Vad är en tidsrevision och varför är den viktig?

Det har varit en hektisk dag på jobbet. Du satt vid ditt skrivbord med blicken i datorn. Det är stängningstid. När du gör dig redo att åka, kontrollerar du hur mycket arbete du har gjort. Det du ser stämmer inte överens med timmarna du lägger ner. Du undrar varför det är så.

Du kanske har ägnat större delen av din tid åt att interagera på sociala medier istället för att göra det du tänkt dig göra.

Detta scenario förklarar hur många människor som tillbringar sin tid på jobbet. Ange en annan väg för dig själv genom att ta en tidsrevision för att investera din tid bättre.

Varför behöver du göra en tidsrevision?

En tidsrevision är en systematisk process som används för att se över hur du spenderar din tid. Det gör att du kan hantera din tid effektivt för att nå dina mål.

Hur du investerar din tid på jobbet påverkar din produktivitet. De mest effektiva människorna är de som använder sin tid till godo. Finns det något bättre sätt att veta hur du spenderar din tid än att göra en tidsrevision?

Låt oss titta på några anledningar till varför du bör ta tidsrevision på större allvar.

1. Effektiv tidshantering

Effektiv tidshantering hjälper dig att förbättra din balans mellan arbete och privatliv. Det hindrar överdrifter som berövar dig din tid.

Du tillbringar flera timmar på jobbet. Men i slutet av dagen inser du att inte så mycket har åstadkommits. En tidsrevision hjälper dig att lista ut de improduktiva aktiviteter som du lägger din tid på.

2. Rationellt beslutsfattande

En tidsrevision lägger den solida grund som behövs för att fatta välgrundade beslut för att nå ditt mål. Du är mer benägen att fatta rationella beslut snarare än känslomässiga.

Att uppnå affärsmål går snabbare när du kopplar en tidsram till dem. Med en effektiv tidsrevision identifierar du hur mycket tid du kan ägna åt dina mål och arbeta för att uppnå några milstolpar inom en specifik period.

3. Tidsmedvetande och värde

Du kanske investerar din tid i improduktiva aktiviteter utan att ens inse det. Du tillbringar förmodligen flera timmar vid din dator på jobbet. Men du håller dig sysselsatt på Facebook under de flesta timmar när du ska jobba. Vid slutet av dagen vet du att du har spenderat timmar på din dator, men du har inga resultat att visa för det.

Tidsrevision hjälper dig att förstå inte bara vikten av tid, utan hur du investerar den. Att känna till de improduktiva satsningar som tar upp din tid hjälper dig att bli medveten när det gäller att få din tid att räknas.

4. Objektivitet

Att utföra en tidsrevision hjälper dig att vara objektiv snarare än subjektiv. Du samlar fakta om hur och var du spenderar din tid. För en som är fast besluten att öka sitt spel i sin karriär eller jobb, sporrar det dig att bli proaktiv med din tid snarare än reaktiv.

Istället för att tillåta oplanerade händelser att äta upp din tid, motiverar en tidsrevision dig att skapa ett schema över dina aktiviteter i förväg och följa det strikt.

En arbetsplan för veckan är en effektivt initiativ för att vara proaktiv med din tid på jobbet. Den ger dig information om de aktiviteter du kommer att ägna dig åt under veckan i förväg.

5. Ansvarighet

En ordentlig tid revision är ansvar polisen. Det håller dig inte bara ansvarig för hur du spenderar din tid, utan det ger dig också en uppfattning om hur du kan använda din tid bättre. Och om du misslyckas med att följa det, är konsekvenserna synliga i alla uppgifter, mål och mål som du inte har uppnått ännu.

Ansvar för tidsanvändning kommer väl till pass om du arbetar med ett team. En tidsrevision visar hur varje gruppmedlem spenderar sin tid.

Att genomföra en effektiv tidsrevision innebär att spåra och dokumentera exakt vad du lägger ner din tid på dagligen. Data som registrerats från en framgångsrik tidsrevision hjälper till att skapa framtida tidsdiagram och beräknade scheman.

Det finns grundläggande verktyg som du kan använda för att få ut det mesta av din tid med revision. Här är några av dem.

1. Dagbok

En dagbok är ett av de äldsta och enklaste tidsrevisionsverktygen, men ändå effektivt. Dagböcker var en sak långt innan datorn och internet kom. Du hade förmodligen en dagbok där du journalförde händelser i ditt liv när du växte upp.

Mejerier är fortfarande mycket runt. Men istället för att använda de gamla tryckta dagböckerna kan du använda elektroniska dagböcker för att hålla koll på dina aktiviteter.

