Prep 1 Planera aldrig ett möte utan syfte. Om du kan åstadkomma det du behöver åstadkomma med ett e-postmeddelande eller ett memo, är det bättre att spara dig själv och dina kollegor lite tid. 2 Börja med en viktig åtgärd, det yttersta syftet med mötet. Vad är ditt mål eller önskat resultat? Varför sammanträder du? Vad behöver göras? 3 Efter att ha spikat upp mötets mål, fundera lite på vilken typ av möte som skulle vara bäst – en-mot-en? En session mellan två små team? Eller bara du, ledaren, pratar med några nyckelspelare om din spelplan? 4 När du har bestämt dig för ditt primära fokus, beskriv allt som behöver hända till stöd för detta resultat. Förenkla planen som helhet till mindre åtgärdspunkter; allt konkret, påtagligt och hänförbart till en kohort. 5 Många kontor är redan ombord med fjärrarbete och använder vanliga virtuella mötesappar som Zoom, Skype eller Google Meet. Om du eller ditt företag är nya i världen av fjärrmötesplatser, gör lite research och välj den bästa virtuella mötesappen för dina behov. 6 Bestäm hur länge ditt möte ska pågå; som en allmän regel bör ditt möte inte vara mer än en timme. Skapa ett enkelt schema för varaktigheten av ditt möte, dela upp din totala tid tilldelad i distinkta, definierade block, var och en ägnas åt något specifikt. 7 I fallet med ett möte som verkligen behöver överskrida en timmes längd kan en kort paus i mitten vara lämplig. Schemalägg fem minuter in om det är tänkt att bli långt. 8 Om ditt hemmakontor eller arbetsområde ännu inte är utrustat för ett virtuellt möte, se till att sakerna är i skeppsform innan mötesdagen. En ljus, neutral bakgrund och en stark belysningskälla ger båda en professionell miniatyrbild. 9 Förbered ett agendablad i förväg som de som är närvarande kan hänvisa till när du genomför ditt virtuella möte. Det här arket hjälper dem att stanna hos dig medan du pratar; det hjälper dig också att klargöra din vision för mötet och organisera dina egna tankar. 10 Ett formellt bildspel eller PowerPoint-presentation kan också spara tid, särskilt om du har många fakta, statistik eller siffror att dela med dig av inom denna begränsade tidsram. 11 Om en resurs kan delas digitalt går det alltid snabbare att tillhandahålla en lista med hyperlänkar, dokumentation och referenser för ditt team än det skulle vara att lära dem allt som de behöver veta under mötet sig. Om ett mer involverat träningspass krävs bör det schemaläggas separat och i grupp om möjligt. 12 Identifiera eventuella vägspärrar och okända som du fortfarande arbetar igenom själv. Planera vid behov lite tid för en öppen diskussion. Lägg upp ett par olika möjligheter att sikta på om vägen framåt är otydlig. 13 Ge dig själv en checklista att hänvisa till när du har gett ditt spel. Detta bör vara en lista över allt du behöver förmedla till ditt team, såväl som dina åtgärder och allt som leder fram till dem logistiskt. Denna bestämmelse säkerställer att ingenting glöms bort i ögonblicket.
Inbjuder 14 Bedöm din lista med åtgärder och visualisera det team som du behöver bygga för att ta hand om dem effektivt och effektivt. Vem behöver vara med? Vad är varje deltagares anledning till att vara med? 15 Bjud bara in den du behöver. Även om du inte bör känna dig begränsad till ett specifikt nummer eller annat, lönar det sig alltid att hålla din gästlista så kort och enkel som möjligt utan att glömma någon viktig. 16 Bjud in din lista över deltagare i god tid när det är möjligt. Sista minuten-möten är bra när det behövs eller i en nödsituation; När du planerar mer komplexa, organiserade projekt bör du dock alltid vara ett par veckor framåt. Dagen-Of 17 Innan du börjar, rensa ditt område från potentiella distraktioner, särskilt om du ställer in hemifrån. 18 Ät lunch eller ett snabbt mellanmål i förväg och ha ett glas vatten vid din sida. 19 Precis som med alla andra professionella möten bör ditt utseende vara väluppfostrat och kontorsvänligt. 20 En kontroll av mikrofon, kamera och Wi-Fi innan ditt möte är ett sätt att förhindra en olycklig teknisk hicka under showen. Om du använder en bärbar dator, se till att du är inkopplad, laddad och redo att mullra. 21 Din webbkamera bör möta dig i ögonhöjd. Försök att klämma in fönstret så nära webbkamerans öga som möjligt. Du vill hålla ditt flöde bekvämt att titta på för dem som du kommer att träffa. Ögonkontakt hjälper. 