5 effektiva tips för att hantera överlappande uppgifter

Du har ägnat så mycket tid åt att arbeta med en viss uppgift. När du går igenom ditt arbete andas du lättad. Tiden och ansträngningen var värt det. Du kunde inte vara mer nöjd med resultatet.

Men ditt feel-good-ögonblick är kortvarigt när du upptäcker att någon annan i ditt team precis har arbetat klart med samma uppgift. Det blir ännu värre när du inser att din lagkamrat också gjorde ett bra jobb. Du har två fantastiska verk framför dig, men du kan bara använda ett. Den tid, ansträngning och resurser som spenderas på en av dem är ett totalt slöseri.

Vad är överlappande uppgifter?

Överlappande uppgifter är uppgifter som utförs antingen samtidigt eller sekventiellt. De uppstår vanligtvis om mer än en person arbetar på ett enda projekt, och producerar flera versioner när bara en version behövs.

Överlappning är inte exklusivt för uppgifter; det förekommer också i dina scheman. Du kan fixa två olika möten samtidigt. Och tyvärr kan du inte dela upp dig själv i två för att vara på olika platser samtidigt. Så du måste avstå från ett av mötena.

Varför överlappar uppgifter?

Uppgifter överlappar inte som standard. Det finns kryphål i din verksamhet som gör att dupliceringen går obemärkt förbi. Och tills de är lösta kommer uppgifter att fortsätta att överlappa varandra, vilket orsakar slöseri med resurser.

Låt oss ta en titt på några anledningar till varför uppgifter överlappar varandra.

1. Ineffektivt arbetsflöde

Hur tilldelar du arbetsuppgifter till teammedlemmar? Om du inte har en ordentlig struktur för att delegera uppgifter, finns det en chans att du tilldelar samma uppgift till flera personer.

Cirkeln fortsätter om lagkamrater väljer de uppgifter de vill arbeta med utan att krysskolla om någon annan redan arbetar med samma projekt.

2. Brist på teamsamarbete

Som teamledare är det ditt ansvar att bygga laganda i ditt team, så att medlemmarna kan samarbeta för att uppnå ett gemensamt mål.

Brist på samarbete skapar gråzoner. Flera personer kan arbeta självständigt med en enda uppgift utan att vara medveten om det. Även när de samarbetar med sekventiella uppgifter, gör de vad de vill utan att kolla med andra lagkamrater.

3. Arbete överbelastning

Effektivitet och arbetsbelastning går inte bra ihop. Om du vill att anställda ska ge dig sitt bästa, motstå att tilldela dem för mycket arbete.

När trötthet sätter in från arbetsöverbelastning, tenderar arbetsflödet att förändras. Istället för att följa vederbörlig process för att säkerställa att de inte duplicerar en uppgift, fortsätter de med nästa tillgängliga.

De 5 bästa tipsen för att hantera överlappande uppgifter

Att ha ett produktivt team handlar om effektiv ledning. Du kan ha hundratals anställda och fortfarande vara improduktiv om du inte samordnar dem ordentligt. Överlappande uppgifter kan hindra din produktivitet om de inte markeras.

Låt oss titta på hur man går till väga.

1. Var öppen med uppgifter

En av kärnvärdena för de starkaste teamen på arbetsplatsen är transparens. Om du litar tillräckligt på dina teammedlemmar för att arbeta med dem, bör du vara öppen med de jobb de är avsedda att utföra.

Varje anställd bör vara insatt i arbetsinformation. Att lägga alla kort på bordet informerar dem om uppgifterna de arbetar med och vem de arbetar med. När det finns en kunskapsobalans om arbete, kan lagkamrater arbeta med samma uppgifter utan att vara medvetna om det.

Människor har befogenhet att utföra uppgifter snabbare när de har förkunskaper om dem. Det kommer att finnas lite eller inget utrymme för uppgiftsöverlappning när det finns en balans i kunskap.

2. Mät framsteg

Finns det något bättre sätt att veta hur anställda presterar på uppgifter än att mäta deras framsteg? Om du delegerar uppgifter och går därifrån, bli inte förvånad om de inte utförs i tid eller görs effektivt.

Genom att kontrollera hur arbetet fortskrider kan du se när uppgifter dupliceras. Att upptäcka redundans tillräckligt tidigt hjälper dig att stoppa det innan tid och resurser slösas på det.

Att spåra anställdas prestationer manuellt är krävande. Du måste överge ditt eget ansvar och övervaka varje steg de tar noga. Men tack vare arbetsflödesverktyg kan du automatisera processen. Du får se hur dina teammedlemmar engagerar sig i sina uppgifter vid varje punkt. Verktyg som Asana hjälper dig att öka din produktivitet och förhindra att uppgifter överlappar varandra.

3. Odla effektiv kommunikation

Effektiv kommunikation säkerställer att meddelanden förmedlas tydligt utan störningar som kan ändra betydelser.

Uppgiftsöverlappning uppstår ofta på grund av brist på information eller felaktig kommunikation. När anställda inte tydligt förstår instruktionerna som de får, arbetar de utifrån vad de tror att de ska göra.

Att odla effektiv kommunikation handlar inte bara om de ord som talas eller skrivs. Det innebär också att tillhandahålla rätt verktyg för kommunikation. Arbetsinstruktioner bör skickas över teamet snabbt utan förseningar. När ny utveckling dyker upp, se till att informera teammedlemmarna om dem omedelbart.

4. Utse projektledare

Beroende på storleken på ditt team kan du behöva extra händer för att hjälpa till med övervakningen av uppgifter.

Att hålla ett öga på alla är inte möjligt om ditt team är stort. Du behöver projektledare för att relatera till dina medarbetare på individuell nivå. Projektledaren är helt fördjupad i uppgifterna och noterar vad som fungerar och vad som inte fungerar.

Om någon har frågor om sina uppgifter kan de enkelt fråga handledaren. Det är svårt för uppgifter att dupliceras på projektledarens vakt, eftersom de är medvetna om alla aspekter av projektet.

5. Automatisera arbetsflödet

Det är lättare för uppgifter att överlappa varandra när de hanteras manuellt. Oavsett hur noggrann du försöker vara med att tilldela och hantera uppgifter för att förhindra dubbelarbete, kan saker och ting glida mellan stolarna.

Att använda automationsverktyg för delegering av uppgifter säkerställer att ingen enskild uppgift tas två gånger. När en gruppmedlem arbetar med det markeras jobbet från listan.

Automatisering är också effektivt för sekventiella uppgifter. Systemet är konfigurerat på ett sådant sätt att den tidigare uppgiften är klar innan du kan gå vidare till nästa.

Gör varje ansträngning räknas

Konsekvenserna av överlappande arbetsuppgifter är långsiktiga. Tiden och resurserna som spenderas på dubbla ansträngningar kan tyckas obetydliga på ytan. Men när den sammanställs över tid inser du att du har förlorat så mycket.

Att ha två personer som gör ett bra jobb på två versioner av en uppgift när allt du behöver är en enda version gör inte någon av versionerna bättre. Den andra personen kunde ha lagt all den ansträngningen på en annan aktivitet för att ge dig två fantastiska verk som är användbara.

Vad är flödesteorin? Hur man använder det för att förbättra din produktivitet

Vill du vara i zonen och förbättra din produktivitet? Så här använder du flödesteori för att förbättra ditt engagemang och njutning.

Läs Nästa

Om författaren