Hur man övervinner överbelastning av samarbete på din arbetsplats

När ett nytt projekt dyker upp är det ofta så att ditt team kommer samman för att diskutera hur man bäst tacklar det. Om det görs på rätt sätt kan det göra underverk för din produktion.

Men medan du gör ditt bästa för att skörda frukterna av den här typen av lagarbete, kan du oavsiktligt överengagera dig själv och skapa ett problem som kallas "överbelastning av samarbete."

I den här artikeln kommer vi att diskutera tips och verktyg du kan använda för att undvika överbelastning av samarbete.

Vad är överbelastning av samarbete?

Överbelastning av samarbete uppstår när människor umgås så ofta med kollegor att det hindrar produktiviteten och negativt påverkar medarbetarnas välbefinnande.

Det kan orsakas av flera faktorer, som för många onödiga möten, överdrivet e-postmeddelande, tillgång till flera digitala verktyg, för många människor som arbetar med samma projekt samtidigt eller är tillgängliga hela tiden för att svara på kollegornas frågor.

När detta händer kan gruppmedlemmarna bli överväldigade och fastnade i kommunikation och beslutsfattande uppgifter.

Detta resulterar vanligtvis i minskad arbetseffektivitet och produktivitet. I vissa fall blir alla dessa samarbetsuppgifter distraktioner som hindrar individer från att göra det arbete de måste slutföra på egen hand.

I slutändan suddas gränserna mellan arbete och privatliv ut, eftersom anställda tvingas ta hem oavslutat arbete, vilket leder till utbrändhet.

Fel verktyg kan leda till förvirring, frustration och överbelastning av samarbetet. Omvänt kan rätt verktyg göra ditt team mer effektivt och produktivt.

Det första steget för att övervinna överbelastning av samarbete är att välja rätt verktyg för jobbet. Alla digitala lösningar är inte skapade lika, och vissa är bättre lämpade för specifika uppgifter än andra.

Det finns till exempel många skäl att använda samarbetsverktyg istället för e-post, inklusive att spara tid, få bättre tillgång till information och förbättra produktiviteten, för att bara nämna några.

Med det sagt, när du väljer samarbetsverktyg för ditt team, se till att välja användarvänliga verktyg för enkel användning och de som tillåter integration med andra appar att fungera tillsammans sömlöst.

Till exempel ett teamchattverktyg som Slak kan vara bra för intern kommunikation mellan kollegor, medan ett uppgiftshanteringsverktyg som Asana kan hjälpa dig att hålla reda på vem som gör vad och när. Båda mjukvarulösningarna ansluter sömlöst tillsammans, vilket gör att du kan undvika kontextbyte och förbättra teamets produktivitet och samarbete.

2. Skapa ett tydligt arbetsflöde

Det är viktigt att skapa ett enkelt arbetsflöde för att undvika att för många arbetar med samma projekt. En väldefinierad process kan förhindra förvirring och säkerställa att alla känner till sin roll och förväntningar. Detta gör det också möjligt för anställda att bättre hantera sin tid utanför arbetet.

Asana är utmärkt för det här jobbet. Du kan enkelt skapa uppgifter från grunden och tilldela dem till dina teammedlemmar, eller så kan du utnyttja en av dess många mallar.

Till exempel, om ditt team ofta hanterar kundsupportförfrågningar, utveckla en mall för att hantera dessa så att alla följer samma process varje gång. Detta kommer att bidra till att minska beslutströttheten och förbättra kvaliteten på det slutliga resultatet. Använd dessutom checklistor för att hjälpa teammedlemmarna att hålla sig på rätt spår och organiserade, vilket minimerar risken för att uppgifter glöms bort.

Ett tydligt arbetsflöde och väldefinierade roller är avgörande för att undvika överbelastning av samarbetet. Med rätt verktyg och en förståelse för hur du bäst använder dem kan du hålla ditt team arbeta produktivt tillsammans utan att känna dig överväldigad.

3. Skapa ett centralt datalager

Ett praktiskt sätt att övervinna samarbetsöverbelastning är genom skapa en intern wiki för att centralisera alla dina filer och information. Detta kommer att göra det lättare för individer att komma åt allt de behöver på ett ställe, utan distrahera andra kollegor varje gång eller gå igenom flera plattformar för att hitta vad de är letar efter.

Du kan göra detta med hjälp av ett verktyg som Tettra. Detta verktyg låter dig skapa, komma åt och dela sidor med ditt team snabbt och enkelt. Det låter också flera användare komma åt och lägga till information samtidigt och har en robust sökfunktion för att hitta det du letar efter.

Genom att ha all relevant information på ett ställe kan teammedlemmar enkelt hitta det de behöver utan att behöva söka i flera e-postmeddelanden. Dessutom integreras den med din Slack-arbetsyta så att du alltid har den mest uppdaterade informationen till hands.

4. Dra fördel av asynkron kommunikation

Asynkron kommunikation är ett utmärkt sätt att förbättra produktiviteten och minska överbelastningen av samarbetet. Till exempel, istället för att be någon om ett omedelbart svar via e-post eller snabbmeddelande när du bara behöver svaret vid ett senare tillfälle, skicka dem ett sms och be dem svara när de har tid.

Den här typen av kommunikation kan vara fördelaktig om din kollegas arbetstider inte stämmer överens med din, till exempel när du arbetar på distans i olika tidszoner. Detta gör att båda parter kan få sitt arbete gjort utan att ständigt avbryta varandra när ingen behöver ett omedelbart svar.

Genom att dra fördel av asynkron kommunikation kan du rädda dig själv från att ta emot oändliga meddelandeaviseringar varje dag samtidigt som du behåller produktiva teaminteraktioner hela tiden. Du kan ta det vidare utnyttja tysta möten för mer engagerande samarbete.

5. Erkänn effektivt samarbete

Även om du kan använda ovanstående tekniker för att undvika överbelastning av samarbetet, är det viktigt att känna igen effektivt lagarbete för att uppmuntra och motivera anställda att fortsätta arbeta produktivt tillsammans.

Du kan göra detta enkelt med verktyg som Bonusly som gör det möjligt för chefer att känna igen anställda när de går utöver det tillsammans med en viss uppgift. Integreras bonusly med Slack, vilket tillåter frekvent och snabb igenkänning.

Effektivt samarbete är inom räckhåll

Samarbete kan vara en hållbar lösning i många fall, men en övertro på det kan vara problematiskt. Överbelastning av samarbete kan vara en verklig utmaning på arbetsplatsen.

Men med dessa tips till hands kan du göra dig av med onödiga distraktioner samtidigt som du uppmuntrar produktiva interaktioner på arbetsplatsen. Genom att känna igen tecknen på överbelastning av samarbete och vidta åtgärder för att ta itu med dem, kan du hålla ditt team samarbeta harmoniskt mot gemensamma mål.

De 6 bästa gratis onlinesamarbetsverktygen för att arbeta hemifrån

Onlinesamarbete med kunder och team kan vara komplicerat. Använd dessa pålitliga gratisverktyg när du arbetar hemifrån.

Läs Nästa

Om författaren