De 10 bästa sätten för Office-administratörer att få ut det mesta av Google Workspace

En administrativ expert måste hantera rejäla arbetsbelastningar och krävande scheman. Rätt appar kan dock hjälpa dem att automatisera uppgifterna och göra processerna sömlösa.

Om du använder Google Workspace i din organisation kan du använda dess verktyg för att utföra gemensamma ansvarsområden. Läs vidare för att veta hur administratörer kan använda Google Workspace.

1. Planera och organisera teamevenemang

Innan du organiserar resor för kollegor, kanske du vill veta deras hotell- och flygpreferenser. Använd Google Formulär för att göra en enkät om flyg- och hotellval innan du fattar det slutliga beslutet.

Relaterad: Google Formulär vs. Microsoft Forms: Vilken ska du använda?

När administratörer hanterar evenemang på resor för ett team kan administratörer skapa en grupp-e-postlista i Gmail genom att inkludera alla som deltar i det evenemanget. Det kommer att rädda dem från att skicka individuella e-postmeddelanden till varje deltagare. Skicka ett mail till gruppen så får alla medlemmar viktiga uppdateringar.

Många administratörer måste arbeta som assistenter till chefen. Oavsett om du behöver bära den här hatten under en begränsad eller obestämd tid, bör du göra det med fullständigt engagemang.

Med hjälp av Google Workspace-verktyg som Gmail, Kontakter och Kalender kan du sömlöst korrespondera på deras vägnar. Allt du behöver göra är att ha tillgång till deras Google Workspace-konto på din dator. Eller så kan du koppla deras e-postkonto till ditt Gmail med IMAP.

3. Organisera korrespondens med filtrerad inkorg

Att få hundratals e-postmeddelanden i din inkorg varje dag kan vara stressande. Men genom att organisera din inkorg kan du hålla ordning på saker och ting. När du har Gmail som en del av Google Workspace, behöver du inte använda någon annan e-postklient.

Gmail låter dig skapa etiketter för olika avsändare, så att de inkommande e-postmeddelandena hamnar i separata mappar. Du kan också stjärnmärka, vidarebefordra eller radera Gmail automatiskt för att hålla din inkorg fri från onödiga e-postmeddelanden.

4. Hantera e-postmeddelanden enkelt med mallar och signaturer

Att upprepade gånger skriva samma e-postmeddelanden kan vara tråkigt och irriterande. Du kan skapa mallar för de mest använda meddelanden i Gmail. Det låter dig skapa upp till 50 mallar för varje konto, så att du kan spara värdefull tid.

Du kan också använda den här mallfunktionen för att spara flera signaturer. När du skriver ett e-postmeddelande, välj lämplig mall med lämplig signatur beroende på vem du representerar.

5. Kommunicera direkt med Google Chat

Oavsett om du behöver komma i kontakt med din chef utan att störa dem genom telefonsamtal eller vill ha ett snabbt ord med en anställd, är snabbchatt det bästa alternativet. Med Google Chat kan du fråga dem vad som helst och de kan svara dig direkt.

Även om folk kanske inte alltid kan ta ett telefonsamtal kan de kolla in frågorna du ställde i chatten. Om de är upptagna kan de återkomma till dig vid lämplig tidpunkt.

6. Skapa att-göra-lista och bli meddelad

Att skapa en att göra-lista för dina viktiga uppgifter är obligatoriskt om du inte vill glömma dem. Med Google Workspace behöver du inte använda en separat att-göra-lista-app. Med Google Keep kan du skapa en lista över uppgifter som de vill göra. De kan använda detta onlineverktyg under möten för att göra anteckningar.

Relaterad: Hur du organiserar dina att-göra-listor med hjälp av åtgärder

Senare kan administratörer också dela Keep-dokumentet med andra relevanta parter. De kan använda Google Kalender och lägga till uppgifter som händelser för att få uppgiftspåminnelser. Dessutom låter den här appen dig anpassa tiden för påminnelser för varje uppgift eller händelse.

7. Samordna anläggningsförfrågningar

Som kontorsadministratör är det ofta svårt att hålla reda på alla anläggningsförfrågningar de anställda gör. Med hjälp av Google Formulär kan du samla alla förfrågningar på ett ställe. Skapa ett formulär för serviceförfrågningar som underhåll och catering.

Dela den med alla anställda, och när någon fyller i den får du en e-postavisering och adress så snabbt. Du kan ge åtkomst till formulärdata till annan administratörspersonal så att flera personer kan titta på förfrågningarna när det passar dem.

Administratörer kan hantera förfrågningarna och hålla reda på de slutförda och väntande förfrågningarna med Google Kalkylark.

8. 24/7 åtkomst till filer var som helst

Som kontorsadministratör får din arbetsuppgift inte vara begränsad till en fast arbetstid. Din organisation kanske vill att du ska komma åt eller dela en viss fil omedelbart, även utanför kontorstid. Därför kan du inte lita på persondatorer för att lagra viktiga kontorsdokument.

Använd Google Drive för att lagra filerna och dokumenten så att du kan komma åt dem när som helst och var som helst. Det låter dig också dela dokumenten med dina kollegor.

Oavsett om du är sen till kontoret eller behöver samordna med administratörer som arbetar i ett annat skift, kommer användningen av Shared Drive för lagkamrater att säkerställa säker och enkel åtkomst.

9. Omedelbar fildelning och samarbete

Vill du dela dokument direkt? Skapa ett dokument och kalkylblad på Google Workspace och dela dem direkt med så många personer du vill. Du kan tilldela roller medan du delar för att säkerställa filens säkerhet och integritet.

Appar som Google Dokument och Google Kalkylark låter dig också kommunicera direkt från dokumentet. Om du vill att flera administratörer ska arbeta med en fil i realtid kan inget vara bättre än Google Workspace-apparna Dokument, Kalkylark och Presentationer.

Dessa appar stöder samarbete och visar vilken gruppmedlem som gjort ändringar i ett dokument.

10. Samordna tillgänglighet för möten och utbildning

Att samordna tillgången på anställda för utbildningar och möten borde inte längre vara ett problem. Google Workspace-verktyget Kalender låter dig ta reda på när alla är tillgängliga och schemalägga möten.

Administratörer kan till och med skapa separata kalendrar för evenemang, möten, utbildningar, semestrar för teamen. Därmed kan anställda också anpassa sina personliga scheman enligt de händelser som anges i kalendern.

Google Workspace för Office-administratörer

En kontorsadministratörs ansvar är att samordna och övervaka allt som händer i organisationen. Även om arbetsbelastningen ofta kan ta en vägtull, kan användningen av rätt appar göra uppgifterna enklare för administratörerna.

Företag som redan använder Google Workspace behöver inte ytterligare verktyg för att utföra de flesta administrativa uppgifter. Nu när du vet hur du använder Google Workspace-verktyg kan du hantera teamen, även om de arbetar från avlägsna platser.

De 10 bästa tipsen för att effektivt hantera ett fjärrteam

Tycker du att det är svårt att hantera ett team som arbetar på distans? Prova dessa bästa tips för en organiserad fjärrstyrning av team.

Läs Nästa

Om författaren