8 typer av Excel-diagram och grafer och när du ska använda dem

Du har en presentation på gång om några dagar och du vill verkligen imponera på chefen. Du vill visa din data på ett sätt som är lätt att förstå, men också visuellt och imponerande. Det bästa sättet att göra det är att välja rätt Excel-diagram och grafer.

Du kan använda många olika verktyg för att skapa diagram och grafer, men Microsoft Excel är fortfarande ett av de mest kraftfulla och funktionella av dem alla. Det låter dig visualisera data i vilket format och vilken stil du vill, som du ser nedan.

I den här artikeln kommer du att lära dig om de många typer av diagram som är tillgängliga för dig i Microsoft Excel med hjälp av exempel från allmänt tillgängliga data från data.gov. Datauppsättningen är hämtad från 2010 års amerikanska folkräkning; vi kommer att använda dessa data för att visa dig hur imponerande det är när du väljer rätt Excel-diagramtyper för dina data.

Skapa rätt Excel-diagramtyper

Den amerikanska regeringen tillhandahåller mängder av data till allmänheten årligen, helt gratis att ta del av. En av de mest värdefulla informationssamlingarna för att lära dig mer om kulturella och sociala fakta är folkräkningen.

För de första exemplen nedan har jag hänvisat till problem som hyresgäster har haft med sina bostäder, uppdelade på de fyra regionerna i USA.

Detta är en trevlig, liten delmängd av data, perfekt att lära sig mer om Excel-diagram och grafer.

För att bestämma vilket diagram du ska använda måste du ta en närmare titt på vad data representerar och hur du vill visualisera data.

1. Excel kolumndiagram

En av de vanligaste diagrammen som används i presentationer, används kolumndiagram för att jämföra värden med varandra. Vanligtvis är det värderingar som har kategoriserats på något sätt. Den vanligaste undergruppen av kolumndiagram är en uppsättning data uppdelad i kategorier.

I det här fallet har jag valt att dela upp det efter antalet problem som hyresgäster har i nordöstra USA. När du har valt dina data klickar du bara Föra in, och du kommer att se ett urval av diagramtyper i menyn. I det här fallet kan du gå med en 2-D eller 3-D kolumn.

Personligen föredrar jag utseendet på 3D-diagram. Så här ser data ovan ut med 3D-stapeldiagram.

Tyvärr skapas stapeldiagram som standard utan några vertikala eller horisontella etiketter. Du måste lägga till dessa så att folk vet vad varje axel representerar.

Att göra det är lätt nog. Klicka bara på "+"-knappen till det övre högra hörnet av diagrammet, se till Axis titlar väljs och välj sedan bara Primär vertikal.

Nu ser du en vertikal etikett som du kan redigera.

Som du kan se, att använda ett kolumndiagram för att visualisera kategoriserad data gör att ojämlikheten illustreras tydlig som dag att se. Uppenbarligen har människor i nordost stora VVS- och värmeproblem. Hur illa är problemet jämfört med resten av landet?

För att undersöka denna skillnad, låt oss lägga till mer kategoriserade data med hjälp av stapeldiagram istället. Stapeldiagram är samma som kolumndiagram, men kategorierna visas horisontellt snarare än vertikalt.

Den här gången markerar du all data.

Klicka nu Föra in i menyn ovan, precis som du gjorde tidigare. Den här gången klickar du på rullgardinsmenyn för stapeldiagram, precis till höger om rullgardinsmenyn för kolumndiagram.

Där har du det. Du har nu en stapeldiagram jämförelse av rapporterade problem av hyresgäster, uppdelade efter geografisk region.

Jag var tvungen att redigera titeln som visas. Det gör du helt enkelt genom att klicka på själva titeln och skriva in en ny titel, åtminstone in Microsoft 365. I andra versioner kan du behöva klicka Avancerad redigering.