Uppgifterna i din dagbok hjälper dig att veta hur du spenderar din tid.

2. Arbetsblad för tidsrevision

Ett kalkylblad för tidsrevision är ett elektroniskt dokument som innehåller registrerade data, utvärderade resultat och tidsrevisionsprocessen. Med det här verktyget kan du enkelt identifiera och göra referenser om hur du spenderar din tid.

Relaterad: De bästa tidrapportmallarna för att spåra dina timmar

3. Programvara för tidsspårning

Tack vare tekniska framsteg finns det flera verktyg du kan använda till spåra din tid och öka din produktivitet.

Tidsregistreringsverktyg som t.ex Anställa är effektiva i tidsrevision genom att spåra de aktiviteter du deltar i online och visa varaktigheten av varje aktivitet. Baserat på dina inställningar får du ett meddelande när du spenderar för mycket tid på en viss webbplats eller app.

Relaterad: Den bästa programvaran och apparna för tidsspårning

6 steg för en effektiv tidsrevision

Att använda din tid bättre leder till en enorm förändring i din prestation på jobbet. En timme som spenderas på produktiva uppgifter är mer värdefull än 10 timmar som spenderas på oseriösa aktiviteter. Inte konstigt, anställda som investerar sin tid klokt är mer effektiva.

Är du redo att ta en tidsrevision? Här är några steg som vägleder dig.

1. Sätt ett mål

Varför vill du göra en tidsrevision? Hur enkel frågan än kan tyckas, kan det vara svårt att svara på den, speciellt om du inte har tänkt på det.

Identifiera ditt mål från början. Att ha ett grepp om det hjälper dig att fokusera på de saker som betyder något för dig. I slutet av din revision vet du hur du ska implementera dina resultat.

2. Fastställ en deadline

När du har fastställt ditt mål, upprätta också en deadline för att uppnå det. Annars kan det dröja för länge. Notera de aktiviteter som du ägnar dig åt inom utsatt tid.

Så mycket som du vill få saker gjorda omedelbart, skynda dig inte med dem. Hela kärnan i revisionen kommer att besegras om dina resultat inte är korrekta. Tumregeln är att röra sig i måttlig takt.

3. Planera strategiskt

Du måste ha en detaljerad plan för hur du tänker uppnå de mål du har satt upp för att uppnå under tidsrevisionen. Denna plan måste vara realistisk och relaterbar.

Strategisk planering i din tidsrevision innebär att du tar med alla i ditt team och tillhandahåller de verktyg och resurser som behövs för revisionen. En effektiv plan hjälper dig att eliminera slöseri med tid och resurser.

4. Samla in data

Insamlingen av data är ett mycket viktigt steg i tidsrevisionsprocessen. Detta görs genom att samla in register över hur du har spenderat din tid fram till denna punkt.

För att gå från punkt A till punkt B framgångsrikt måste du förstå dynamiken i punkt A och sedan använda denna information som en guide för att gå vidare till nästa fas.

5. Analysera insamlad data

Att analysera insamlad data hjälper dig att identifiera sambandet mellan var du har varit och var du är nu. Alla data som samlas in behövs inte för din granskning.

Du måste filtrera bort luckorna i dina data eftersom de kan förändra noggrannheten i din granskning. Fokusera på viktiga data. Sådan data bör analyseras och kategoriseras för att passa målet med tidsrevisionen.

6. Sätt upp mål

Mål håller dig på tårna och ger dig en känsla av prestation. Det kan vara överväldigande att arbeta för att nå dina tidrevisionsmål på en gång, särskilt när målen är stora.

Dela upp dina mål i små mål som ska uppnås inom specificerade perioder. När du uppnår varje mål, fira dig själv för ett väl utfört jobb. Din positiva energi från att uppnå ditt mål motiverar dig att nå andra mål, vilket för dig närmare dina stora mål.

Få varje sekund att räknas

Du kommer att bli förvånad över hur många improduktiva saker du lägger din tid på. En tidsrevision lyfter fram denna information och visar dig de aktiviteter som slösar bort din dyrbara tid.

Tiden rör sig alltid. Om du tappar den kan du inte få tillbaka den. Om en aktivitet inte tillför mervärde till din karriär eller arbetsliv, förtjänar den inte din uppmärksamhet.

Hur man håller deadlines och slutför uppgifter i tid: 8 tips

Lär dig hur du håller dig till dina självpåtagna deadlines och får saker gjorda före deadline. Här är några användbara tips!

Läs Nästa

Om författaren