6 tips för att få människor att öppna och läsa dina e-postmeddelanden

Även om vi nu har flera kommunikationsplattformar som erbjuder distinkta funktioner för ett mer samarbetande arbetsflöde, e-postmeddelanden har fortfarande en viktig roll i våra liv, särskilt för samtal med människor utanför våra personliga kretsar.

Problemet är att du fortfarande väntar på ett svar, och du kommer på att du undrar om din e-post har öppnats och lästs fler gånger än du kan räkna. Här är några viktiga steg för att optimera dina e-postmeddelanden:

1. Börja med en övertygande ämnesrad

Första intrycket är allt, så det är viktigt att ha en kraftfull ämnesrad när du skickar ett e-postmeddelande – särskilt om du vill att personen ska öppna det. Ämnesraden är det första folk ser, så det måste väcka deras uppmärksamhet och få dem att vilja lära sig mer. Om din ämnesrad är intetsägande eller skräppost finns det en god chans att personen inte öppnar e-postmeddelandet.

Å andra sidan, om ämnesraden är spännande, kommer de sannolikt att öppna e-postmeddelandet och läsa vad du har skrivit. Du har bara några sekunder på dig att fånga någons uppmärksamhet, så låt dem räknas.

Här är några tips för att skriva bättre ämnesrader:

• Undvik att skriva meningar som är för bra för att vara sanna.
• Anpassa din ämnesrad genom att lägga till mottagarens namn, ditt namn eller något annat som låter dem veta att din e-post är avsedd för dem.
• Skriv inte ämnesrader med ett ord som "hej", "hej" eller "hej".
• Väck din mottagares nyfikenhet genom att skriva något de kanske inte vet.
• Undvik att använda spammiga triggers som kan hamna din e-post i skräpposten. Några exempel inkluderar 100 % gratis, $$$, dubbla din inkomst nu, billigt, ta inte bort, en gång i livet, bara för att nämna några.
• Undvik utropstecken eller caps.

Kom ihåg att människor är upptagna och får otaliga e-postmeddelanden varje dag, så komplicera inte saker genom att komma på för långa eller komplicerade ämnesrader. Korta och enkla ämnesrader är idealiska eftersom de gör läsningen lätt för alla som får dem.

2. Skriv en mördande öppningsmening

Som vi nämnde tidigare har du inte mycket utrymme för att fånga din mottagares uppmärksamhet med din ämnesrad. Samma princip gäller för den inledande meningen i ditt e-postmeddelande.

Din öppningsmening ska vara tillräckligt medryckande och intressant för att få din mottagare att vilja läsa mer, och den ska också sammanfatta vad resten av mejlet handlar om. Om möjligt, försök att undvika att introducera nya ämnen i den inledande meningen, eftersom det kan förvirra din läsare.

Här är några tips som kan hjälpa dig:

• Börja med en fråga. Att ställa en fråga till läsaren är ett bra sätt att engagera dem och få dem intresserade av det du skriver.
• Gör en observation eller dela en statistik som kommer att fånga din läsares uppmärksamhet.
• Dela en personlig berättelse som är relevant för ämnet.
• Om du vill att läsaren ska uppmärksamma, bör din e-postöppnare vara unik och sticka ut från andra som de har fått. Undvik banala öppningsrader som "Jag hoppas att det här kommer dig bra" eller "Hoppas allt går bra med dig." Beroende på syftet med din e-post eller din mottagaren, kan du satsa på något roligt och kreativt som "Jag hoppas att du redan har fått ditt kaffe" eller "Jag lovar att det här e-postmeddelandet är kortare än det föregående ettor."

3. Polera din stavning och grammatik

Det är mest sannolikt att du använder e-post i professionella miljöer, och ett effektivt sätt att förbättra din öppningsfrekvens är att ha välskrivna och felfria e-postmeddelanden. Skrivfel och grammatiska misstag kan få dig att se oprofessionell och slarvig ut.

Om du inte är säker på din självredigeringsförmåga, det är bäst att få någon annan att korrekturläsa din e-post innan du skickar den. En ny uppsättning ögon kan hjälpa dig att fånga misstag som du kanske har missat.

Alternativt kan du utnyttja redigeringsverktyg som Grammatiskt eller den Hemingway App att polera dina e-postmeddelanden. Se bara till att dubbelkolla den korrigerade versionen för noggrannhet innan du trycker på skicka.

4. Var kortfattad – gå till saken

Ingen gillar att läsa långa, slingrande e-postmeddelanden, och skrifter som strövar vidare efter stycken utan att komma till saken kommer sannolikt att ignoreras eller raderas.

När du skriver ditt e-postmeddelande, gå rakt på sak och undvik att slå runt. Detta kommer att hjälpa dig att säkerställa att ditt budskap kommuniceras effektivt.

Dessutom, om du har mycket information att dela med dig av, prova att dela upp den i mindre bitar så att det är lättare för din mottagare att smälta. Använd rubriker och listor där det är möjligt för att organisera dina tankar och göra det enkelt för dem att snabbt skumma igenom din e-post.

5. Ge användbar information

Eliminera utfyllnadsord och fraser som "bara", "faktiskt" och "mycket". De tillför inget värde till ditt budskap.

Du bör också undvika att använda akronymer eller branschjargong om du inte vet att dina läsare är bekanta med dem i förväg. Detta kommer att säkerställa att dina e-postmeddelanden förblir tillgängliga även om vissa personer inte har specialkunskaper om det du diskuterar.

Om det finns någon viktig information om en händelse eller ett ämne som någon behöver innan han bestämmer sig, se till att göra det inkludera detta direkt, så att de inte går miste om något viktigt när de läser igenom resten av din e-post.

6. Skicka e-postmeddelanden i rätt tid

Det finns inte en perfekt tidpunkt för att skicka e-postmeddelanden – det beror på innehållet i ditt meddelande och vad du vill ha från dina mottagare. Tänk bara på när det är mest sannolikt att människor är tillgängliga och justera därefter.

Om du till exempel skickar ett e-postmeddelande relaterat till en specifik händelse, är det viktigt att du undviker att skicka det för tidigt eller för sent. Om möjligt, försök att schemalägga dem för optimala tider, som under arbetstid.

Relaterad: Hur man skickar anonyma e-postmeddelanden: smygande metoder

Förbättra öppningsfrekvensen och läskretsen för dina e-postmeddelanden

Att ha dina e-postmeddelanden olästa kan få en allvarlig träff på din produktivitet och lönsamhet för ditt företag.

Det finns flera anledningar till att människor ignorerar dina e-postmeddelanden, av vilka några ligger utanför din kontroll. Genom att implementera dessa tips kan du dock förbättra öppningsfrekvensen, läsarkretsen och svaret på dina e-postmeddelanden.

De 7 bästa verktygen för att organisera dina e-postmeddelanden och öka produktiviteten

Vi använder mejl varje dag för att kommunicera med människor. Det kan dock snabbt bli överväldigande. Så här organiserar du din inkorg.

Läs Nästa

Om författaren