Hur man skapar en resurs för idédelning på jobbet

Forskning har vid upprepade tillfällen visat att två av de främsta orsakerna till att anställda slutar sina jobb inkluderar bristande erkännande från sin chef och inte tillräckligt med kommunikation. För att lösa detta är samarbete nyckeln.

Att ha en effektiv resurs för idédelning på din arbetsplats kan förbättra medarbetarnas engagemang och öppnar upp för innovation. Här tittar vi på hur du kan skapa den här typen av resurs, och hur du får det att fungera i praktiken.

Varför du bör skapa en resurs för idédelning

Oavsett om du är chef eller inte, att ha ett centraliserat och omdömesfritt utrymme för att främja idédelning betyder att människor är mer benägna att bidra. Det är också användbart för personalen att veta att de är välkomna att komma med förslag, och det uppmuntras.

På många sätt har en resurs för idédelning som är välanvänd många fördelar, som:

• Den är lätt att använda och tidlös.
• Hjälper tystare kollegor att komma med förslag utanför teammöten.
• Alla kan lägga till, oavsett skifttider.
instagram viewer
• Du kan göra det anonymt.
• Ger en historisk redogörelse för saker som redan har lagts fram.

Relaterad: Bästa verktygen för att skapa Vision Boards

Men för att detta ska fungera behöver resursen förvaltas väl. Detta inkluderar att ta itu med människors idéer, sammanställa informationen och genomföra dem där det är lämpligt. Anställda kommer snabbt ikapp om det behandlas som en tick-box-övning, och allas bidrag skjuts ner eller ignoreras.

Om det görs rätt kommer du att ha en interaktiv bank med idéer och feedback som du kan dra nytta av för att göra förbättringar. På samma sätt kommer dina kollegor att känna sig lyssnade på och kan förbättra teamets förtroende i sin roll.

Snabbmeddelandeappar för enkel användning

Ett av de enklaste sätten att skapa en resurs för idédelning är att använda applikationer eller tjänster för snabbmeddelanden. Alla använder förmodligen redan en av dessa applikationer på jobbet, så den har den extra bonusen att den är redo att användas.

Några bra exempel på applikationer du kan använda inkluderar Slak och Microsoft Teams. Du kan skapa en dedikerad kanal som enbart används för att dela idéer och bjuda in ditt team till den.

Eftersom båda dessa appar låter dig ladda upp och fästa filer till kanalen, kan du till och med lägga till ett kalkylblad för att samla in informationen och hantera den formellt. Dessutom, eftersom snabbmeddelanden sker i realtid, kan du göra det interaktivt genom att presentera ämnen och initiera diskussioner.

Relaterad: Produktivitetstips för att arbeta i slack

Att använda detta tillvägagångssätt är vanligtvis bäst lämpat för mindre team som alla är i arbete samtidigt, till exempel ett standardjobb med nio till fem. Detta är enbart på grund av hur snabbmeddelanden fungerar, och kan vara idealiskt i detta scenario.

Nackdelarna med att använda denna metod är dock:

• Det kan snabbt bli ohanterligt om det används ofta.
• Du kommer att behöva söka igenom mycket text efter idéer.
• Allas användarnamn är i allmänhet synliga, så det är inte anonymt.
• Du kan inte lätt moderera det.
• Personal kan känna sig pressad att bidra och kan känna sig utanför om de inte deltar.

Skapa en digital idétavla

En digital tavla ger ett onlineutrymme för alla dina kollegor att observera och lägga till i sin egen tid. Se det som en anslagstavla som alla kan se när de går förbi.

En bra applikation för detta är Padlet, eftersom den innehåller flera mallar som du kan välja mellan för att starta din idédelningstavla. Padlet är otroligt användarvänlig och är kompatibel med i stort sett alla filtyper. Detta är fördelaktigt om människor vill tillhandahålla bilder eller dokument i sina pitches, eller om de vill använda röstanteckningar.

Med ett gratis konto skapar du helt enkelt din Padlet (bräda), ger den en titel och lägger till en beskrivning, så är den redo att användas. För att dela den, klicka på Dela med sig knappen i det övre högra hörnet på skärmen. Kopiera länken till urklipp och skicka den till ditt team. Du kan leka i inställningarna för att göra bidrag anonyma och bestämma vem som kan redigera tavlan.

Relaterad: Hur Padlet kan göra planering och samarbete enklare

När en anställd vill lägga till sin idé till den behöver de bara klicka på Plus tecken, vilket skapar en ny nål på tavlan som de kan skriva in i och klicka Publicera. Padlet tillåter också andra att kommentera varje pin och stjärnfavoriter, om du vill lägga till den här funktionen. Informationen kommer att läggas till i realtid och du kan ordna den efter dina önskemål.

Icke desto mindre kan det ställa till några problem, till exempel:

• Du måste se till att folk bokmärker webbplatsen eller laddar ner appen för kontinuerlig användning.
• Att använda det med mindre team kan innebära att det ser sparsamt ut.
• Det kan kännas opersonligt och saknar diskussionsmoment.

Använd Google Files för organiserad idédelning

Om du vill att ditt team ska dela idéer, men också vill se till att det förblir så organiserat som möjligt, behöver du inte leta längre än Google Dokument och Kalkylark. Beroende på om du föredrar ett kalkylblad eller ett worddokument kan det se lite annorlunda ut, men du kan strukturera det precis som du vill.

Google-filer erbjuder delningsmöjligheter som är oöverträffade av någon annan och tillåter användare att göra redigeringar samtidigt som någon annan. Det betyder att Google-arket eller dokumentet alltid är öppet för affärer, och människor kan välja om de vill förbli anonyma eller inkludera sitt namn.

Relaterad: Skapa och anpassa ett cirkeldiagram i Google Sheets

Den största fördelen med att använda detta medium är att du kan styra vilken information som läggs till genom att använda specifika rubriker och rullgardinslistor. Till exempel i Google Kalkylark kan dina tabellrubriker innehålla:

• namn
• Förslagsområde (detta kan ha en rullgardinsmeny med serviceområden).
• Vad är din idé eller förslag?
• Motiv för din idé eller ditt förslag.
• Svar från ledningen.

Du kan sedan använda din resurs för idédelning för att samla in data, producera rapporter och hålla alla uppdaterade om deras idés framsteg.

Nackdelarna med att använda Google-filer som idéresurs är:

• Kalkylblad och dokument kan kännas monotona och som ”ett annat ansvar” för personalen.
• Den har begränsade diskussionsfunktioner.
• Det resulterar i en top-down-strategi för innovation.
• Personalen måste bokmärka den och komma ihåg att använda den.

Enkelt att dela idéer

Med ovanstående förslag på hur du skapar en resurs för att dela idéer mellan kollegor, måste du fatta ett beslut om vilket tillvägagångssätt som passar ditt teams behov. Du kan till och med välja att använda två av de nämnda metoderna. Det viktiga är att det ska kännas som en givande strävan.

Det kan maximera personalens intresse för företagsutveckling och du kommer att få en mängd insikter i hur saker och ting kan förbättras. Ditt team är din största resurs, så se till att du använder deras kunskap och erfarenhet genom att tillhandahålla ett utrymme för dem att dela med sig av.

6 dåliga arbetsvanor på distans som förstör din produktivitet och hur du åtgärdar dem

Dina dagliga vanor har en enorm inverkan på din arbetsdag. Här är några avlägsna vanor som förstör din produktivitet, och hur du åtgärdar dem!

Läs Nästa

Om författaren