De 5 bästa tipsen för att hantera ditt digitala utrymme för högre effektivitet

Välkommen till den digitala eran, där internet är en integrerad del av arbetet. Du kan arbeta och försörja dig med din dator, smartphone och internetuppkoppling.

Din anslutna enhet ger dig en digital arbetsyta, en motsvarighet till en fysisk arbetsmiljö. Att leta efter dina filer överallt är ett slöseri med tid och saktar ner din produktivitet. Att hålla din arbetsyta organiserad förbättrar ditt arbetsflöde.

I den här artikeln får du lära dig hur du kan utnyttja ett organiserat digitalt utrymme för högre effektivitet.

Vad är ett digitalt utrymme?

Digitalt utrymme är helt enkelt ett onlineutrymme som används för arbete. Det hänvisar också till allt som visas på skärmen på din dator, telefon eller någon annan digital enhet. Till och med dina webbplatser, filmer, foton etc. utgör det digitala utrymmet.

Låt oss dra det närmare hemmet. Du läser den här artikeln i ett digitalt utrymme. Och det är för att det är på en digital enhet.

Fördelarna med att hantera ditt digitala utrymme

Det digitala rummet är en del av vårt personliga och professionella liv. Ibland har vi flera filer och meddelanden överallt på våra enheter, det är överväldigande att hantera dem.

Du kanske uppleva datorstress och överge ditt arbete när informationen på din skärm är för mycket att hantera. I det långa loppet påverkar det din produktivitet.

Låt oss titta på några av fördelarna med att hantera ditt digitala utrymme.

1. Förbättrad effektivitet och produktivitet

Att dela dokument online underlättar grupparbete och samarbeten, oavsett var deltagarna befinner sig. Men det blir kontraproduktivt när du skräpar din datorskärm med dessa filer.

Att hantera ditt digitala utrymme är ovärderligt om du är det arbetar från en arbetsstation på hemmakontoret eftersom du är mer benägen att bli trött. Lättheten att hitta all information du behöver i ett organiserat digitalt utrymme ökar din effektivitet och produktivitet. Det är som att köra på en fri väg utan att några andra bilar hindrar din rörelse. Du kommer fram till din destination snabbare.

Det finns gratis verktyg du kan använda för att organisera ditt digitala utrymme. Verktyg som Google Docs, Google Sheets och Google Drive hjälper dig att lagra dina dokument i molnet. Du kan komma åt dem när du behöver dem istället för att ha dem på din datorskärm.

2. Frigör tid

Tiden som ägnas åt att klättra genom det trånga utrymmet på din datorskärm kan användas bättre.

Gör ditt liv enklare genom att använda rätt digitala verktyg för att hantera ditt digitala utrymme. Vissa av dessa verktyg är automatiserade och kräver liten eller ingen övervakning när de väl är inställda. Du kan till exempel schemalägga dina inlägg på sociala medier och låta dem gå live automatiskt.

Sådana här initiativ ger dig mer tid att göra andra saker. Förutom att ha mer tid för jobbet har du också tillräckligt med tid för att umgås med vänner och familj.

3. Behåll fokus

Många människor har för många föremål i sitt digitala utrymme eftersom de vill göra flera saker. De tror att multitasking gör dem mer produktiva, men det är faktiskt tvärtom.

Multitasking saktar ner din produktivitet. Det kan se ut som att du gör mer, men i verklig mening gör du mindre.

Att organisera ditt digitala utrymme kräver att du bara har de filer eller webbsidor du arbetar med för tillfället öppna. Du fokuserar på dem tills du slutför uppgiften innan du går vidare till nästa.

De 5 bästa tipsen för att hantera ditt digitala utrymme

Det finns en tendens att du blir stressad av ett rörigt digitalt utrymme. Du tappar motivationen halvvägs in i jobbet. Du tror förmodligen att du är lat, men det kanske inte är fallet. Den mänskliga hjärnan fungerar inte så bra i oorganiserade miljöer.

Om du är sugen på att hantera ditt digitala utrymme kommer följande tips att vara till hjälp.

1. Skapa olika mappar för olika ändamål

När du surfar på nätet kan du stöta på flera material som är till hjälp i ditt arbete. Ju mer du laddar ner dessa objekt, desto mer nedskräpad blir din enhet.

Ett bra sätt att hålla ditt digitala utrymme rent är att skapa mappar för att spara liknande innehåll. Istället för att ha enstaka föremål utspridda överallt, har du bara några mappar. Det sparar dig också stressen med att utföra en allmän sökning på din enhet för att hitta ett enda föremål. När du behöver något vet du var du kan få tag i det.

2. Använd alternativet Favoriter

Alternativet "Favoriter" hjälper dig att hitta de appar, mappar eller filer du använder mer på din enhet.

Vissa sökmotorer använder också detta alternativ för att visa dig de webbplatser du besöker oftare. Istället för att skriva dem överallt klickar du bara på dem på din startsida.

3. Ta bort innehåll du inte längre behöver

Det är ingen mening att ha bilder, filmer, filer eller appar som du inte längre behöver på din enhet. Det liknar att städa ur ditt kontor eller hem. Du blir av med gamla och skadade föremål.

Genom att göra detta ger du plats för nya saker utan att skapa röran. Om du insisterar på att ha både gamla och nya föremål på din enhet, har du inget andrum.

4. Säkerhetskopiera dina data

Att hantera ditt digitala utrymme innebär att bli av med irrelevanta filer eller dokument. Mot bakgrund av detta kan du när som helst bestämma dig för att formatera eller radera filer på din enhet. Du riskerar att förlora viktig information om du inte redan säkerhetskopierar dem.

Att säkerhetskopiera dina data är också praktiskt om du tappar bort din enhet. Det blir ännu mer värdefullt med molnsäkerhetskopiering, eftersom du kan komma åt dina filer på distans när som helst.

5. Håll din inkorg ren

Med flera meddelanden som kommer in i din inkorg är det lätt att det blir rörigt. Läs de viktiga meddelandena och radera dem om de inte längre är användbara för att ta emot nya meddelanden.

Gmail har gjort inkorgshanteringen enklare för sina användare med sina senaste uppdateringar. Du kan stänga av eller pausa meddelanden och e-postmeddelanden för att undvika distraktion.

En ren inkorg förbättrar din svarsfrekvens. Det hjälper dig att se de olika kategorierna av meddelanden tydligt. Du kan läsa de olästa meddelandena och svara på dem du inte har svarat på.

Arbeta med lätthet i ett organiserat digitalt utrymme

Du spenderar mycket mer tid i ditt digitala utrymme än du inser. Några timmar går, och du är fortfarande på samma uppgift. Röran i ditt utrymme bidrar till den förlängda tiden. Sekunderna som spenderas på att navigera mellan mappar, filer och flikar uppgår till lång tid när de kombineras.

Du behöver inte leta för långt för att se fördelarna med att hantera ditt digitala utrymme effektivt. Prova själv. Håll ditt digitala utrymme rent medan du arbetar på din enhet så ser du skillnaden. Du kommer inte bara att arbeta snabbare, utan du kommer också att känna dig mer bekväm.

Är ditt skrivbord rörigt? Vad det säger om din personlighet

Ett rörigt skrivbord kan säga mycket om din personlighet. Ta reda på vilken typ av person du är och om det är bra för dig!

Läs Nästa

Om författaren