Som du kan se är kolumndiagram och stapeldiagram ett riktigt coolt sätt att antingen jämföra kategoriserad data för en datamängd eller att jämföra kategoriserad data över flera datamängder. Till exempel visar det regionala diagrammet ovan ganska tydligt att VVS-problemen är mycket värre söder och nordost, medan söder kämpar mycket mer än någon annan med egendom underhåll.

2. Excel cirkeldiagram

Som namnet antyder är cirkeldiagram formade som en paj. De används bäst när du behöver visa hur mycket av en dominerande, övergripande kategori som tas upp av mindre underkategorier.

Till exempel kan ett universitet använda ett cirkeldiagram för att visa en uppdelning av rasdemografin för sin studentpopulation. Med hjälp av våra uppgifter ovan kan du använda ett cirkeldiagram för att dela upp problem med hyresgäster i nordöstra delen av reparationsproblem.

Cirkeldiagram är några av de bästa Excel-diagramtyperna att använda när du börjar med kategoriserad data. Med det sagt är dock cirkeldiagram bäst att använda för en enda datamängd som är uppdelad i kategorier. Om du vill jämföra flera datamängder är det bäst att hålla fast vid stapel- eller kolumndiagram.

3. Excel linjediagram

Går vidare till linjediagram kräver en ny uppsättning data. Detta beror på att linjediagram och andra liknande diagramtyper tenderar att vara tidsberoende. Du kartlägger vanligtvis en datapunkt eftersom den ändras under en viss tidsperiod, men inte alltid.

För ett linjediagram behöver du bara ett X- och ett Y-värde. I exemplet nedan kommer X att vara tid och Y kommer att vara population. Du kan lika gärna kartlägga andra tidsberoende variabler, såsom produktiviteten hos ditt företag (Y) eftersom antalet utbetalda bonusar går upp (X).

Folkräkningsdatauppsättningen som vi kommer att använda i det här exemplet representerar förändringen i befolkningen i USA från 2010 till 2015.

Markera året och kolumnerna för den totala befolkningen och klicka sedan Föra in från menyn ovan kan du välja ett linjediagram. Om du väljer det här alternativet får du ett linjediagram i ditt kalkylblad. Högerklicka på diagrammet och välj Välj Datakälla. Se till att årtalet är avmarkerat.

Nu när den inte försöker använda kolumnen År som Y, kommer den att använda den som X och korrekt märka din horisontella axel.

Med bara en blick kan du se att befolkningen i USA har ökat stadigt med en hastighet av cirka 0,76% per år. Mycket intressant, och linjediagram är några av de bästa Excel-graferna och -diagrammen att använda när du förmedlar en progression som denna.

4. Excel områdesdiagram

Ytdiagram är identiska med linjediagram, men området under linjen är ifyllt. Medan linjediagrammets fokus fortfarande förändras i värde över tid, är syftet med ett områdesdiagram att belysa storleken på dessa förändrade värden över tiden.

Skillnaden är subtil, men när du behöver uttrycka saker som hur många träd som är kalhuggna från 1990 till 1995 kontra 2000 till 2005 är ytdiagrammet verkligen en av de bästa Excel-diagramtyperna använda sig av.

Med befolkningsdata ovan kan du jämföra saker som manlig kontra kvinnlig befolkningstillväxt från 2010 till 2015.

Du kan också representera samma data med hjälp av ett staplat ytdiagram (även tillgängligt i diagramsektionen under Föra in meny).

Detta diagram kan ses som ett linjediagram och ett cirkeldiagram kombinerat till ett. Du kan se den procentuella uppdelningen av de kategoriserade uppgifterna eftersom dessa data ändras över tiden.

5. Excel-spridningsdiagram (XY).

En favorit i det vetenskapliga samfundet, spridningsdiagram är plottade datapunkter, vanligtvis framhäver en klustrad anomali bland liknande uppmätta datapunkter eller en långtgående avvikelse. De används för att visa korrelationer eller mönster i data som inte är uppenbara när du bara tittar på varje enskild datum.

