Identifiera målet

Vad försöker du uppnå med budskapet? Det är viktigt att du identifierar detta i början, så att du kan formulera dina tankar i den riktningen. Du kan få folk att öppna och läs dina e-postmeddelanden enkelt med effektivt skrivande.

Ett skriftligt meddelande utan ett tydligt mål i åtanke är som en löpande kommentar. Du kommer att ha en hel sida med innehåll utan att säga något konkret. Innehållet i ditt meddelande kan vara vilseledande för mottagaren om du inte förstår ditt mål.

2. Gå in i mottagarens skor

Skriftlig kommunikation missar målet om mottagaren inte har nödvändig bakgrundsinformation eller sammanhang för att förstå meddelandet de läser. Om du skriver till någon och nämner saker som de är omedvetna om, kommer de att gå förlorade.

Sätt dig själv i läsarens skor när du skriver ditt meddelande. Hur mycket kan de om ämnet? Behöver de bakgrundsinformation eller sammanhang?

Att förstå läsarens sinnestillstånd när det gäller ämnet hjälper dig också att välja rätt ord och ton för att förmedla ditt budskap.

3. Skriv ner idéer

Efter att ha gjort en mental anteckning för att skriva ett meddelande, börja förbereda dig inför det genom att anteckna idéer som kommer att tänka på.

Eftersom du inte enkelt kan hämta ditt meddelande från mottagaren för att göra ändringar eller uppdateringar, anteckna alla dina punkter i förväg, så att du kan inkludera dem i ditt meddelande.

Du behöver inte bära med dig en anteckningsbok för det ändamålet. En anteckningsapp som Enkel anteckning gör det lättare för dig att skriva ner dina idéer på dina mobila enheter när du är på språng. Du kan komma åt dina anteckningar på distans när du behöver dem.

4. Var tydlig och enkel

Den mest effektiva skriftliga kommunikationen är tydlig och enkel. Nu är det inte läge att imponera på din läsare med stora ord och grammatiska uttryck.

Det finns en tendens att du vill framstå som intelligent med hjälp av tjusiga ord, men det är kontraproduktivt i skriftlig kommunikation. Kom ihåg att du inte kommer att vara fysiskt närvarande när läsaren läser meddelandet. Så du kan inte klargöra saker om de förvirrar läsaren.

Om du arbetar med ett projekt kan du skriv ett mördande projektsyfte med effektiv skriftlig kommunikation.

5. Redigera grundligt

Att läsa meddelanden med grammatiska fel och stavfel är en svängning. Spara din mottagare besväret genom att redigera dina meddelanden noggrant innan du skickar dem.

Motstår lusten att skicka skriftliga meddelanden i all hast. Oavsett hur brådskande det är, ta dig tid att redigera det. Det kan finnas onödiga ord, uttryck och fel i meddelandena. Att gå igenom dem en gång till kommer att hjälpa dig att upptäcka dem, men det kommer inte att hända om du inte hinner med det. Appar som Grammatiskt är bra för att redigera och finjustera ditt skrivande.

Om du har rykte om att skicka felfyllda meddelanden, kommer folk att vara ovilliga att läsa dina meddelanden. De kommer att tillåta dina meddelanden att dröja kvar tills de har mental styrka att motstå stressen som läsning av ditt innehåll orsakar dem.

Förmedla dina meddelanden effektivt

De verbala interaktionerna på jobbet kan vara bullriga. Skriftlig kommunikation hjälper till att skapa lite tystnad. Lagkamrater kan kommunicera i alla situationer utan att dra uppmärksamhet till sig själva.

När din skriftliga kommunikation är tydlig med rätt ton, kan du få folk att göra vad du vill utan att följa upp för att förtydliga saker. Du bygger också upp ett rykte för dig själv som en som kommunicerar effektivt.

Hur man skriver ett effektivt e-postmeddelande snabbt (4 AI-verktyg du kan använda)

Kämpar du med att skriva mejl för att få saker gjorda? Här är några tips om hur du skriver bättre e-postmeddelanden snabbare, tillsammans med några verktyg att använda.

Läs Nästa

Om författaren