Hur man skriver ett professionellt svar på e-post utanför kontoret

När det kommer till mejl kan det vara utmanande att sätta professionella gränser. Trots allt antar många företag att så länge du har internet är du fri att svara på alla meddelanden.

Även om det fanns en tid då proffs alltid förväntades vara jour, förändras tiderna sakta. Nuförtiden blir det allt vanligare att människor är offline på sina lediga dagar, och det av goda skäl.

Om du åker på semester, tar ledigt för ditt förstånd eller behöver vara borta från kontoret av någon annan anledning, här är några tips om hur du skriver ett professionellt svar på e-post från kontoret.

1. Rensa ämnesrubriken utanför kontoret

Ett av de enklaste sätten att berätta för andra att du är borta från kontoret är att ändra rubriken för ditt e-postsvar. Istället för att bara skriva "Från kontoret" kan du också inkludera vilken typ av ledighet du tar, om du är bekväm med att dela den.

Här är några exempel på ämnesrubriker för ej på kontoret:

• Utan kontoret – Semesterledighet (25 december – 4 januari)
• [Från kontoret] Läkarledighet
instagram viewer
• Utanför kontoret | Pappaledighet
• *Från kontoret* Akutledighet
• Utan kontoret (sörjandeledighet)
• Utanför kontoret | Mammaledighet
• Utanför kontoret ~ Fältarbete
• [Från kontoret] Semesterledighet (juldagen)
• Utanför tjänst – Sjukskrivning
• Ute på kontoret – Gifta dig!

2. Nämn vilken typ av ledighet du tar

För vissa personer är det vanligt att anta att alla e-postmeddelanden som inte är på kontoret är för fritidsändamål. Men det är inte alltid så för alla.

Vissa människor använder också e-postmeddelanden som inte är på kontoret när de arbetar, men kan inte komma åt sin e-post under hela dagen. Till exempel kan säljare eller de som genomgår fältarbete behöva resa till områden utan internetuppkoppling.

Dessutom är det också möjligt att du tar ledigt för personliga ärenden som sjukhusbesök, begravningar eller för att bli frisk från sjukdom. Med detta kan det vara besvärligt att svara på "Jag hoppas att du hade en bra semester."

Relaterad: Sätt att göra semester roligare med teknik

För att undvika detta kan du infoga informationen om din ledighet i brödtexten i ditt e-postmeddelande istället. Du behöver inte vara ärlig om din situation om den gör dig obekväm, men att vara ärlig mot din chef, lagkamrater eller kunder kan hjälpa till att bygga empati.

Till exempel, om du varit med om en bilolycka och behöver lite tid att återhämta dig från dina skador, uthyrning dina kontakter vet hjälper dem att hantera sina förväntningar om din försenade produktion och förväntade lämna tillbaka.

3. Undvik onödiga ursäkter

För många arbetsnarkomaner är det vanligt att inkludera ursäkter i e-postmeddelanden som inte är på kontoret, till exempel "Förlåt för att jag inte kan svara direkt!" Det är dock viktigt att förstå att du inte ska behöva be om ursäkt för att du tar ledigt från jobbet, särskilt om det är för gott anledning.

Istället för att säga förlåt, här är några termer som du kan använda istället:

• "Tack för att du hörde av dig!"
• "Tack för mailet."
• "Detta mejl har tagits emot."

I stället för att be om ursäkt kan du artigt erkänna att deras meddelande har tagits emot officiellt. Med detta kan du välja ett språk som fokuserar på att tacka dem för deras tid och ansträngning.

4. Garantera inte ett svarsdatum

För många människor kan det vara överväldigande att se en enorm eftersläpning av e-postmeddelanden när de återvänder till kontoret efter en lång frånvaro. I själva verket kan ångesten till och med fördubblas när du använder fraser som "Jag svarar så fort jag kommer tillbaka till kontoret."

Detta kan inte bara lägga till en hel del onödig press för att garantera ett svar den första dagen av din återkomst, utan det ställer också fel förväntningar på de personer som försöker komma i kontakt med dig.

Relaterad: Tips för att få människor att öppna och läsa dina e-postmeddelanden

Även om det är korrekt att bekräfta mottagandet av ett e-postmeddelande, är det inte nödvändigt att garantera ett svar på det direkt. För att undvika överenskommelse när du är tillgänglig för att svara är det bäst att hålla sig till ett brett svar eller ett generellt intervall istället.

Här är några exempel på meningar som du kan använda:

• Jag svarar när jag är ledig efter semestern.
• Vänligen förvänta dig ett svar från mig i slutet av _______.
• Om det inte är brådskande, förvänta dig ett svar senast ________.

Kom ihåg att om ett e-postmeddelande är kritiskt kommer folk antingen att anstränga sig för att ringa eller följa upp dig efter en tid. Med detta är det viktigt att lägga buffertar för att inte låta folk hoppas på ett snabbt svar.

För vissa roller är det vanligt att ha reservkontakter för att ta på sig belastningen när man är borta. Men innan du utser en chef, kollega eller teammedlem att ta på sig bördan när du inte är tillgänglig, är det viktigt att få samtycke.

Med många människor som redan är överväldigade med sitt eget arbete kan det vara stressigt att ta på sig andras ansvar, även om det bara är för en kort tid. Dessutom kanske de inte är bekväma med att ge kunder eller kunder tillgång till vissa e-postadresser eller personliga telefonnummer.

Av den anledningen, innan du lägger till någons kontaktuppgifter till din frånvaro-e-post, se till att du frågar dem om det är okej att du gör det och vilka detaljer de är bekväma med att delas.

6. Skapa olika e-postmeddelanden utanför kontoret för interna eller externa parter

Beroende på vem som kommer att få e-postmeddelandet kan mängden information som du kan vara villig att dela med dig av i ditt svar från e-postmeddelandet variera. När allt kommer omkring måste du fortfarande ta integritetsskyddsåtgärder, speciellt när du är på semester.

Till exempel, medan du känner dig bekväm med att dela var du reser till med dina kontorskamrater, kanske du inte vill göra det med slumpmässiga personer.

Med hjälp av e-posthanteringssystem kan du ställa in ett annat frånvarosvar beroende på vem som ska ta emot det. Med detta kan du ge personerna rätt mängd sammanhang om din utanför kontorets situation.

Skapa bättre arbetsgränser med dina svar utanför kontoret

I en värld där vi alltid förväntas vara tillgängliga kan ett frånvaromeddelande som visar gränser göra skillnad. Genom att vara bestämd med din personliga ledighet kan du också lära människorna omkring dig värdet av ditt personliga liv.

Dessutom, genom att be andra att respektera din tid, kan du också uppmuntra andra att göra detsamma. Även om detta inte låter som en så stor sak, kan det betyda allt för team när sunda standarder sätts på kontoret.

Hur man skriver ett frånvaromeddelande på LinkedIn

Vill du berätta för ditt LinkedIn-nätverk att du är borta från kontoret? Så här skriver du ett frånvaromeddelande på LinkedIn.

Läs Nästa

Om författaren