Hur man skriver ett projektförslag

Du kanske är en anställd som vill att ledningen ska agera på dina idéer, en småföretagare som försöker hjälpa din kund på vissa sätt, eller en startup som är villig att samla in pengar från investerare.

En sak du måste göra i processen är att skriva ett projektförslag för att få godkänt för en bättre sak. Det är så du får de nödvändiga resurserna, verktygen eller budgeten för att omvandla din idé till något anmärkningsvärt.

Så låt oss förstå hur man skriver ett projektförslag som beslutsfattare gillar och godkänner.

Vilket är det idealiska formatet för ett projektförslag?

Innan vi går in på det stökiga med att skriva ett projektförslag, låt oss först kasta lite ljus över dess definition.

Ett dokument som du använder för att föreslå ett projekt och förklara dess mål, resultat och steg-för-steg-planen för att uppnå det målet kallas ett projektförslag.

Här är projektförslagets format du bör följa när du skickar in det till högre myndigheter.

1. Försättsblad

Det första du behöver är ett försättsblad för att skriva ditt projekts titel. Den följs av innehållsförteckningen på nästa sida för att göra det lättare att skanna igenom dokumentet.

2. Sammanfattning

Den andra saken på ditt projektförslag bör vara sammanfattningen. Du bör inkludera de viktigaste punkterna som ledningen skulle vilja veta om ditt projekt. Till exempel:

• Problemet du kommer att lösa.
• Ditt förslag till lösning på detta problem.
• Din plans disposition.
• Resultatet av detta projekt.

Sammanfatta sedan allt i en slutsats i slutet av din sammanfattning.

3. projekt beskrivning

Detta kommer att vara den största delen av ditt projektförslag, där du kommer att diskutera allt.

Bakgrund: I det här avsnittet berättar du om de projekt du har gjort tidigare, de resultat du har uppnått och varför du är rätt person eller team att arbeta med det här projektet. För att betona din poäng kan du lägga till hur du kan göra projektet till en framgång baserat på de lärdomar du har lärt dig från de tidigare uppdragen du har arbetat med.

Projektets arbetsplan: Här kan du beskriva steg-för-steg-processen för hur du tänker lösa det specifika problemet du tar upp.

Relaterad: De bästa tipsen för att få dina projektrapporter att sticka ut

Projektkrav: I det här avsnittet beskriver du budgeten, resurserna eller verktygen du behöver för att slutföra projektet. Om möjligt kan du också beskriva var pengarna ska gå eller vilka resurser eller verktyg du behöver för vilken uppgift.

Auktorisering/projektövervakning: Det här är platsen där du beskriver vilka som kommer att vara beslutsfattare för projektet, och hur din organisation eller ditt team kommer att övervaka allt.

4. Bilagor

Slutligen är det här platsen att ta med det extra material som inte ingår i förslaget. Detta kan vara viktig data eller andra detaljer som ledningen kan använda för att ta reda på mer om ditt projekt och dess krav.

Hur man skriver ett bra projektförslag

Lika viktigt som det är att veta hur man gör ett förslag i rätt format med korrekt information, så måste det också vara övertygande för att bli godkänt. Så här är några punkter du bör överväga att komma igång med ditt projektförslag.

• Innan du skriver något, se till att du känner din publik. Ta reda på vilka termer de resonerar med, vilken typ av ton som skulle vara bättre för dem, och skriv sedan saker därefter.
• Fokus på leverans. Se till att du förmedlar allt på ett övertygande sätt med klarhet och enkelhet.
• För att undvika förvirring, undvik att använda din kreativitet i formatet. Följ istället den konventionella metoden. Men om din ledning redan har gett dig ett format, se till att du följer det strikt.
• Till sist, redigera och korrekturläsa ditt projektförslag för att förhindra skriv- eller grammatiska fel.

Vilka är de sju delarna i ett projektförslag?

Nu när vi har diskuterat vilket format du bör följa när du skriver ditt projektförslag och olika sätt att göra det övertygande. Låt oss förstå vilka delar du måste inkludera i ditt projektförslag.

1. Problem

I det här avsnittet beskriver du problemet du tar upp eller syftet med ditt projektförslag.

Men när du skriver det, kom ihåg att de personer du vänder dig till är upptagna. Så se till att du presenterar allt tydligt, kortfattat och baserat på solida fakta. Undvik om möjligt att lägga till dina åsikter och öka avsnittslängden.