22 Om du är nervös eller aldrig har deltagit i ett fjärrmöte online, träna på kameran i förväg utan att någon tittar. Ditt leende på skärmen kommer sannolikt att se och kännas mycket annorlunda än ditt riktiga leende; känslor på kamera är en färdighet, men efter några virtuella möten behöver du inte ens tänka på det. 23 Tysta telefonen; stäng av dina skrivbordsaviseringar och allt annat som kan göra ljud under mötet. Om möjligt, ordna en tid precis innan ditt möte för att svara på sista minuten-meddelanden eller för att checka in med något viktigt som du övervakar aktivt. 24 Du bör ha en anteckningsapp eller ett papper och en penna till hands för snabba anteckningar och att göra. Du bör vara närvarande, engagerad och intresserad av vem som än talar och vad som än sägs. Under 25 Om du är arrangören av mötet, gå snabbt in i jakten. Börja snabbt och punktligt och säg vad som behöver sägas innan du skärper in på ditt första åtgärdsobjekt. 26 Om det är lämpligt kan du behöva anvisa någon att anteckna mötesprotokollet. Vissa typer av samarbetsprogram kommer faktiskt att kunna göra detta åt dig. Dokumentation är det snabbaste sättet att snabbt fånga upp dem som inte är närvarande, och det håller alla inblandade ansvariga för vad som faktiskt har sagts och delats. Försök att inte hoppa över det, om möjligt. 27 Beroende på mötets storlek och karaktär kan introduktioner vara på sin plats. Schemalägg en dedikerad tid för introduktioner i början av ditt möte om det behövs. 28 Att tilldela roller till varje åtgärd kommer naturligtvis att vara en av de viktigaste delarna av ett virtuellt möte. Återigen, du bör redan veta vilka dessa roller är och vem som kommer att fylla dem innan mötet börjar. 29 Upprätta en tidslinje och gör det visuellt om möjligt. Låt alla veta när du kommer att röra basen nästa gång. Tilldela deadlines intelligent. Börja tillräckligt långt i förväg så att alla har mer än tillräckligt med tid för att lyckas. 30 Minimera planlöst prat, särskilt i början av mötet. När du väl har fått lite fart behöver du vanligtvis inte fortsätta mikrohanteringen. 31 En snabb sammanfattning i slutet, genomgång av varje roll och mål, är ett sätt att förstärka resultatet av mötet. 32 Innan mötet ajourneras, se till att alla lämnar bordet med allt de behöver för att gå vidare. Alla bör känna till sin roll och vad som förväntas av dem innan de skriver på. Redogör för några minuter i slutet för att ställa eventuella frågor och rensa luften från eventuell förvirring. 33 Om du har tid över på back-end och ingen säger något, ring det tidigt. Bekräfta att alla är på samma sida och gå vidare med dagen. Efter 34 Om du har blivit tilldelad en handling av dig själv eller av en överordnad, hoppa på den. Börja arbeta med kortsiktiga åtgärder omedelbart. Börja planera för saker längre bort. 35 Om du inte redan har en på plats kan en ny gruppkalender vara ett bekvämt sätt att planera efterföljande möten i framtiden. Detta kommer att vara särskilt användbart om detta team kommer att samarbeta ofta, åtminstone inom en överskådlig framtid. 36 Om du följer instruktioner eller order, håll reda på eventuella problem som du stöter på eller frågor som uppstår. Icke-brådskande förfrågningar kan i allmänhet förpassas till en lista som du lägger till allt eftersom. Självklart, om du verkligen har fastnat, bör du alltid sträcka dig tillbaka omedelbart för att komma på fötter igen. 37 Kom ihåg alla dina "vinster", även små saker, innan du faktiskt slutför din handling som helhet. De är ett utmärkt sätt att hålla reda på dina framsteg och kan ge en välbehövlig moralisk boost i stunder av frustration. 38 När du och dina kollegor gör framsteg kommer nya mål och utmaningar dyka upp från horisonten. Roller kommer att utvecklas och nya mål kommer att presentera sig – för att hålla ihop allt i realtid är en öppen kommunikationslinje avgörande. När en gruppmedlem lyckas bör de veta vad som är nästa för dem. Ge alltid varje person något att göra och någonstans att gå. Framtida 39 Följ upp allt. Om du orkestrerar strävan, kolla in så ofta som nödvändigt, speciellt om någon verkar ha det kämpigt. 40 Tänk på mötet på din egen tid. Vad gick bra? Vad drog ut på tiden? Fundera på vad som fungerar för dig och ditt team och vad som inte gör det. Gör vad du kan i framtiden för att undvika att hamna i samma fallgropar.
5 tidsbesparande appar för bättre möten både online och offline
Vare sig det är virtuellt eller personligt kan din tid spenderas mer effektivt och produktivt om du använder rätt verktyg för att organisera och hantera möten.
Prenumerera på vårt nyhetsbrev
Gå med i vårt nyhetsbrev för tekniska tips, recensioner, gratis e-böcker och exklusiva erbjudanden!
Klicka här för att prenumerera