Hur man skriver ett effektivt e-postmeddelande snabbt (4 AI-verktyg du kan använda)

Till skillnad från vanliga textmeddelanden är e-postskrivning annorlunda. Människor tenderar att tänka över mycket när det kommer till att skriva ett e-postmeddelande från början. Du undrar vad du ska inkludera, vad du ska undvika, och gud vet om det du skriver just nu är rätt?

Som tjänsteleverantör måste jag skriva dussintals e-postmeddelanden varje dag. Och det gör mig till den perfekta personen att svara på dina frågor.

Med rätt information blir det lika enkelt att skriva effektiva e-postmeddelanden snabbare som att skriva ett meddelande i en chattapp. Sedan kan du också använda AI-verktyg för att påskynda processen. Här är hur.

10 tips för att skriva effektiva e-postmeddelanden snabbare

1. Behandla ämnesraden som sammanfattningen av ditt e-postmeddelande

När du ska skicka ett mejl är det första du behöver ta itu med skriva en kraftfull ämnesrad. Det är det första som din mottagare ser, och alla e-postmeddelanden med dålig eller ingen ämnesrad kan raderas eller hamna i skräppostmappen.

Därför kan du behöva en extra minut för att tänka och skriva det. Det enklaste sättet att förhindra att dina ämnesrader är generella eller vaga är att behandla dem som rubriker. Allt du behöver göra är att sammanfatta din e-post på ett kortfattat men informativt sätt.

2. Hälsa dem

Efter din ämnesrad måste du sätta tonen för ditt e-postmeddelande och göra intryck på din mottagare. Att hälsa dem, formellt eller informellt, är det perfekta sättet att göra det. Om du är förvirrad, välj det formella sättet.

Här är de olika sätten att hälsa dina mottagare:

• Hej: Detta är för direkta och vänliga samtal.
• Hej: Det är enkelt och artigt.
• Kära: Det är lite onaturligt, men du kan använda det när du kontaktar en chef eller så.

3. Lägg till en inledande mening

Efter att ha hälsat på din mottagare måste du känna känslan av att prata om vad din e-post handlar om men pausa en sekund. Innan du säger något, skriv en öppningsmening för att starta ditt e-postmeddelande med ett bra flöde.

Ett av de bästa sätten att göra det är att lägga till en öppningsrad.

Här är några exempel som du kan använda direkt:

• Tillåt mig att presentera mig själv.
• Det är fantastiskt att höra från dig.
• Hoppas du mår bra.
• Jag kontaktar om ____
• Tack för uppdateringen.
• Jag checkar in på ____
• Grattis till din (nyaste prestation).

4. Introducera dig själv

Om du mailar någon för första gången måste du presentera dig själv innan du pratar om något annat.

Även om folk brukar prata i timmar börjar de svettas när de uppmanas att presentera sig. Oroa dig inte. Det behöver inte vara så. För att göra det enklare, använd ett av följande format.

• Jag heter (fullständigt namn) och jag är en (din nuvarande roll).
• Jag är (fullständigt namn) och jag arbetar för ett (industri)företag som heter (företagets namn).

Den bästa praxisen är att bara inkludera en mening eller två om dig själv, och inte mer än så.

5. Kom snabbt till punkten

Det bästa sättet att säkerställa att din e-post blir värdefull för mottagaren är att göra den till en snabb leverans av den information de behöver. Med andra ord, komma till saken snabbare.

Du hälsade din mottagare, skrev en inledande rad/presenterade dig själv, skriv nu varför du mejlar dem. Om du måste diskutera flera saker, prioritera dem och börja ditt e-postmeddelande med det viktigaste. Det kan vara att svara på en fråga eller göra en förfrågan.

Relaterad: Gmail-hack för att hjälpa dig att få mer gjort

6. Inkludera en stor idé

Om din e-post visar sig vara lite lång, ta då ett tips från vanlig innehållsskrivande och lägg till en slutsats eller en stor idé i slutet.

Det kommer att lägga allt fokus på det viktigaste. Till exempel behöver du något gjort först, eller så behöver du ett svar omedelbart för att fortsätta med ett projekt, etc. Du kan också lägga till en slutsats genom att säga något i stil med: Det huvudsakliga avdraget från vår diskussion är [____].

7. Håll det kortfattat

En genomsnittlig professionell får över hundra e-postmeddelanden per dag. Det innebär att de flesta människor du kontaktar är upptagna. Oavsett hur mycket de kanske gillar dig, kommer de förmodligen inte att vara redo för någon form av tjafs. Så håll dina e-postmeddelanden korta.

En annan nackdel med långa e-postmeddelanden är att de ibland blir vaga, borta från huvudpoängen eller kan till och med skapa missförstånd.