2. Lösning

I ditt lösningsavsnitt, istället för att ange det uppenbara, får du det att sticka ut genom att berätta exakt hur du kommer att ta itu med det här problemet och varför du kommer att lyckas.

För att göra det mer effektfullt, fokusera på beslutsfattarnas (eller dina läsares) synvinkel. Brainstorma vad de måste tänka när de läser det, vad de kanske vill veta härnäst eller vilken fråga de kan ställa efter att ha läst den här detaljen eller den punkten. Du kan sedan skriva det vidare baserat på vad du lär dig.

Dessutom, säkerhetskopiera allt med fakta och forskning.

3. Mål

När du tar itu med ett problem eller ser fram emot att uppnå vissa resultat säkerställer du framgång genom att lägga upp målen. Och det är vad du kommer att göra i det här avsnittet – ställ in SMART-mål (Specific, Measurable, Attainable, Realistic och Timely).

Kom ihåg att dina mål måste betona kvaliteten på ditt förslag. När allt kommer omkring är de ett sätt att övertyga din ledning om att detta är genomförbart och kan lösa problemet du tar upp.

4. Leveranser

Leveranser är framgångskriterier, som beskriver för ledningen vad som kommer att åstadkommas av detta projekt och hur det kommer att bli framgångsrikt. Se till att göra dessa i rätt tid också, precis som dina mål. Till exempel X % mer försäljning den här julen.

5. Plan och strategier

Sedan beskriver du vilken strategi du kommer att ta för att uppnå målen och uppnå dessa resultat. Inkludera en steg-för-steg-process och diskutera de strategier du kommer att tillämpa här i detalj.

Utöver det, visa varför detta tillvägagångssätt kommer att vara relevant och effektivt.

6. Projektbudget

Beskriv kostnaden för hela projektet. Hur mycket finansiering kommer du att behöva, vilka resurser och verktyg behöver du? Se till att diskutera alla detaljer.

7. Slutsats

Slutligen, avsluta allt – problemet, lösningen, dina idéer, projektets fördelar och allt annat i det här avsnittet. Se till att betona fakta för att få ditt projektförslag godkänt.

Vilka är de olika typerna av projektförslag?

Formellt efterfrågad

När din kund gör en skriftlig eller formell begäran om ett projekt, lämnar du in ett formellt efterfrågat förslag. Det här förslaget är det enklaste att skriva, eftersom du vet exakt vad prospekten letar efter i projektet, vad som ska inkluderas och vilket format du ska följa.

Informellt efterfrågad

Detta projektförslag är jämförelsevis svårt, eftersom begäran som görs här till skillnad från det föregående är verbal eller nödvändigtvis informell. Du har ingen specifikation om vad du ska leverera, så du kan behöva göra en del efterforskningar.

Oombedd

Dessa projektförslag är svårast att skriva. De är som kalla pitcher. Du skickar in dem när du hittar en kund som kan behöva lösa något problem.

Om du arbetar med den här typen av projektförslag har du mycket forskning och övertygande att göra.

Fortsättning

Fortsättningsprojektförslag skrivs som en uppdatering av det redan godkända projektet. Här nämner du stegen, budgeten och alla krav och ber dem att godkänna fortsättningen av planen.

Om din kund behöver några stora förändringar i projektet är det nu de kommer att göra den begäran.

Kompletterande

Om du arbetar med ett projekt, och du upptäcker att du kan behöva mer resurser än du beräknat, skriver du och lämnar in ett kompletterande projektförslag. Den inkluderar begäran om extra resurser, förklarar exakt varför du behöver dem och hur lång tid det tar att slutföra projektet.

Förnyelse

Om du har genomfört några projekt framgångsrikt för en kund, och nu vill ha mer stöd för att fortsätta dem, skriver du ett förnyelseprojektförslag.

Projektförslag gjorts enklare

Att skriva ett projektförslag kan verka som en skrämmande uppgift, men om du har rätt information blir det lättare att börja med.

Och nu när du vet hur man skriver ett förslag med rätt format, innehåll och kvalitet för att få godkännande, är du redo! Fortsätt och skriv ditt första projektförslag.

De 8 bästa typerna av projektledningsrapporter du bör känna till

Oavsett om du är projektledare eller en del av ett projektledningsteam behöver du veta om de vanligaste typerna av rapporter. Här är några av dem!

Läs Nästa

Om författaren