Till exempel kan plotta framgångsfrekvenser för canceråterhämtning mot tid på sjukhuset visa en korrelation mellan hur länge någon behandlas för cancer och hur framgångsrik behandlingen är sannolikt att vara.

För att visa styrkan i denna diagramtyp har jag ritat upp antalet astmainläggningar i Chicago från 2000 till 2011, organiserat efter postnummer.

Detta XY-spridningsdiagram avslöjar att postnummer 60628 hade fler astmainläggningar per år än nästan alla andra regioner, och postnummer 60655 och uppåt utgör de bästa områdena att bo på om du vill ha minsta möjliga chans att få astma sjukhusvistelse.

6. Excel bubbeldiagram

Bubbeldiagram är också extremt användbara för datauppsättningar som denna. Det här är en rolig visualisering att skapa när du har tre dimensioner av data som du behöver plotta.

Detta är en typisk XY-plockad datapunkt med två värden (punkten är en "bubbla"), med ett kombinerat ytterligare värde som bestämmer storleken på den bubblan. Med den här typen av diagram kan du till exempel plotta hur många tonåringar som går på bio, men storleken på varje datapunkt (bubbla) kan representera hur många kvinnor som utgör den datamängden.

Det är ett riktigt intressant sätt att representera två uppsättningar data med ett diagram. I exemplet ovan, om du inkluderade namnet på filmerna som X-axelns etiketter, kan du identifiera vilken av alla filmer som listas som lockade en större kvinnlig tonårspublik.

7. Excel ytdiagram

Dessa tredimensionella Excel-diagramtyper låter dig rita två uppsättningar datapunkter över flera dimensioner. Det kan vara komplicerat att använda, men med rätt datapunkter (IE, två uppsättningar data med en tydlig relation) kan visualiseringen vara ganska imponerande.

3D-versionen av sjökortet ser ut som en topografisk karta, som plottar höjd och avstånd från en given punkt. På samma sätt kan du använda den här kartan för att göra saker som att kartlägga svårighetsgraden av ett sjukdomsutbrott mot ålder och den tid som personen förblir sjuk.

Genom att plotta på det här sättet kan intressanta mönster bli självklara, saker som du aldrig skulle lägga märke till annars. Kunskap är makt.

8. Excel-munkdiagram

Munkdiagram är en annan komplex visualisering som låter dig rita en dataserie i ett slags cirkeldiagramformat. Du kan lägga till ytterligare datamängder i "lager", vilket resulterar i en flerfärgad "munk". Dessa Excel-diagramtyper används bäst när de två datamängderna är underkategorier till en större kategori av data.

Ett bra exempel på detta är de datamängder som användes tidigare i den här artikeln, som plottar manlig och kvinnlig befolkning per år.

Som du kan se innehåller varje serie (åren 2010 till 2015) segment av nästan identisk storlek, vilket visar hur långsamt båda populationerna förändras från år till år. Värdet av denna graf kommer verkligen från att ha rätt data och rätt mål som du vill uppnå visuellt med den datan.

Att välja rätt Excel-diagram och grafer

Det kan finnas ett brett urval av grafer att använda, men vad du faktiskt bör välja kokar verkligen ner till typ av datamängder du arbetar med och exakt vad det är som du försöker visa eller bevisa med det data. Vissa Excel-diagram och grafer kommer att göra ditt argument mycket tydligare än andra.

Att veta vad diagrammet behöver åstadkomma är halva striden. Den andra hälften tar reda på exakt hur du ska ordna dina data och formatera diagrammet.

Sanningen är att grafer har en enorm inverkan på alla presentationer. Nu när du vet hur du använder allt som är tillgängligt för dig i Microsoft Excel, blir det enkelt att välja rätt Excel-grafer och -diagram för dina behov. Du kommer att kunna skapa en presentation med dem som verkligen kommer att slå av deras strumpor.

8 sätt att organisera dina kalkylblad i Excel

Det finns många sätt att organisera ditt Excel-kalkylblad på ett sätt som ser mer tilltalande ut. Så här gör du!

Läs Nästa

Om författaren