8. Var respektfull och generös

Det fina med att skriva respektfulla och artiga e-postmeddelanden är att du kanske inte håller med någon, presenterar alternativa åsikter eller till och med ber om tjänster, men de kommer fortfarande att låta okej att läsa.

Om du planerar att göra något sådant i ditt e-postmeddelande, överväg att tacka din mottagare eller komplimentera dem för deras arbete eller idéer först. Lägg sedan fram din åsikt utan att direkt säga att det de gjorde var dåligt eller helt fel.

9. Lägg till en avslutande mening

Din sista rad beror på vilken typ av svar du förväntar dig från personen du mailar. Du kan välja att avsluta ditt e-postmeddelande med ett uttalande eller en sluten fråga, beroende på sammanhanget. Undvik dock till varje pris att avsluta med en öppen fråga.

Det beror främst på att ett uttalande och en sluten fråga ger din konversation en riktning, håller saker på rätt spår och säkerställer ett svar.

En öppen fråga ökar dock diskussionstråden i onödan. Plus, om du kontaktar någon som är helt upptagen, kan din e-post ignoreras helt och hållet.

Här är ett exempel på en sluten fråga.

Låt oss diskutera det vidare under ett samtal. Vilken tid passar dig bäst? [Tid 1] [Tid 2] [Tid 3]

Det gör beslutsprocessen lättare för din mottagare.

Å andra sidan, här är ett exempel på en öppen fråga.

Vi kan diskutera det vidare över ett samtal. Så när är du ledig?

Det sätter press på din mottagare att kontrollera sin kalender innan de svarar, vilket gör det svårt att vidta åtgärder.

Dessutom kan ett uttalande också vara en bra idé att lägga till i ett e-postmeddelande. Till exempel:

Ser fram emot att höra från dig/jobba med dig. Ha en bra dag. Tack.

10. Logga av

Slutligen kan du avsluta ditt e-postmeddelande med någon av dessa sign-off-fraser, beroende på sammanhanget för ditt e-postmeddelande.

• Vänliga Hälsningar
• Hälsningar
• vänliga hälsningar
• Bäst
• Skål
• Med vänliga hälsningar

Alla dessa tips är tillräckligt för att hjälpa dig att komponera och svara på alla e-postmeddelanden på rätt sätt.

Om du funderar på att landa nya projekt eller ett nytt jobb, eller om ditt nuvarande jobb kräver att du skickar flera e-postmeddelanden per dag, kan dessa AI-verktyg vara till hjälp.

Det här verktyget hjälper dig att skapa anpassade öppningsrader baserat på dina mottagares LinkedIn-profildata. Allt du behöver göra är att lägga till mottagarens LinkedIn-URL i verktyget, så kommer det upp med unika öppningsrader baserat på deras profildetaljer.

Verktyget kostar $36 per månad för upp till 200 öppningsrader.

SmartWriter.ai hjälper dig att samla in data från din mottagares offentliga profil och nyhetsartiklar som de nämns i. Det hjälper dig att skapa personliga e-postmeddelanden för de personer du vänder dig till.

Du kan använda den för att skicka kalla e-postmeddelanden eller LinkedIn-meddelanden för att nå ut. Prenumerationen på verktyget börjar från $49 per månad.

Om du startar ett nytt företag och behöver finansiering kan Snazzy.ai vara det perfekta verktyget för dig. Det hjälper dig med e-postmallar för att pitcha VC: er eller ängelinvesterare.

Men först måste du skapa ett konto på plattformen. För att börja skicka e-post, ange den målgrupp du riktar in dig på, sökorden du letar efter och beskrivningen av ditt erbjudande. Och det kommer att spara massor av tid genom att tillhandahålla ett personligt första utkast.

Efter det kan du justera det lite för att säkerställa perfektion. Prenumerationen börjar från $25 per månad.

Detta är ytterligare ett AI-verktyg som hjälper dig att hitta den perfekta kroken för dina mottagare. För att komma igång med Lyne.ai, ange CSV-filen för dina potentiella kunder med deras e-postmeddelanden eller deras LinkedIn-profil-URL.

Du kan också bestämma hur många meningar du vill att verktyget ska skriva till öppningen, till exempel 1-2 meningar eller 3-4 meningar osv. Prenumerationen börjar på $99 per månad.

Att skriva e-postmeddelanden har aldrig varit enklare

Om du någonsin har tyckt att det är svårt att samla alla poäng för att skapa ett bra e-postmeddelande, slutar din kamp idag.

Använd dessa tips eller verktyg för att skriva ditt nästa effektiva e-postmeddelande snabbare!

De 4 bästa e-postapparna för Windows du aldrig har hört talas om

Vi känner alla till de klassiska Windows-e-postapparna som alla gillar att använda, så vad sägs om några du aldrig har hört talas om förut?

Läs Nästa

Om författaren