De 5 bästa tipsen för att skriva ett mål för ett mördande projekt

Visste du att det kommer att kosta mindre fysisk, mental och känslomässig ansträngning om du behärskar konsten att designa ett projekts syften (PPS)? Det är inte allt. Med bara några få justeringar och en kopp kaffe kan du göra din PPS-resa till en självklarhet till framgång.

När du använder rätt inställning till att lära dig och förstå PPS kan du mer än fördubbla ditt självvärde inom ett år.

Skulle du inte vilja läsa vidare för att lära dig mer om varför du behöver ett projektsyfte och några tips för att skriva konsekventa och handlingskraftiga? Nu går vi.

Vad är en projektsyfte?

Project purpose statements (PPS) är välartikulerade ritningar, utformade för att förbereda, ge energi och vägleda team med en färdplan för att genomföra ett liveprojekt. PPS ger specifik information om hur, vad, när och varför projekt tar fart som de gör.

Ditt syfte är också din projektplan. För ett framgångsrikt resultat identifierar den de allmänna och specifika kraven för ditt projekt. En välskriven PPS framhäver dolda och uppenbara detaljer om ditt projekt explicit. Detta hjälper till att undvika missförstånd, feltolkningar eller felaktiga framställningar som kan uppstå.

Varför behöver du ett projektsyfte?

Att implementera ett framgångsrikt projekt kan vara en hala backe-upplevelse, med team som blir överväldigade av projektets omfattningsdilemmat. Men för att ett projekt ska uppnå sina mål i tid är det viktigt att identifiera vissa milstolpar vid varje punkt. Det är här som en uttalande om projektets syfte är till hjälp.

En noggrann PPS ska bland annat hjälpa dig och ditt team att undvika projektförseningar. Liknar ett projektförslag som sammanfattar alla aspekter av ditt projekt, fungerar det också som en plattform för att upprätthålla strikt efterlevnad av viktiga projektriktlinjer. Detta kommer på intet sätt att hjälpa ditt team att se till att deadlines hålls och att handlingsbara aktiviteter förblir inom fastställda budgetar.

De 5 bästa tipsen för att skriva ett mål för ett mördande projekt

Behovet av att komma med en strategi som du kan använda för att framgångsrikt skriva en sund och handlingskraftig PPS kan inte överskattas. För att undvika tvivel, här är några användbara tips som hjälper dig att skapa din nästa PPS.

1. Syftesförklaringen

Vad är syftet med ditt projekt? Vad är motivationen bakom denna strävan? Vad är målet med ditt projekt? Att svara på dessa frågor hjälper dig att identifiera det unika med ditt syftesförklaring och hur det uppfyller dina projektmål.

Varje projekt bör ha ett syfte som delas med hela teamet. Det bör ge resonans hos teammedlemmarna så att de kan köpa in sig i idén.

Varje fas av projektplaneringen bör stödja projektets mål och mål i sin helhet. Detta är ett område där intressenter påminns om projektets syfte och mål. Det bör vara en kontinuerlig del av projektens resultat under möten med nyckelintressenter.

Du måste ha dessa skyldigheter i åtanke när du planerar och schemalägger ditt syfte. Sträva också efter att inkludera tilldelade uppgifter för medlemmarna för att uppfylla varje projektleverans. Och det beror på att man inte kan genomföra ett projekt isolerat. Din strävan efter framgång är starkt beroende av teambidrag för att göra framgången konsekvent.

2. Målen

En projektförklaring på toppnivå fungerar som grunden för framgången för era kollektiva teammål. Att anpassa ett projektsyfte till dina mål främjar en känsla av konsekvens. Detta överensstämmer i slutändan avsiktligt med lönsamheten för projektmålen.

Att känna till dina mål från början ger dig en tydligare bild av de åtgärder du ska vidta för att komma till din slutdestination. Du kan enkelt se när du är ur spåret om dina handlingar inte stämmer överens med dina mål.

Målen garanterar även projektkvalitet och den standard på arbetet som krävs för att utföra uppdrag som du och ditt team hanterar under hela projektets hållbarhetstid. Detta inkluderar tillsyns- och samordningsuppgifter. Men när du erkänner dina mål är det bäst att använda sig av SMART förhållningssätt: Specifik, Mätbar, Achievable, Relevant och Tidsbunden.

3. Omfattningen

Det är viktigt att beskriva exakt vad som kommer att vara en del av PPS och vad som inte kommer att vara en del av det. Konceptet att bestämma vad som gör din lista kallas också för projektets omfattning.

Att definiera omfattningen av din PPS hjälper dig att behålla fokus på det som är viktigt. Det finns en tendens att du biter mer än du kan tugga i ett försök att vara detaljerad. Genom att göra det urvattnar du din PPS med irrelevant information.

De poster som ingår i projektet lägger en solid grund för framtida projekt. Du vill att grunden ska vara så stark som möjligt. Omfattningsbeskrivningen bör innehålla så mycket information som möjligt om projektets omfattning.

4. Minnestestficka

Arbetet du gör kommer att förändras under månaderna eller åren, och det är här minnestestet kommer in i bilden. Den primära idén är att fortfarande kunna fånga kärnidéerna i ditt projektsyfte. Att gräva djupt bör ge resonans hos dig och ditt team på ett sätt som är i linje med dina kärnvärden.

Tänk på att ditt projektsyfte i grunden är ryggraden i vem du är som individ eller organisation. Detta kommer i slutändan att hjälpa till att driva din strategi för att attrahera rätt talanger och även ge mening åt dina ansträngningar.

Gör dina PPS-idéer minnesvärda med storyboard-appar att hjälpa ditt team att få en bättre förståelse för vad du har i åtanke och lämna ett bestående intryck på dem.

5. Flexibilitet av alternativ

Ditt projektplaneringsuttalande bör börja med fokus på överenskomna uppgifter som är nödvändiga för att uppfylla kortsiktiga mål i varje steg. Det praktiska med att uppnå projektmilstolpar bör spridas jämnt, med ett stoppmönster på högst ett steg på fem till sex veckor mellan varje milstolpe.

Att göra planer på det här sättet är inte bara användbart, utan det håller också projektets syftesprocess förankrad i verkligheten nu, snarare än att göra utarbetade tidtabeller för futuristiska överväganden.

I ett nötskal är detta tillvägagångssätt ganska lätt att hantera och i sin essens förutsägbart och tillräckligt flexibelt för att anpassa sig till de förändrade omständigheterna i projektet. Du kan utnyttja projektrapporteringsverktyg för att håll koll på dina aktiviteter och mät dina framsteg.

Ta det ett steg i taget

Det finns en tendens att du blir överväldigad av dina PPS-ansträngningar, men det borde du inte vara. Börja med en eller två redan nu. Ge dem ett försök och lägg till mer när du känner dig bekväm. När du väl ser hur lätt det är kommer du att vilja dyka direkt in. Du kommer äntligen att skapa de typer av projekt du har läst eller drömt om.

Oroa dig inte för att vara perfekt eller implementera allt på en gång. Välj bara en eller två av dina favoritpoäng och var konsekvent med dem. Viktigast av allt, glöm inte att fokusera på alla glädjeämnen och framgångar som kommer med tålamod och uthållighet.

De 8 bästa typerna av projektledningsrapporter du bör känna till

Oavsett om du är projektledare eller en del av ett projektledningsteam behöver du veta om de vanligaste typerna av rapporter. Här är några av dem!

Läs Nästa

Om författaren