De 8 bästa sätten att använda Google Workspace Apps för projektledning

Många organisationer förlitar sig på Google Workspace som en gemensam kontorssvit. De är dock omedvetna om att samma appar också kan vara användbara för projektledning.

Genom att använda Google Workspace-appar kan du få ut det mesta av dessa och hoppa över behovet av att införliva ytterligare projekthanteringsverktyg. Den här artikeln kommer att utveckla hur du fullt ut kan använda Google Workspace-appar för projektledning.

1. Projektuppgifter Samarbete och spårning

De flesta projekt kräver samarbete mellan lagkamrater. Även om du har ett distribuerat team som arbetar med ett projekt, molnbaserat Google Workspace-appar kan hjälpa dig att samarbeta enkelt. Du kan använda Sheets för att planera projektet och skapa Gantt-diagram för att hantera uppgifter och deadlines.

Teammedlemmar måste regelbundet uppdatera sina framsteg i kalkylarket. Således innehåller bladet alltid aktuell information. Det kan också fungera som ett uppgiftsspårnings- eller tidsspårningsverktyg för teamet.

Med Google Kalender kan du ta reda på mer om gratis och engagerade timmar för varje teammedlem. Dela anteckningar med lagkamrater och hålla ordning med hjälp av en

att göra lista är genomförbart med Google Keep.

2. Enkel teamkommunikation

Det säger sig självt att Gmail är en av de bästa e-postleverantörerna i världen. Om du använder Google Workspace behöver du inte tänka två gånger på att säkerställa flexibel och tydlig kommunikation mellan dina teammedlemmar. Gmail är här för att underlätta sömlös teamkommunikation.

Du kan skapa en e-postlista för "Grupper" och lägga till alla gruppmedlemmar i den gruppen. Sedan kan du bara använda en e-postadress för att dela information, resurser och uppdateringar med hela teamet.

Personer som arbetar med flera projekt samtidigt kan märka e-postmeddelanden relaterade till olika projekt. Således kommer e-postmeddelanden med olika etiketter att lagras i separata mappar. Du kan också stjärnmärka viktiga e-postmeddelanden för att hitta dem snabbt.

3. Schemalägg dina teamresurser för projektet

Projektledare har ofta svårt att tilldela och schemalägga uppgifter till teammedlemmar för ett nytt projekt medan andra projekt pågår. Om de använder Google Workspace kan Kalender-appen erbjuda en enkel lösning på detta problem.

Teammedlemmar kan markera sina uppgifter och scheman i en delad kalender. Således kommer alla att veta vem som är upptagen till vilket datum och tilldela nya uppgifter därefter. Team kan använda det för att övervaka deadlines och milstolpar och för att få påminnelser.

Du kan skapa separata lagkalendrar för att spåra semester, möten och träningspass.

4. Dela och lagra digital data

Moderna projekt behöver säker lagring av filer och dokument som innehåller verksamhetskritiska data. Samtidigt bör projektmedlemmar ha tillgång till dem 24/7. Google Drive-appen är här för att lagra alla dina projektrelaterade filer, dokument, bilder och videor.

Denna molnbaserade fillagringsapp kan lagra dina filer säkert. Om du gör några ändringar i filerna synkroniseras de direkt. Således kan vilken annan gruppmedlem som helst komma åt det uppdaterade innehållet.

Delnings- och åtkomstkontrollerna för Google Drive gör samarbetet problemfritt. Till exempel kan du dela ett utkast till kopia av en fil med klienten för godkännande med behörighet att endast visa dokumentet.

Dessutom kan du skapa separata delade enheter för olika projektteam och dela dessa med dem för snabb åtkomst.

5. Skapa rapporter och presentationer

Letar du efter ett verktyg för att skapa iögonfallande och förklarande rapporter? Vill du inkludera olika diagram och grafer i dessa rapporter? Google Sheets är appen för dig. Det hjälper dig att dela alla typer av numeriska data i den mest lämpliga stilen. Det låter dig också arbeta tillsammans med en rapport.

Presentation är en annan viktig del av projekt. De Google Slides app är det perfekta presentationsverktyget för Google Workspace. Du kan använda den för att dela din vision, beskriva teamprestationer och visualisera viktig data.

När du arbetar på distans är det också möjligt att dela Google Slides-presentationer under videokonferenser med hjälp av skärmdelningsfunktionen i Google Meet.

6. Tar Project Online

Sites är Google Workspace-appen med vilken du skapar högkvalitativa webbplatser utan programmerings- eller designkunskap. Du kan använda Google Sites för ett projekt, en händelse eller ett team.

Du kan använda Google Sites som ett nav för att lagra alla dokument, uppdateringar, tidslinjer, kalendrar och leveranser. Det kommer att göra det möjligt för alla lagkamrater att få tillgång till all projektrelaterad information från ett ställe.

7. Teammöten och samtal

Team som arbetar med ett projekt måste hålla kontakten hela tiden. Förutom e-postmeddelanden kan de använda Google Workspace Chat för snabbmeddelanden och videosamtalsappen Google Meet för virtuella möten.

Förutom direktmeddelanden till enskilda medlemmar stöder Google Chat också gruppkonversationer så att team kan samarbeta smidigt från avlägsna platser. När du använder Chat kan du också dela filer med andra och arbeta med en uppgift.

Google Meet stöder både ljud- och videosamtal, så att du kan få kontakt med dina kollegor när du vill. Du kan alltid arbeta med ett dokument sida vid sida under ett möte på Google Meet – vilket tar samarbetet till nästa nivå.

Under ett möte kan du även använda Keep-appen för att göra anteckningar och skriva protokoll. Du kan enkelt dela dessa anteckningar och bifoga dem till andra dokument.

8. Dokumenthantering och samarbete

Team som arbetar med projekt måste hantera många dokument. Situationen blir problematisk när de behöver samarbeta kring dessa dokument. Att manuellt distribuera dokumenten och separat redigera dem kan hämma teamets prestation och orsaka projektförseningar.

Relaterad: Orsaker till varför projekt blir försenade och hur man undviker dem

Google Workspace-användare kan prova Dokument och Kalkylark för att hantera dokument. Flera personer kan komma åt dessa dokument och arbeta med dem samtidigt. Oavsett vilka ändringar du gör i dokumenten och kalkylbladen kommer de att vara synliga i realtid.

Det är också möjligt att kommentera och ge feedback på samma dokument. Med versionshistorikfunktionen kan du enkelt spåra vem som gjorde ändringarna i dokumenten och när.

Projektledning på ett enkelt sätt med Google Workspace

Företag använder ofta flera appar och verktyg för att hantera olika aspekter av ett projekt. Om du redan använder Google Workspace-appar kan dessa också hjälpa dig med projekthantering.

Nu när du vet hur du använder dess appar för att hantera projektrelaterade uppgifter kommer projektadministrationen att bli enklare. Det finns dock andra leverantörer av arbetsytor förutom Google som du kanske vill kontrollera.

De 6 bästa arbetsytorna som inte kommer från Google eller Microsoft

Microsoft och Google är inte de enda företagen som tillhandahåller svitfaciliteter för arbetsplatser. Här är några av de bästa alternativen du kan kolla in!

Läs Nästa

Om författaren